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Collaboration & coopération

J't'impacte sur Outlook ?

 
 

Salutations à vous, amis DRH !

« Monsieur le Directeur, je vous impacte sur aôtlouque ? » 

Je venais de prendre mes fonctions de DRH, celles d’un Directeur, ancien et respecté, quand mon assistante m’a posé cette question. Instantanément, je me suis dit que répondre par un « vous voulez me quoi sur où ? » ne ferait pas si professionnel et si expérimenté que ça. J’ai préféré lâcher d’un air confiant « Je vous fais confiance, très chère. Faites pour le mieux » et, connaissant le sens du mot impact, je suis rentré rapidement dans mon bureau tout en rentrant les épaules et en contractant mes muscles du dos.

Et, très peu de temps après, je l’ai rencontré, Bertrand Talleur, l’homme qui a inoculé le virus de la réunionnite dans l’entreprise.

Alors, ATTENTION ! Je vous prierais de lire cet extrait en un lieu clos, loin des regards de tiers, car ce virus est extrêmement contagieux. Il se niche un peu partout, dans les plaquettes des consultants, dans les benchmarks, dans les peurs de prendre des décisions seul... Une fois entré dans votre entreprise, il va se reproduire à une vitesse incroyable. Vous aviez l’habitude de faire un point avec vos assistantes le lundi matin, dans leur bureau, une fesse posée négligemment sur un coin de meuble, un mug empli d’un bon café chaud... Fini ! Une fois la réunionnite contractée, elles vous demanderont un moment formel, dans une vraie salle de réunion, où vous serez assis (sur les deux fesses), avec un vrai ordre du jour papier...

En relisant mon journal intime, je me rends compte qu’il est bien difficile de déterminer avec précision le moment où l’entreprise a été vraiment contaminée. Je reprends mes notes et j’observe que, même en période saine, oui, quelques fois, sur des sujets très pointus, structurants ou politiques, il nous fallait prendre du temps et formaliser des moments de réflexions communes.

Mais, par ailleurs, le couloir, la machine à café et la cafétéria remplissaient bien leur rôle. C’était souvent à l’occasion d’un café-long-sans-sucre et qu’après un « dis voir, j’ai un petit souci sur le partage des tâches entre ton service et le mien. Tu ne serais pas d’accord pour que... » que se réglaient les problèmes.

Il y avait bien la réunion de la COMM interne, réunion à laquelle participaient des salariés de tous les départements. Il y avait bien la réunion des directeurs... Mais, au début, ce n’était rien de pathologique.

Bertrand Talleur, c’est un peu l’iceberg. Pas au sens froid de la chose, mais au sens d’une première petite partie émergée, bien visible, et une seconde, énorme, invisible, car immergée. Il est arrivé avec une idée forte « Soyons participatifs et écoutons les voix de l’entreprise » et une idée cachée « Que c’est dur et lourd de prendre une décision seul ».

Il a d’abord créé la réunion des chefs de service, puis une seconde, élargie à tous les managers. À ce moment, nous nous sommes dit que cela allait favoriser la circulation des informations. Puis, il a créé la réunion d’agenda, pour optimiser les emplois du temps de chacun.

Il a ensuite décliné le concept participatif à tout le processus de décision pour répondre à cette question existentielle « Comment on peut prendre une décision sans en avoir étudié toutes les dimensions, sans prendre en compte tous les points de vue. »

Peut-être est-ce à ce moment que le virus s’est propagé dans toute l’organisation ?

Car, n’avoir que des quantités d’avis différents, sans aucune ligne directrice, ni volonté de gouvernance, ne permet pas de construire un plan. On avance, on recule, on tourne en rond. On reparle d’une question que l’on pensait traitée... Certains oublient même la problématique initiale qui les avait réunis...

Les symptômes de la contagion furent nombreux. D’abord, nous nous sommes aperçus que nous manquions de salles de réunion pour répondre à un besoin de plus en plus important dans toutes les directions. Nous avons donc mis en place une gestion mutualisée de la ressource... après une réunion, bien sûr...

Puis, nous nous sommes rendu compte qu’elles devenaient de plus en plus complexes. Alors, nous avons mis en place des réunions de préparation aux réunions. Avec des niveaux différents. Toujours dans un concept de participation. Ça, c’est en amont.

En aval, nos réunions engendraient souvent et de plus en plus d’autres réunions. Plus de prise de décision en séance, mais une proposition pour se revoir, approfondir et re-réflechir à la question.

Pour ne pas montrer notre contamination, nous avons varié la sémantique. Nous avons commencé à passer de plus en plus de temps en assemblée, en atelier de discussion, en colloque, en comité, en groupe de travail, en table ronde... Nous avons même inventé le concept de déjeuner de travail, qui, finalement, se résume à une réunion pendant laquelle on mange un plateau-repas, pas très appétissant, au milieu de dossiers, de notes, tout en regardant une présentation PowerPoint...

Par corollaire, nous passions de moins en moins de temps en dehors de réunion, avec une quantité de travail qui ne diminuait pas. Certains se créaient de fausses réunions pour se dégager des moments pour le travail de fond. Puis, doucement, l’utilisation du smartphone ou de l’iPad est devenue tolérée pour contacter ceux qui ne sont pas coincés et pour répondre à leurs questions ou leur donner des directives. Enfin, les personnes sont arrivées en réunion avec des tas de dossiers, autres, pour les traiter quand ils ne seraient pas vraiment indispensables à la réflexion.

Dans cette phase de contamination extrême, les personnes sont assises autour d’une table. Elles sont toutes concentrées, la tête penchée sur un dossier ouvert ou sur un BlackBerry. Et, au milieu, quelqu’un commente avec passion et dans une indifférence quasi totale les belles slides d’un PPT... Et, on ne peut plus traiter les problèmes, car les agendas sont complets. Les assistantes s’excusent, car elles font de leur mieux, mais ce maudit Outlook ne leur donne aucune solution.

Je ne vous raconte même pas le jour où le réseau plante ou celui où Outlook bugue...

Pour revenir à Bertrand Talleur, lui, il n’est plus disponible sans rendez-vous. Forcément... Si vous aviez des questions à lui poser, il faudra l’impacter sur Outlook, provoquer une réunion... enfin, vous connaissez l’histoire, maintenant...

Alors, chers lecteurs, la question que j’ai envie de vous poser, c’est : peut-on guérir de cette maladie ? Et comment ?

Je vous propose : une bonne dose de courage, matin, midi et soir pendant un bon bout de temps. Prenez une injection d’idées nouvelles une fois par semaine. En même temps, n’hésitez pas à quitter vos bureaux pour rencontrer les gens... simplement... autour d’un café-long-sans-sucre... ou d’une bonne bière en fin de journée, tout en faisant attention aux cacahuètes qui font grossir...

En vous souhaitant un bel agenda, équilibré, et peu de repas-plateau, je vous salue, amis DRH. À bientôt. D’ici là, portez-vous bien ! 

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