Contact

Contact

hr_services

Experts et Conseillers d'ADP

Service 0,15€/appel + prix appel. Nos conseillers vous répondent du lundi au vendredi de 9h à 18h.

speech_bubble

Un projet ? Parlons-en ensemble ! ADP est un acteur incontournable de la scène RH et nos domaines d’expertise sont variés. Il y a une solution ADP pour vous :

Helpline

Helpline

24_7_support

Helpline Client

Service 0,15€/appel + prix appel.

Vous êtes déjà client et vous souhaitez être mis en relation avec un de nos conseillers.
Pour faciliter le traitement de votre demande, merci de vous munir de votre numéro de client.

Je suis client et je souhaite être contacté(e) par ADP

SIRH

L'outil, ni solution ni problème

25/02/2016

 
 

 

Je vous propose dans ce bref article de plonger dans un sujet qui est certainement vieux comme l’informatique, à défaut de parler de systèmes d’informations, et qui peut se décliner sans aucune difficulté sur toute activité présentant une composante outil : chaîne de production en milieu industriel, matériel de manutention dans une chaîne logistique, etc. Ce sujet est simple : très souvent, face à des difficultés, les personnes concernées évoquent et pointent du doigt « L’Outil » en lui prêtant des vertus toutes puissantes puisqu’à lui seul, il suffirait ou bien à justifier des difficultés ou bien à légitimer son évolution ou son changement pour faire table rase des difficultés. Cela sent encore la baguette magique !

Rendons à « L’Outil » ce qui est à « L’Outil » !

L’homme semble bien avoir le monopole de l’outil, c’est à dire de sa constitution en vue de faciliter certaines de ses tâches ou bien d’en réaliser d’autres qui lui demeurent inaccessibles. Toutefois, les recherches récentes montrent que les grands singes, ainsi que d’autres espèces, font preuve de la même ingéniosité. L’outil, tel que nous l’entendons dans cet article, peux se définir ainsi : il s’agit de l’ensemble des moyens informatiques mis à disposition de l’entreprise et des collaborateurs afin de les aider dans la réalisation de leurs tâches professionnelles. Il peut s’agir par exemple (liste non exhaustive) :

  • De logiciels ou progiciels standards : ceux-ci peuvent aller de l’usage bureautique avec la suite Office à un système intégré de gestion complète des ressources humaines avec un SIRH (Systèmes d’Informations Ressources Humaines).
  • De logiciels développés spécifiquement : ceux-ci peuvent être conçus et développés soit en interne soit en externe pour les besoins de l’entreprise et/ou d’un métier de l’entreprise. Ces développements peuvent aller de la Macro VBA dans un classeur Excel à un module complet dans le cadre du déploiement d’un ERP (Enterprise Resource Planning).
  • De bases de données : celles-ci, et de plus en plus, constituent le nerf de la guerre si j’ose dire car un des enjeux de la transformation numérique est bien d’offrir aux différents collaborateurs, et aux managers en particulier, les informations nécessaires au bon moment afin de prendre les décisions adaptées. Elles sont présentes partout et collectent tout type d’informations : collaborateurs, clients, produits, transactions, etc.
  • D’infrastructures : Les 3 premières catégories que nous venons de voir reposent nécessairement sur une dimension physique du Système d’Informations, il s’agit des infrastructures. Derrière ce terme se cachent le matériel informatique au sens large (poste de travail, imprimantes, serveurs, onduleurs, etc.), les équipements réseaux et télécoms (câblage, routeurs, téléphonie mobile et fixe, etc.) et de plus en plus les solutions dans le Cloud.

Cela vous semble compliqué : rassurez-vous, tout cela est le plus souvent transparent dans vos activités quotidiennes et vous n’avez pas à vous en soucier ! Si cela ne l’est pas et que vous parlez de « L’Outil », là ça devient intéressant… Avant cela, remettons « L’Outil » en perspective dans l’écosystème de l’entreprise.

De « L’Outil » au Système d'Information (SI)

Il existe de nombreuses modélisations de l’outil informatique dans l’entreprise, nous allons volontairement rester sur une approche simple qui s’applique dans la plupart des cas. Les « Outils » dont nous parlons ici sont un peu à l’image de la boîte à outils que vous possédez peut-être chez vous : elle peut être minimaliste comme extrêmement fournie.

Vous n’y pensez plus vraiment, mais un jour, dans le passé, vous avez appris ce que vous pouviez ou non faire avec tel ou tel outil :

  • Un marteau sert à enfoncer un clou,
  • Un tournevis cruciforme permet de visser ou dévisser une vis à tête cruciforme mais n’est d’aucune utilité sur une vis plate pour laquelle il faudra plutôt un tournevis plat,
  • Une scie à métaux est parfaite pour couper un tube métallique mais n’est pas adaptée pour la découpe d’un morceau de bois, toutefois, vous pouvez l’utiliser à une telle fin.

Ces exemples sont autant d’outils et de conditions d’usage de ces outils. Ces termes ont trait du domaine des Outils. Transposés dans le SI, par exemple, le SI Finance n’est d’aucune utilité pour mesurer et suivre l’activité de vos clients !

Vous avez maintenant votre boîte à outil et vous devez maintenant accrocher un cadre :

  • Vous saisissez votre marteau et un clou, positionnez le clou au bon endroit sur le mur puis vous frappez plusieurs fois. Hélas, le clou plie sous les coups sans s’enfoncer dans le mur. Oups, il s’agit d’un mur en béton. Il faut une autre méthode.
  • Vous prenez votre perceuse à percussion, un forêt, une cheville et un crochet. Vous percez le trou, introduisez la cheville en frappant avec le marteau, puis vous vissez à la main le crochet. Parfait, vous pouvez accrocher votre tableau.

Ces exemples sont autant de processus, de règles et de procédures que vous avez intégrés par votre expérience ou bien par des fiches techniques. Ces termes ont trait dans l’entreprise au domaine des Méthodes.

Résumons-nous, vous avez votre boîte à outils, votre tâche à accomplir...c’est bien d’avoir les outils, c’est bien d’avoir les méthodes…mais l’un comme l’autre sont au service d’un bipède, en l’occurrence vous ! Il va de soi qu’en fonction des tâches que vous avez à réaliser, vous n’allez pas forcément être compétent dans ce domaine : accrocher un cadre, ça va encore, mais refaire toute l’alimentation en eau de la salle de bain, c’est autre chose ! Nous arrivons dans le domaine de l’Humain.

image_pour_larticle_sur_loutil_de_jerome_habrant.png

 

Le SI de l’entreprise qui vise à supporter la stratégie de celle-ci, son activité au quotidien avec efficience et efficacité tout en offrant une évolutivité forte… Le SI est la convergence des 3 facteurs : Outils, Méthodes, Humain.

Vous l’aurez compris, le triangle du SI proposé ci-dessus est au carrefour de 3 directions métiers :

  • La DSI avec le facteur Outils.
  • La DRH avec le facteur Humain.
  • Les autres directions métiers avec le facteur Méthodes.

Dans certaines entreprises, la DSI a aussi des prérogatives en termes de Méthodes et devient ainsi une DOSI pour Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Informations. Dans d’autres situations, à l’occasion d’un projet notamment, les rôles et responsabilités issus de la structure hiérarchique de l’entreprise sont amenés à converger : une direction métier peut prendre en charge le facteur Humain en accompagnant les collaborateurs concernés avec des sessions de formations et l’accompagnement du changement qui se justifie.

Et « L’Outil » maintenant ?

Les exemples donnés ci-dessus sont volontairement simples voire simplistes. Dans la réalité de nos écosystèmes d’entreprises, nous pouvons être facilement dépassés par la complexité des choses. En réalité, nous le sommes chaque fois que nous perdons de vue la dimension globale de ce que nous étudions et que nous finissons par adopter un comportement du type « Ce n’est pas moi, c’est l’autre ! ». Prenons quelques exemples en focalisant sur le facteur Outils :

  • Le DSI qui lâche en CODIR à l’un de ses homologues métiers « Pas étonnant que ce projet soit un échec, vous avez choisi le prestataire et le logiciel vous-même ! ».
  • Le Directeur Supply-Chain qui vient de signer l’acquisition d’un progiciel sans se préoccuper des contraintes de son homologue DSI.
  • Le DRH qui n’en peut plus de travailler avec un outil archaïque et ne cesse de réclamer en CODIR une ligne de budget pour un SIRH à la hauteur des ambitions de l’entreprise.

Franchement, nous avons tous vécu des situations analogues dans nos vies respectives. Lorsque le facteur Outils est pris pour problème ou pour solution face à une situation donnée, il y a souvent quelque chose qui fonctionne mal dans le triangle décrit plus haut !

Pourquoi ? Nul ne peut contester que les Systèmes d’Informations ont un rôle prépondérant dans les organisations actuelles et leur complexité peut parfois être un frein à leur bonne compréhension. Si le facteur Outils ressort facilement dans votre organisation, ce peut être le signe de plusieurs situations :

  • Les parties prenantes dans votre entreprise n’ont pas une vision globale, se focalisent sur leurs propres missions et considèrent que le facteur Outils, porté par la DSI, est le problème quand l’existant ne fonctionne pas et la solution quand elles souhaitent changer d’outil. Là, il y a de l’accompagnement du changement à mener pour faire évoluer les parties prenantes en termes de maturité.
  • La complexité de votre SI est, ou semble, élevée : focaliser sur le facteur Outils ne réduira pas cette complexité, elle ne fera que différer les bonnes prises de décision. Par contre, faire un réel diagnostic de votre SI avec les 3 facteurs pris en compte mettra en lumière les forces et faiblesses de celui-ci par rapport à la stratégie de votre entreprise et sa déclinaison dans les directions métiers.
  • Les directions métiers qui focalisent sur l’outil car leur activité est encore plus fortement dépendante du facteur Outils que d’autres : raison de plus pour ne pas limiter le SI au facteur Outils, une telle direction doit avoir une maturité lui permettant d’avoir une hauteur de vue en ligne avec la stratégie de l’entreprise. Souvent, ils l’ont mais veulent aller vite à leur solution, sans forcément prendre en compte l’avis des DSI. Au DSI de repositionner les règles et d’accompagner les choses.

Conclusion

Alors, en conclusion, l’Outil, ni solution ni problème ? Sans hésitation oui, tout en nuançant ce « oui ». L’Outil en tant qu’unique levier face à une situation donnée, cela existe et il faut traiter le sujet sur un unique axe technique. Mais nous le savons, nos Systèmes d’Informations mettent en jeu des imbrications fortes, et parfois sous-estimées car non visibles ou non mises en avant, entre le facteur Outils, le facteur Méthodes et le facteur Humain tel que nous l’avons illustré ici.

Pour finir, et en lien avec un précédent article « L’Agilité peut-elle être un remède symptomatique ? », posez vous toujours la question face à des parties prenantes qui focalisent sur l’outil si cette approche n’est pas, consciemment ou non, un souhait d’apport de solution de type « Remède symptomatique »…

 

Vous pouvez contribuer !