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Comment réussir son offboarding en 7 étapes #2

 

Comme évoqué dans mon précédent article sur le sujet, il existe 7 étapes clés incontournables à mettre en œuvre dans tout processus d’offboarding. Je vous propose de nous pencher aujourd’hui sur les 4 dernières étapes. C’est parti !

  1. Organiser un pot de départ et valoriser le travail effectué

Cette 4ème étape est le moment convivial de tout ce processus d’offboarding.

Il est essentiel que l’entreprise organise un pot de départ pour marquer le coup et « fêter » le départ du collaborateur idéalement lors de sa dernière semaine. C’est ainsi l’occasion d’échanger sur le chemin parcouru ensemble, de revenir sur quelques anecdotes et de se remercier les uns les autres.

J’insiste sur le fait que quelles que soient les raisons du départ et le degré de satisfaction donné en poste, il est primordial que l’entreprise saisisse cette opportunité pour remercier chaleureusement le collaborateur et valoriser le travail qu’il a effectué.

Chaque collaborateur apporte forcément – ou presque… nous avons tous en tête quelques rares « exceptions » … - quelque chose de positif à l’équation. Il est important que l’entreprise sache l’identifier et puisse dresser un bilan positif du parcours de l’offboardé. Cela fait toujours plaisir au futur ex-collaborateur de se sentir ainsi valorisé et de voir son travail reconnu.

Cela permet, de plus, de se quitter en bons termes et de pouvoir éventuellement mieux se retrouver par la suite.

  1. Clôturer les comptes de l’offboardé et s’assurer de la restitution du matériel

Le dernier jour du collaborateur étant arrivé, l’entreprise doit veiller à bien respecter ses obligations légales et administratives (solde de tout compte, remboursement des notes de frais, certificat de travail...) et s’assurer d’avoir finalisé tous les paiements. L’offboardé pourra ainsi partir en toute sérénité.

L’entreprise doit également se « protéger » en supprimant tous les accès de l’ex-collaborateur : accès aux locaux, aux réseaux internes et externes… et en s’assurant de la bonne restitution de l’ensemble du matériel. Idéalement, il est bien de réutiliser la « check list matériel » - si elle existe - établie lors de l’onboarding.

C’est également à ce moment-là qu’il convient de mettre à jour les différents organigrammes.

Enfin, je souhaite attirer votre attention sur le fait qu’avec le RGPD [1] les ex-collaborateurs ont dorénavant le droit de demander l’effacement de leurs données personnelles au titre du droit à l’oubli ou droit à l’effacement. Ce droit à l’oubli doit cependant être appliqué dans la limite des obligations légales de conservation définies par la loi et la réglementation. L’entreprise ne doit donc pas systématiquement répondre positivement à une demande d’effacement dans un délai de 1 mois. Il faut préalablement qu’elle identifie les données personnelles qu’elle peut effacer de celles à conserver légalement ou à des fins de protection en cas de contentieux.

  1. Rester en contact avec les anciens collaborateurs

La sixième et avant-dernière étape d’un processus d’offboarding réussi consiste tout simplement à rester en contact avec les anciens collaborateurs. Le but ultime est de faire de ses anciens collaborateurs des ambassadeurs et de pouvoir ainsi bénéficier au maximum du « boomerang rehire » ou « recrutement boomerang » et de pouvoir compter sur la force de leur réseau (cooptation, fléchage d’opportunités et d’affaires).

Cela peut se faire de nombreuses manières et, en la matière, on peut laisser libre cours à son imagination ainsi qu’à sa créativité. Très classiquement, l’entreprise peut, tout d’abord, rédiger une lettre de recommandation « à l’ancienne » ou via LinkedIn, elle peut également mettre en place un réseau d’anciens ou d’alumniintégrer ses ex-collaborateurs dans son système de cooptation ou bien encore créer des événements dédiés au rassemblement des « anciens ». P&G a, par exemple, invité ses alumnis au siège de Facebook et Microsoft regroupe régulièrement ses anciens pour Noël.

Rester en contact avec ses anciens collaborateurs permet , en outre, de véhiculer une image positive de l’entreprise et d’améliorer sa marque employeur. Pourquoi s’en priver ?

  1. Remercier et impliquer l’équipe restante

Enfin, la dernière étape consiste à remercier l’équipe « restante ». Un départ est, en effet, toujours une période délicate à vivre pour l’équipe qui reste.

Il s’ensuit presque toujours une période « de flottement » plus ou moins longue durant laquelle la charge de travail de l’ex-collaborateur doit, en effet, être absorbée par l’équipe et répartie entre ses différents membres. Ces derniers vont voir leur charge de travail augmenter et être davantage mis à contribution pendant a minima quelques semaines voire quelques mois le temps que le successeur soit pleinement opérationnel. Ils devront, de plus, participer activement à l’intégration du nouvel arrivant et devront, par exemple, répondre à ses éventuelles questions.

Pour toutes ces raisons, il est important que l’entreprise prenne le temps de reconnaître l’investissement et le travail de l’équipe restante et la remercie de son implication et des efforts consentis.

Conclusion

Réussir à accompagner de manière structurée, intelligente, fluide, respectueuse et engageante les départs de ses collaborateurs est un objectif de plus en plus vital pour les entreprises.

Ces dernières se doivent donc de formaliser et de déployer un véritable processus d’offboarding.

Pour que ce dernier parfaitement réussi, elles doivent respecter 7 étapes en gardant toujours à l’esprit qu’il convient de les dérouler dans une logique de valorisation de l’ex-collaborateur afin de rester en bons termes avec lui et de favoriser de futurs échanges, partenariats ou bien encore une future réintégration !

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[1] RGPD, droit à l’oubli et durées de conservation : comment mettre en conformité les SIRH ?-

 

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