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Décembre 2015

Stagiaire - Focus sur la circulaire ACOSS N° 2015-042 du 2 juillet 2015, et le décret N° 2015-1539 du 26 octobre 2015 - Décembre 2015

Élodie Chailloux, juriste au sein des équipes du pôle Veille d’ADP, détaille les précisions sur le statut des stagiaires contenues dans la lettre-circulaire Acoss n° 2015-042 du 2 juillet 2015 et sur le quota maximal de stagiaires posé par le décret n° 2015-1539 du 26 octobre 2015. 

Presque un an après l’adoption de la loi portant réforme du statut des stagiaires1, et quelques mois après la parution de son décret d’application2 ayant suscité tant d’interrogations, l’Acoss se positionne sur ces nouvelles dispositions par une lettre-circulaire du 2 juillet 2015. Revenons sur ces précisions attendues par les entreprises, notamment sur la gestion des absences du stagiaire.

Soulignons aussi que le décret d’application fixant le quota maximal de stagiaires qu’une entreprise peut accueillir en même temps, ainsi que le nombre maximal de stagiaires encadrés concomitamment par un même tuteur, est paru au Journal officiel du 28 octobre (décret n° 2015-1539 du 26 octobre 2015, JO du 28).

Quota maximal de stagiaires

Selon la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 relative aux stages, le nombre de conventions de stage en cours sur une même semaine civile dans l’entreprise ne peut être supérieur à un pourcentage de l’effectif de l’entreprise (C. éduc., art. L. 124-8). Le décret n° 2015-1539 du 26 octobre 2015 fixe deux types de quota :

  • un quota en pourcentage de l’effectif de l’entreprise d’accueil ;
  • un quota en nombre de stagiaires pour les plus petites entreprises.

Ce quota peut varier en fonction de la nature du stage : stage étudiant ou périodes de formation en milieu professionnel (en pratique, il s’agit des stages effectués par les élèves du secondaire).

Le texte précise qu’il est applicable dès le lendemain de sa publication, soit le 29 octobre 2015, à une exception près : les dispositions relatives au quota de stagiaires et au nombre de stagiaires par tuteur ne sont applicables qu’aux conventions de stage conclues postérieurement à la date de publication du décret.

Quota de stagiaires

Le nombre maximum de stagiaires dont la convention de stage « étudiants » est en cours pendant une même semaine civile dans un organisme d’accueil doté de la personnalité morale est égal à (C. éduc., art. R. 124-10 nouveau) :

  • 15 % de l’effectif arrondis à l’entier supérieur pour les organismes d’accueil dont l’effectif est supérieur ou égal à 20 ;
  • 3 stagiaires pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20.

Il est possible de déroger à ces plafonds pour l’accueil des élèves du secondaire au titre des périodes de formation en milieu professionnel. Dans ce cas, l’autorité académique fixe par arrêté un nombre de stagiaires supérieur à ces plafonds, dans la limite de :

  • 20 % de l’effectif lorsqu’il est au moins égal à 30 ;
  • 5 stagiaires lorsque l’effectif est inférieur à 30.

Au titre de ces deux dernières limites, il est tenu compte de l’ensemble des personnes accueillies : stagiaires étudiants et périodes de formation en milieu professionnel.

Calcul de l’effectif

Le code de l’éducation prévoit que l’effectif à prendre en compte pour apprécier les plafonds précédents est égal (C. éduc., art. R. 124-12) :

  • soit au nombre de personnes physiques employées dans l’organisme d’accueil au dernier jour du mois civil précédant la période considérée (à savoir la période sur laquelle le respect du quota est apprécié) ;
  • soit, si elle est supérieure, à la moyenne des salariés rémunérés sur les 12 mois précédant cette même période.

En pratique, sont créées deux nouvelles modalités de calcul de l’effectif de l’entreprise. Ces modalités sont « glissantes », puisqu’elles doivent évoluer en fonction de chaque semaine civile sur laquelle l’entreprise souhaite vérifier le respect du quota.

Un tuteur pour trois stagiaires maximum

Par ailleurs, une même personne ne peut pas être désignée en qualité de tuteur dans un organisme d’accueil si elle l’est déjà sur 3 conventions de stage en cours d’exécution (C. éduc., art. R. 124-13 nouveau). Autrement dit, un tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires maximum.

Registre unique du personnel et sanctions

Comme pour les salariés, les mentions relatives au stagiaire comprises dans le registre unique du personnel doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le stagiaire a quitté l’entreprise (C. trav., art. R. 1221-26).

Pour vérifier la bonne application de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 ainsi que ses décrets d’application, l’inspection du travail peut obtenir, sur demande, une copie des conventions de stage, soit auprès de l’organisme d’accueil, soit auprès de l’établissement d’enseignement (C. trav., art. D. 8113-3).

En cas de constatation par l’inspection du travail du non-respect par l’organisme d’accueil de certaines règles (quota maximal de stagiaires, respect des durées maximales de travail, etc.), un rapport peut être transmis à la Direccte, sur lequel elle peut se fonder pour prononcer une amende administrative (C. trav., art. R. 8115-1 et R. 8115-6). Lors de la fixation du montant de l’amende, la Direccte tient compte :

  • des éléments du rapport transmis par l’agent de contrôle ;
  • des circonstances de fait, notamment du caractère réitéré du manquement, de la proportion de stagiaires par rapport à l’effectif, et de la situation économique, sociale et financière de l’établissement ;
  • le cas échéant, de la commission d’autres infractions.

Rappelons que le montant de l’amende est d’au plus 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et d’au plus 4 000 € en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende. L’Administration dispose de deux ans à compter du manquement pour agir (C. éduc., art. L. 124-17).

Décompte du temps de présence du stagiaire

En rupture avec le calcul de la durée du stage telle que prévue antérieurement à la loi du 10 juillet 20143, l’Acoss détermine le mode de calcul pour apprécier la durée maximale du stage et l’obligation à gratification.

Pour apprécier la durée maximale du stage

Le code de l’éducation pose comme principe que le stage ne peut excéder une durée maximale de six mois par année d’enseignement (C. éduc., art. L. 124-5, L. 124-8 et D. 124-6). Ces six mois sont calculés en temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil, sachant que le mode de calcul de la présence effective s’effectue comme suit :

  • 7 heures continues ou non, équivalant à un jour ;
  • 22 jours continus ou non, équivalant à un mois.

En pratique, ces modalités de décompte aboutissent à définir la durée maximale de six mois avec un équivalent en heures, en l’occurrence 924 heures (22 x 7 x 6 = 924 heures). Par ce biais, un stagiaire effectuant plus de 7 heures de stage par jour ne peut avoir un stage d’une durée de six mois calendaires, les 924 heures étant alors dépassées.

Exemple : un stagiaire est présent 5 jours par semaine à raison de 8 heures par jour. Sa durée maximale de stage sera en réalité seulement de 5,25 mois [924 heures / (22 jours dans un mois x 8 heures par jour) = 5,25 mois calendaires], et non 6 mois.

Il convient également de préciser que les jours de congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage sont pris en compte pour déterminer la durée maximale du stage.

Pour apprécier l’obligation à gratification

La loi portant réforme du statut des stagiaires et son décret d’application avaient d’ores et déjà précisé que la gratification du stagiaire était obligatoire pour les stages supérieurs à deux mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire (C. éduc., art. L. 124-6 et D. 124-8).

Compte tenu des modalités de décompte du temps de présence, la gratification est obligatoire pour tout stage dont la durée excède 44 jours (22 jours, équivalant à un mois) ou 308 heures (7 heures, équivalant à un jour et 22 jours à un mois, soit 7 x 22 x 2 = 308 heures) (C. éduc., art. D. 124-6). En pratique, la gratification sera due à compter de la 309e heure de stage, et de façon rétroactive à compter du premier jour du mois de stage.

Une précision importante est donnée par la circulaire Acoss n° 2015-042 : « Les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage. » Autrement dit, pour apprécier si le stagiaire a effectué les 308 heures requises pour bénéficier de la gratification, il faudra également prendre en compte la durée des absences précitées.

Enfin, selon l’Acoss, le nombre d’heures total à effectuer pour toute la durée du stage doit être précisé dans la convention de stage.

Gratification du stagiaire

Montant de la gratification minimale

Le décret n° 2014-1470 du 27 novembre 2014 et la circulaire Acoss n° 2015-042 du 2 juillet 2015 ont acté l’augmentation de la gratification minimale du stagiaire sur les années 2014 et 2015. Il faut désormais se placer à la date de signature de la convention de stage (peu important la date de début d’exécution de la convention) pour connaître le montant minimal à verser au stagiaire, et ce dès le premier jour de stage :


Montant minimal de la gratification

Pour les conventions signées avant le 30 novembre 2014

Gratification minimale = 12,5 % du PHSS*
Soit 3 € par heure de stage*

Pour les conventions signées à partir du 1er décembre 2014 et jusqu’au 31 août 2015

Gratification minimale = 13,75 % du PHSS*
Soit 3,30 € par heure de stage*

Pour les conventions signées à compter du 1er septembre 2015

Gratification minimale = 15 % du PHSS*
Soit 3,60 € par heure de stage*

* PHSS : plafond horaire de la Sécurité sociale. Valeurs 2015 utilisées.

Ces montants sont des montants minimaux s’appliquant sous réserve de dispositions plus favorables prévues dans les conventions collectives. Ainsi, par exemple, les stagiaires avocats ne sont pas concernés par ces montants minimaux puisque l’accord du 19 janvier 2007 leur fixe une gratification particulière.

Cette gratification minimale légale est due pour les heures de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil (C. éduc., art. D. 124-8). Outre le temps réel passé par le stagiaire dans l’organisme d’accueil, il est possible d’ajouter à cette présence effective les périodes de congés et autorisations d’absence que l’employeur entend octroyer au stagiaire. Autrement dit, l’employeur peut décider de gratifier des périodes d’absence.

Modalités de versement de la gratification

Le code de l’éducation prévoit que la gratification de stage versée au stagiaire doit l’être mensuellement (C. éduc., art. L. 124-6 et D. 124-8).

Deux possibilités s’offrent à l’organisme d’accueil pour déterminer le montant de la gratification et ses modalités de versement :

  • soit l’organisme d’accueil opte pour un paiement dit « au réel » (option 1), c’est-à-dire que le montant mensuel de la gratification varie en fonction du nombre d’heures réellement réalisées sur le mois par le stagiaire ;
  • soit l’organisme d’accueil opte pour un paiement dit « lissé au réel » (option 2), c’est-à-dire que l’employeur détermine par avance le nombre d’heures total à effectuer par le stagiaire sur toute la durée de sa convention et calcule un montant lissé de la gratification. C’est donc une moyenne mensuelle qui est versée au stagiaire.

Par exemple, pour un stage du 1er janvier 2015 au 31 mai 2015, soit 5 mois calendaires, il est prévu dans la convention que le stagiaire effectuera 600 heures de stage réparties comme suit : janvier (150 heures), février (90 heures), mars (130 heures), avril (120 heures) et mai (110 heures) ; gratification totale due = 600 x 3,30 € (13,75 % x 24 €) = 1 980 €.

Option 1 : versement chaque mois en fonction des heures effectuées

  • Janvier = 150 h x 3,30 € = 495 €
  • Février = 90 h x 3,30 € = 297 €
  • Mars = 130 h x 3,30 € = 429 €
  • Avril = 120 h x 3,30 € = 396 €
  • Mai = 110 h x 3,30 € = 363 €

Option 2 : lisser sur les 5 mois la gratification de 1 980 €, soit un versement mensuel de 396 € pour une moyenne mensuelle de 120 h.

Si la seconde hypothèse a, de prime abord, l’attrait de la facilité, l’employeur versant tous les mois le même montant à son stagiaire, il n’en est rien : en effet, en cas d’absence imprévue (ex. : maladie) durant la convention de stage, cette méthode oblige alors l’organisme d’accueil à recalculer l’ensemble des gratifications versées et à venir pour déterminer une nouvelle moyenne mensuelle.

Franchise de cotisations et régime fiscal de la gratification

Par principe, l’article L. 242-4-1 du code de la Sécurité sociale prévoit une exonération de cotisations pour la gratification versée au stagiaire n’excédant pas, au titre d’un mois civil, le produit d’un pourcentage du PHSS et du nombre d’heures de stage effectuées au cours du mois considéré. Une ancienne circulaire Acoss de 2008 prévoyait la possibilité de bénéficier de la franchise de cotisations y compris lorsque l’employeur faisait référence à une durée moyenne du travail (soit en pratique 151,67 heures pour un stagiaire effectuant 35 heures par semaine) (lettre-circ. Acoss n° 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 10). De nombreuses interrogations subsistaient quant à la faculté pour l’employeur de retenir cette durée lissée avec la réforme du statut des stagiaires de 2014 : réponse de l’Acoss en 2015.

Application de la franchise selon les modalités de versement de la gratification

La circulaire Acoss mentionne expressément que « la franchise de cotisations s’appliquera selon la modalité de versement de la gratification » (lettre-circ. Acoss n° 2015-042 du 2 juillet 2015, §III-A-3). Autrement dit, que l’employeur retienne l’option 1 « au réel » ou l’option 2 « lissage du réel » concernant le versement de la gratification, il pourra bénéficier de la franchise de cotisations dans les mêmes proportions.

Pour reprendre notre exemple précédent, la gratification du stagiaire étant le minimum légal pour les conventions de stage signées à partir du 1er décembre 2014, celle-ci sera exonérée de cotisations soit à hauteur des montants mensuels mentionnés dans l’option 1, soit à hauteur du montant lissé chaque mois dans l’option 2, selon l’option choisie par l’entreprise.

Qu’en est-il des jours d’absence gratifiés par l’entreprise d’accueil ? Peuvent-ils se voir appliquer la franchise ? Répondant aux interrogations, l’Acoss prévoit désormais plusieurs conditions cumulatives pour bénéficier de la franchise de cotisations sur ces jours d’absence :

  • ils doivent être assimilés à du temps de présence effective pour le calcul de la durée du stage (ce qui suppose qu’ils soient prévus dans la convention de stage, voir § « Pour apprécier la durée du stage ») ;
  • la gratification de ces absences doit être expressément prévue dans la convention de stage ;
  • il est nécessaire que les éléments précédents soient mentionnés initialement et explicitement à la signature de la convention de stage. Autrement dit, il n’est pas possible d’ajouter via un avenant la gratification des jours d’absence.

Si ces trois conditions cumulatives sont remplies, la gratification versée au titre d’un jour d’absence ou d’un jour férié chômé (qui par définition est également un jour d’absence) bénéficie de la franchise au titre des heures qu’aurait dû effectuer le stagiaire sur ces absences.

Cas du dépassement de la franchise

Lorsque la gratification versée au stagiaire excède le montant minimal légal, les cotisations et contributions sont dues sur la fraction excédentaire uniquement. Certaines cotisations n’ont toutefois pas à être versées, le stagiaire n’étant pas salarié, il s’agit :

  • des contributions d’assurance chômage ;
  • des contributions de retraite complémentaire ;
  • de la contribution au financement des organisations syndicales.

Le stagiaire n’étant pas salarié, il n’y a pas d’application du taux réduit de la cotisation d’allocations familiales.

La circulaire Acoss introduit une nouvelle particularité : désormais, le calcul de la franchise de cotisations devra se faire de manière progressive, et non plus mois par mois de façon totalement indépendante. Autrement dit, le dépassement de la franchise s’apprécie sur toute la durée du stage. Si le stagiaire a été au-dessus du seuil de franchise un mois et en dessous le mois suivant, ce n’est qu’à l’issue du stage que l’employeur connaîtra l’état réel de la franchise (a-t-elle été ou non dépassée ?). Le principe est identique à celui de la régularisation de cotisations applicable au salarié.

Régime fiscal de la gratification de stage

Le régime fiscal de la gratification de stagiaires a également été modifié : les gratifications perçues par les stagiaires sont exonérées d’impôt sur le revenu à hauteur du montant annuel du smic, soit 17 490 € en 2015 (CGI, art. 81 bis modifié ; loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, art. 7, JO du 11).

L’Administration fiscale a précisé que cette réforme s’applique aux conventions de stage signées à compter du 1er septembre 2015 (BOFiP-RSA-CHAMP-20-30-10-10-§ 205-28/08/2015). En pratique, cette exonération concerne le contribuable (parents ou stagiaire selon les cas). Ce n’est donc pas à l’organisme d’accueil du stagiaire de tenir compte de ce régime d’exonération en paie.

Pour les conventions de stage signées avant le 1er septembre 2015, les gratifications versées aux stagiaires ne sont pas imposables sous réserve que les stages fassent partie intégrante des programmes de l’école ou des études, qu’ils soient obligatoires pour l’élève ou l’étudiant, et que leur durée n’excède pas trois mois (BOFiP-RSA-CHAMP-20-30-10-10-§ 200-28/08/2015).

Il est toutefois possible de cumuler l’exonération applicable aux stagiaires (peu importe qu’il s’agisse d’une convention signée avant ou après le 1er septembre 2015) et l’exonération applicable au titre des salaires versés aux jeunes de 26 ans au plus qui travaillent pendant leurs études dans la limite de 3 smic mensuels (CGI, art. 81, 36°).

Élodie Chailloux
Juriste expert social

______________________
1 Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 (JO du 11 juillet).
2 Décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l’encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages.
3 Auparavant, la lettre-circ. Acoss n° 2008-91 du 28 décembre 2008, question/réponse n° 11 prévoyait que la durée du stage s’appréciait en calendaire peu important le nombre d’heures effectuées dans le mois par le stagiaire.

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