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Je souhaite verser des indemnités kilométriques à mes salariés utilisant leur véhicule personnel pour venir travailler. Sont-elles soumises à cotisations ?

Décembre 2019

 

Lorsque le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, l’employeur a la possibilité de lui verser des indemnités kilométriques. Dans cette situation, ces indemnités kilométriques bénéficient d’un régime social de faveur. Elles sont exonérées des cotisations sociales dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés annuellement par l’administration fiscale (arrêté du 20 décembre 2002, art. 4, JO du 27). Si l’employeur respecte ces limites, l’exonération lui est accordée sans justification des dépenses réellement exposées par le salarié.

Attention, l’utilisation du véhicule personnel doit être une nécessité absolue et ne doit pas relever de la convenance personnelle. Si tel n’est pas le cas, le versement des indemnités kilométriques constitue un élément de rémunération soumis à charges sociales et à impôt. La Cour de cassation a récemment rappelé qu’il incombe à l’employeur d’apporter la preuve que le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile – lieu de travail pour pouvoir prétendre à bénéficier de l’exonération des cotisations sociales. A défaut, l’indemnité kilométrique est réintégrée dans l’assiette des cotisations (Cass. Civ. 2, 19 septembre 2019, n°18-12.179). Cette contrainte peut être liée soit aux difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun. Elle ne peut par conséquent être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

L’employeur peut également verser un montant dépassant les barèmes posés par l’administration fiscale. Tel est le cas, par exemple, lorsque l’entreprise a recours à un barème conventionnel distinct du barème fiscal. Pour pouvoir déduire ce montant de l’assiette des cotisations sociales, l’employeur doit justifier l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet ; par exemple, au regard des déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus par le salarié.

En l’absence de toute pièce justificative prouvant la nature, l’importance et la réalité des frais engagés, la fraction dépassant le barème fiscal sera réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales.

A noter que le montant des indemnités kilométriques versées au salarié contraint d'utiliser son véhicule est intégralement soumis à l'impôt sur le revenu.

Sources :

  • Site des Urssaf
  • circ. DSS 2005-523 du 24 novembre 2005, question n° 105
  • Social expert
  • Editions législatives