Entretien Professionnel – QR du Ministère du Travail

Avril 2020

 
 

 

La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel[1] du 5 septembre 2018 a apporté des modifications en matière d’entretien professionnel. Ainsi, ont été modifiés les critères obligeant l’employeur d’au moins 50 salariés, en cas de manquements, d’abonder le compte personnel de formation du salarié concerné. De plus, l’ordonnance « coquille » du 21 août 2019, a apporté une souplesse sur la mise en œuvre de l’abondement correctif. Un questions-réponses du Ministère du travail est venu clarifier le dispositif.

 

Selon la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, dans les entreprises d'au moins 50 salariés, lorsque, au cours de ces six années, le salarié n'a pas bénéficié des entretiens prévus et d'au moins une formation « non-obligatoire », son compte personnel de formation est abondé. Quant à l’ordonnance, elle prévoit une période transitoire, pendant laquelle les critères liés à l’application de la sanction, pourront être soit ceux qui relèvent de la loi du 5 mars 2014, réformant la formation professionnelle, soit ceux qui ont été introduits par la loi « avenir professionnel » du 5 septembre 2018. Toutes ces modifications nécessitaient une clarification, d’où le questions-réponses publié le 21 février 2020 par le Ministère du travail[1]. D’ailleurs, le QR ne se contente pas de traiter de l’abondement correctif, il en profite pour éclaircir d’autres éléments du dispositif dont je vous propose une vue d’ensemble ci-dessous.

Auparavant, j’attire votre attention sur le fait que l’ordonnance coquille doit faire l’objet d’une loi de ratification[2] pour être pérenne. Un projet de loi portant « diverses mesures d'ordre social », a été présenté en Conseil des ministres le 13 novembre 2019. Au vu des évènements relatifs à la pandémie, il conviendra d’être attentif à l’évolution législative de ce texte. Enfin, le QR du ministère du travail n’a pas de valeur législative comme pourrait l’avoir une loi ou un texte réglementaire.

Progression salariale ou professionnelle

Pour rappel, sauf accord prévoyant une périodicité autre, le salarié est informé dès son embauche qu’il bénéficie d’un entretien professionnel consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, tous les deux ans[3].

Par ailleurs, cet entretien professionnel, qui donne lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié, est proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité à l'issue de certaines absences.

Enfin, tous les six ans, cet entretien professionnel fait l’objet d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels prévus et d'apprécier s'il a :

  • 1° Suivi au moins une action de formation ;
  • 2° Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
  • 3° Bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

Le QR du Ministère du travail indique que la progression salariale d’un salarié s’apprécie à la fois au niveau individuel et/ou au niveau collectif. Quant à la progression professionnelle, elle comprend la progression « verticale », au niveau des différents échelons hiérarchiques, et la mobilité « horizontale », qui consiste en une progression en termes de responsabilités ou en un changement de métier.

Formation « obligatoire » / « non-obligatoire »

Dans le cadre de l’état des lieux récapitulatif des six ans, toutes les actions de formation sont retenues.

Le QR indique que sont éligibles toutes les actions de formation qui concourent au développement des compétences des salariés et, notamment, celles qui ont pour objet : « 2° De favoriser l'adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l'évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l'emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d'acquérir une qualification plus élevée [4]». 

Il n’y a pas de durée minimum exigée pour la réalisation de ces actions de formation qui peuvent être réalisées en tout ou partie à distance, ou en situation de travail.

Si toutes les actions de formation sont retenues pour le bilan des 6 ans, en revanche, seules les actions de formation « non obligatoires » constituent un des critères de la sanction selon la loi de 2018.

Les formations « non obligatoires » sont des formations qui ne sont pas considérées comme « obligatoires ».

Or, selon le code du travail est considérée comme obligatoire « Toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires[5] ».

Selon le QR, seules les actions rendues obligatoires par un texte de référence tel que décrit ci-dessus sont donc concernées. Les autres actions du plan de développement des compétences qui sont imposées par l’employeur à son initiative ne sont pas concernées.

Abondement correctif pour les employeurs d’au moins 50 salariés

L’entretien professionnel réalisé au bout des six ans d’ancienneté du salarié fait l’objet d’un état des lieux également appelé « bilan des 6 ans ». C’est également le moment de vérifier que les employeurs d’au moins 50 salariés remplissent leurs obligations, à défaut ils seront susceptibles d’être sanctionnés.

Sachant que les dispositions de la loi du 5 septembre 2018 sont entrées en vigueur au 1er janvier 2019, l’ordonnance coquille du 21 août 2019 a prévu une période transitoire.

Ainsi jusqu’au 31 décembre 2020, il existe deux possibilités pour les employeurs pour justifier de leurs obligations : soit par l’application des critères de la sanction selon la loi de 2014, soit par l’application des critères de la sanction selon la loi de 2018.

Pour rappel, selon la loi du 5 septembre 2018, l’employeur abonde le CPF (Compte personnel de formation) du salarié qui n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une action de formation « non obligatoire ».

Selon la loi du 5 mars 2014, l’employeur abonde le CPF du salarié qui n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins 2 des 3 mesures entre une action de formation, l’acquisition d’éléments de certification et la progression salariale ou professionnelle.

À l’issue de cette période transitoire, au 1er janvier 2021, les employeurs n’auront plus d’autre choix que de respecter le nouveau cadre de l’entretien professionnel prévu par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018.

Un droit d’option appliqué salarié par salarié :

Le Q&R précise que ce droit d’option peut être appliqué salarié par salarié : « Le droit d’option permet ainsi d’adapter individuellement le choix de la règle appliquée dans le cas où l’employeur, pour les entretiens effectués en 2020, respecterait la norme de 2018 pour une partie de ses salariés et encore la norme de 2014 pour les autres ».

A noter que si le QR précise ce droit d’option jusqu’au 31 décembre 2020, il convient, à mon sens, d’être attentif à ne pas créer de situations discriminantes.

Le bilan des 6 ans n’est pas reporté :

Le Q&R confirme qu’il n’y a pas de report des bilans des 6 ans : « les entretiens d’état des lieux (troisième entretien) des salariés en poste dans l’entreprise avant le 7 mars 2014, date d’application de la loi du 5 mars 2014, doivent être organisés avant le 7 mars 2020 ». A noter qu’un accord peut modifier la périodicité des entretiens professionnels. En revanche, un accord ne peut pas changer celle du bilan qui doit intervenir au bout des six ans d’ancienneté du salarié. Le bilan des six ans sera donc le troisième entretien professionnel si aucun accord ne vient changer la périodicité des deux ans.

Les critères sont cumulatifs :

Par ailleurs, le Q&R précise que ces critères sont cumulatifs, mais dans leur interprétation ils ne reprennent pas la négation « lorsque le salarié n’a pas bénéficié », si bien que l’employeur doit veiller à ce que les deux conditions soient remplies s’il veut éviter la sanction : 

Critères de la sanction selon la loi du 5 mars 2014

Le salarié a bénéficié des entretiens prévus et d’au moins 2 des 3 mesures (action de formation, éléments de certification et progression salariale ou professionnelle)

Obligation respectée → pas de sanction

Le salarié a bénéficié des entretiens prévus mais de seulement 1 des 3 mesures

Obligation non respectéesanction

Le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus mais d’au moins 2 des 3 mesures

Obligation non respectée sanction

Critères de la sanction selon la loi du 5 septembre 2018

Le salarié a bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une action de formation non obligatoire

Obligation respectée → pas de sanction

Le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus mais a participé à au moins une action de formation non obligatoire

Obligation non respectée sanction

Le salarié a bénéficié des entretiens prévus mais d’aucune formation non obligatoire

Obligation non respectée sanction

Dans tous les cas

En l’absence d’entretien et du non-respect des critères de la sanction

Obligation non respectée sanction

La périodicité des entretiens s’apprécie de date à date :

Selon le Ministère du travail, la périodicité des entretiens s’apprécie de date à date, tous les deux ans. Dans le cas d’une convocation à un entretien mais sans réalisation effective de celui-ci à la date anniversaire pour cause d’absence du salarié, il appartiendra, en dernier lieu, au juge d’apprécier au cas d’espèce cet état de fait et ses conséquences.

Le contrôle des obligations :

En termes de contrôle, le Ministère du travail ajoute que l’abondement pour défaut de réalisation des obligations mentionnées à l’article L. 6315-1 du Code du travail relève de l’employeur qui doit spontanément abonder le compte personnel du salarié.

Les conditions et les périodes de versement à la Caisse des dépôts et consignations devraient être précisées avant la fin du premier semestre 2020.

Le versement devra être effectué au plus tard le 28 février 2021.

Le contrôle de cette obligation est susceptible d’être réalisé par les agents des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle des Direccte comme le prévoit l’article L. 6323-13 du Code du travail modifié par la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel. La procédure prévoit une mise en demeure de versement, dans le respect du débat contradictoire. A défaut, l'entreprise verse au Trésor public un montant équivalent à l'insuffisance constatée majorée de 100 %.

 

Muriel Besnard

Consultant Juridique