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Actualité sociale

La réforme des stages. Premier décret d'application - Janvier 2015

Élodie CHAILLOUX, juriste au sein des équipes du pôle Veille d’ADP, nous propose une lecture des principales mesures d’application précisant le statut du stagiaire, suite à la parution du décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014.

Le décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014, publié au JO du 30 novembre, apporte des précisions quant à l’application de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 relative aux stages. 

Les nouveautés issues du décret du 27 novembre 2014 s’appliquent aux conventions de stage conclues à compter du 1er décembre 2014

Attention, un second décret devra préciser le quota maximum de stagiaires pouvant être présents en même temps dans un même organisme d’accueil et le nombre maximal de stagiaires qu’un tuteur de l’organisme d’accueil peut suivre.

Vous trouverez ci-après les principales évolutions issues de ce décret.

1. Intégration du stage dans un cursus pédagogique et volume minimal pédagogique (article 1er)

Pour être considéré comme « stage », celui-ci doit obligatoirement être intégré dans un cursus pédagogique (C. éducation, art. L. 124-3). D’après le décret du 27 novembre 2014, les stages sont considérés comme « intégrés » à un cursus pédagogique à la condition que leurs finalités et leurs modalités soient définies dans l’organisation de la formation (C. éducation art. D. 124-1).

Pour être considéré comme intégré dans un cursus pédagogique, le stage doit également faire l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant, celle-ci étant évaluée par l’établissement d’enseignement (C. éducation, art. D. 124-1). En pratique, une ancienne réponse ministérielle avait précisé les modalités de cette restitution : rapport de stage, synthèse de travaux, étude d’une question, etc. (Rép. Domuynck n° 11748, JO du 15 juillet 2010, Sén. Quest. p. 1864).

Le stage doit également être intégré à un cursus pédagogique d’enseignement dont le volume minimal est de 200 h par année d’enseignement, étant précisé que les périodes de stage n’entrent pas dans ce décompte (C. éducation, art. D. 124-2).

2. Augmentation de la gratification minimale et de la franchise de cotisations (articles 1er et 4)

Attention, il est important de souligner que vous pouvez trouver des informations contraires sur les modalités de calcul du montant minimal de la gratification et de la franchise de cotisations. En effet, le site « service public » a publié une information selon laquelle la gratification minimale et la franchise de cotisations seraient calculées sur une base de 154 h par mois (correspondant à 22 jours ouvrés de présence), ce qui vient de fait augmenter le montant minimal de la gratification et de la franchise de cotisations. 

L’Urssaf et les éditeurs juridiques, dans leurs communications sur le décret du 27 novembre 2014, continuent de calculer ces éléments sur la base de 151,67 h par mois.

Nous avons alerté l’Administration sur ce point, et dans l’attente de son retour, nous avons décidé de nous aligner sur la position majoritaire, à savoir un calcul sur la base de 151,67 h par mois.

Annoncée par le ministre du Travail au début de l’été 2014, la gratification minimale des stagiaires devait augmenter en deux temps : une hausse à hauteur de 13,75 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (PHSS) à la rentrée 2014 et une hausse à hauteur de 15 % du PHSS à la rentrée 2015.

Le décret du 27 novembre 2014 acte officiellement cette hausse, celle-ci n’étant applicable qu’aux conventions de stage conclues à compter du 1er décembre 2014.

Stage ouvrant droit à une gratification minimale

Comme antérieurement, la loi impose le versement d’une gratification de stage pour les stages d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire ou universitaire (C. éducation, art. L. 124-6).

Auparavant, une circulaire Acoss précisait expressément que la durée de stage s’appréciait en durée calendaire, peu important le nombre d’heures effectuées dans le mois par le stagiaire (Lettre-Circ. Acoss n° 2007-069 du 5 avril 2007 ; Lettre-Circ. Acoss n° 2008-091 du 29 décembre 2008, question/réponse n° 11).

Désormais, un nouvel article du code de l’éducation nous précise les modalités de décompte de la durée maximale du stage et de la durée minimale (de deux mois) imposant le versement d’une gratification : elles se calculent en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil (C. éducation, art. D. 124-6 et D. 124-8). Ainsi :

  • chaque période au moins égale à 7 h de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à 1 jour ;
  • chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à 1 mois.

De fait, les stagiaires n’étant présents qu’une ou deux journées par semaine sur une période de trois mois par exemple ne seront plus des stagiaires pour lesquels l’employeur est tenu de verser une gratification, puisqu’ils n’atteindront pas les deux mois de présence effective dans l’entreprise (mais seulement 16 jours effectifs en cas de stage d’une journée par semaine, ou 1 mois et 10 jours en cas de stage de deux jours par semaine).

Cette disposition implique également l’obligation pour l’organisme d’accueil de décompter le temps de présence du stagiaire dans son organisme (C. éducation, art. L. 124-14).

Montant minimal de la gratification

Le montant minimal de la gratification due à un stagiaire est fixé en premier lieu par convention de branche ou accord professionnel étendu (C. éducation, art. L. 124-6). À défaut d’accord ou de convention fixant un taux supérieur, la gratification minimale se calcule comme suit :

Date de conclusion de la convention de stage

Montant minimal de la gratification (1)

Exemple de montant mensuel (base 151,67 h, avec un PHSS à 23 € en 2014)

Exemple de montant mensuel (base 151,67 h, avec un PHSS à 24 € en 2015)

Jusqu’au 30 novembre 2014 (C. éducation, art. D. 612-54 ancien)

12,50 % du PHSS

436,05 €

455,01 €

Du 1er décembre 2014 au 31 août 2015 (décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014, art. 4, al. 2)

13,75 % du PHSS

479,66 €

500,51 €

À compter du 1er septembre 2015 (C. éducation art. L. 124-6)

15 % du PHSS

523,26 €

546,01 €

(1) Ou montant supérieur fixé par convention ou accord de branche étendu.

Attention, c’est bien la date de conclusion de la convention de stage qui détermine le montant minimal de la gratification, et non la date de début du stage. Par exemple, deux stages devant débuter le 8 décembre 2014, l’un a été conclu le 28 novembre 2014, l’autre le 2 décembre 2014. Celui conclu en novembre aura pour gratification minimale 12,50 % du PHSS, tandis que celui conclu en décembre aura pour gratification minimale 13,75 % du PHSS.

La gratification est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’organisme et versée mensuellement à compter du 1er jour du 1er mois de stage (C. éducation, art. L. 124-6 et D. 124-8).

Ce montant minimal s’entend hors remboursements de frais et hors avantages offerts pour la restauration, l’hébergement et le transport.

Bien évidemment, il est toujours possible, pour l’organisme d’accueil, de verser une gratification pour un stage d’une durée inférieure à deux mois (C. éducation, art. D. 124-8).

Franchise de cotisations

Les gratifications versées aux stagiaires font l’objet d’une franchise de cotisations sociales pour leur montant minimal. Le décret vient aligner le seuil de franchise de cotisations prévu par le code de la Sécurité sociale sur les nouveaux montants minimaux de gratification (C. Séc. soc., art. D. 242-2-1).

Seule la fraction excédentaire est assujettie aux cotisations de Sécurité sociale, CSG-CRDS, à la contribution solidarité autonomie, au FNAL et s’il y a lieu au versement de transport.

Date de conclusion de la convention de stage

Montant minimal de la gratification (1)

Montant de la franchise de cotisations

Jusqu’au 30 novembre 2014 (C. éducation, art. D. 612-54 ancien)

12,50 % du PHSS

12,50 % du PHSS x nombre d’heures effectuées durant le mois considéré

Du 1er décembre 2014 au 31 août 2015 (décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014, art. 4, al. 2)

13,75 % du PHSS

13,75 % du PHSS x nombre d’heures effectuées durant le mois considéré

À compter du 1er septembre 2015 (C. éducation, art. L. 124-6)

15 % du PHSS

15 % du PHSS x nombre d’heures effectuées durant le mois considéré

(1) Ou montant supérieur fixé par convention ou accord de branche étendu.

Comme précédemment, la franchise de cotisations s’applique également aux gratifications versées à titre facultatif par l’organisme d’accueil (ex. : stage d’une durée inférieure à deux mois).

Restauration, frais de transport « domicile – lieu de stage »

Le décret n° 2014-1420 n’apporte aucune précision additionnelle sur la restauration et la prise en charge des frais de transport « domicile – lieu de travail ». Il est néanmoins bon de rappeler que, depuis la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 relative aux stages, les organismes d’accueil ont l’obligation d’accorder aux stagiaires l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions qu’à leurs salariés (C. éducation, art. L. 124-13, al. 3).

De même, ils doivent prendre en charge les abonnements aux transports publics souscrits par les stagiaires pour le trajet « domicile – lieu de stage » dans les mêmes conditions que pour leurs salariés.

Ces droits sont dus à l’ensemble des stagiaires, y compris ceux dont la convention de stage est inférieure à deux mois.

Le décret précise tout de même que ces avantages ne sont pas pris en compte pour l’appréciation de la gratification minimale à verser au stagiaire (C. éducation, art. D. 124-8).

3. Exceptions à la durée maximale du stage (articles 1er et 3)

Le code de l’éducation prévoit qu’un stagiaire ne peut effectuer dans une même structure d’accueil plus de six mois de stage par année d’enseignement, que ce soit au titre d’un ou de plusieurs stages (C. éducation, art. L. 124-5).

Désormais, il n’existe aucune dérogation à cette règle, excepté pour la période transitoire de 2 ans instituée par la loi du 10 juillet 2014 pour certaines formations uniquement (soit jusqu’au 11 juillet 2016). Le décret n° 2014-1420 vient préciser ces formations :

  • les formations préparant aux diplômes d’État d’assistant de service social, de conseiller en économie sociale familiale, d’éducateur de jeunes enfants, d’éducateur spécialisé et d’éducateur technique spécialisé ;
  • les formations préparant à un diplôme de grade « master » et permettant, dans le cadre d’une interruption volontaire et optionnelle du cursus, l’exercice d’activités en milieu professionnel destinées exclusivement à acquérir des compétences en cohérence avec les formations, d’une durée de plus de 6 mois. Dans cette hypothèse, en complément de la convention de stage, l’établissement d’enseignement et l’étudiant concluent un contrat pédagogique.

4. Mentions obligatoires de la convention de stage (article 1er)

Pour être valide, le stage doit faire l’objet d’une convention de stage conclue entre le jeune, l’établissement d’enseignement et l’organisme d’accueil (C. éducation, art. L. 124-1). S’y ajoutent, pour les conventions conclues à compter du 1er décembre 2014, l’enseignant référent dans l’établissement d’enseignement et le tuteur dans l’organisme d’accueil (C. éducation, art. D. 124-4).

La convention comporte des mentions obligatoires, et est élaborée sur la base d’une convention type (C. éducation, art. D. 124-4 et D. 124-5). Les mentions obligatoires sont les suivantes :

  • l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d’enseignement ou par semestre d’enseignement selon les cas ;
  • le nom de l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le nom du tuteur dans l’organisme d’accueil ;
  • les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage ;
  • les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir ;
  • la durée totale prévue du stage ;
  • le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ;
  • les conditions dans lesquelles le tuteur assure l’encadrement et le suivi du stagiaire ;
  • les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre des congés et autorisations d’absence ;
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire ;
  • les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;
  • les modalités de validation du stage en cas d’interruption ;
  • la liste des activités sociales et culturelles gérées par le comité d’entreprise ;
  • les clauses du règlement intérieur applicables au stagiaire ;
  • les conditions de délivrance de l’attestation de stage.

5. Obligation de délivrance d’une attestation de stage (article 1er)

Le décret du 27 novembre 2014 prévoit l’obligation pour l’organisme d’accueil de délivrer une attestation de stage à tout stagiaire dont la convention a été conclue à partir du 1er décembre 2014. Celle-ci doit mentionner les éléments suivants (C. éducation, art. D. 124-9) :

  • la durée effective totale du stage ;
  • le cas échéant, le montant total de la gratification versée au stagiaire.

Nous n’avons pas d’information quant au formalisme de cette attestation de stage. On pourrait imaginer un document sur le même format que le certificat de travail.

6. Informations à mentionner dans le registre unique du personnel (article 1er)

Depuis l’entrée en vigueur de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, l’organisme d’accueil a l’obligation d’inscrire les stagiaires (noms et prénoms) dans le registre unique du personnel dans leur ordre d’arrivée (C. trav., art. L. 1221-13). Cette mention se fait dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Le décret du 27 novembre fixe en plus les mentions complémentaires devant figurer dans cette partie spécifique (C. trav., art. D. 1221-23-1) :

  • les dates de début et de fin de la période de stage ;
  • les nom et prénom du tuteur ;
  • le lieu de présence du stagiaire.

Le texte précise également que ces mentions doivent apparaître, pour les organismes ne disposant pas d’un registre unique du personnel, dans tout autre document permettant de suivre les conventions de stage.