par Le 31 décembre arrive à grands pas avec son lot de festivités, mais aussi de… bilans à 6 ans. Pragmatisme et Covid-19 obligent, cette obligation a été décalée à la fin d’année. Une enquête d’ADP nous donne quelques chiffres pour mettre en perspective obligations légales et pratiques opérationnelles.
Petit rappel légal, juste au cas où
La loi du 7 mars 2014 met en place l’entretien professionnel et intègre d’emblée un moyen de s’assurer que les entreprises s’acquittent de cette obligation : le bilan à 6 ans… au 6 mars 2020. Repoussée au 31 décembre 2020, cette obligation concerne désormais l’ensemble des collaborateurs présents au 31 décembre 2014.
Son contenu doit mentionner : les entretiens professionnels passés ; au moins une action de formation ; les éléments de certification – qualification et progression salariale ou professionnelle.
Si le contenu ne change pas, les critères à respecter pour éviter une sanction évoluent entre 2014 et 2018. L’employeur pourra choisir entre la loi du 7 mars 2014 (un entretien professionnel tous les deux ans et 2 sur les 3 critères suivants (certification, évolution professionnelle ou salariale, une action de formation) ou celle du 5 septembre 2018 (un entretien professionnel tous les deux ans et une action de formation non obligatoire sur la période). En 2020, il peut choisir l’une ou l’autre et n’est pas tenu de prendre la même option pour chacun des salariés concernés. Mais à compter de 2021, seule la loi de 2018, sera applicable.
En pratique, qu’est-ce que ça donne ?
Une enquête menée par ADP en mai 2020 nous donne quelques chiffres pour analyser les pratiques des entreprises.
Le délai supplémentaire accordé a été une aubaine pour les entreprises. 75% des répondants ont choisi de se donner du temps pour affiner leurs pratiques : par exemple en choisissant la loi la plus favorable pour le collaborateur, en se mettant en conformité si certains critères ne sont pas remplis ou en réfléchissant à la notion d’action de formation obligatoire.
Il s’avère que les entreprises interrogées semblent prêtes à répondre à ce challenge : 82% des répondants estiment disposer des informations suffisantes pour au moins deux tiers des collaborateurs ; 95% des entreprises interrogées ont connaissance des sanctions financières (3 000 euros à verser sur le CPF du collaborateur en manquement : montant qui peut grever rapidement le budget de masse salariale) ; quant au choix des critères, 35% des répondants ont opté pour la loi de 2018 et 38% pour celle qui avantage le collaborateur.
Les 6 ans d’ancienneté posent un double enjeu de volume et de récurrence. Pour 51% des entreprises interrogées, cela concerne entre un et deux tiers des collaborateurs et pour 40%, plus de deux tiers des salariés ; si l’on regarde l’enquête Emploi de l’Insee de 2017, 45% des salariés du privé ont 10 ans ou plus d’ancienneté. On se rend compte que, si la masse de production concerne l’année 2020, les années à venir connaîtrons leur lot de production d’états récapitulatifs du parcours du collaborateur.
Enfin, si le service ressources humaines est impliqué dans la préparation des données et la production du document, c’est au manager que reviendra la charge de réaliser l’entretien du bilan des 6 ans. C’est ce qu’ont répondu les entreprises interrogées à 89%.
Un véritable enjeu stratégique
Au-delà d’un évident enjeu légal et financier, l’état récapitulatif du parcours du collaborateur sert des enjeux informatiques, managériaux, et de développement stratégique.
Le bilan du parcours professionnel oblige les entreprises à recenser des données issues de sources d’informations distinctes. En effet, pour avoir accès aux données sur la rémunération, les évolutions professionnelles, la formation et les entretiens, les services RH doivent aller puiser dans des bases de données pas toujours informatisées ou issues de SIRH différents. La production de ce livrable nécessite donc de compléter des données parfois manquantes, de choisir quelles données intégrer et de structurer son SIRH de façon à lui permettre de faire remonter tous les ans les informations nécessaires.
Par ailleurs, le bilan des 6 ans peut être présenté sous la forme d’un document qui servira de support de communication pour le salarié, un peu dans l’esprit du Bilan Social Individuel (BSI). Le support servira bien sûr d’échange avec le manager, qui doit être en mesure d’expliquer les informations présentes, l’esprit de la loi et le rapport avec les entretiens professionnels. Il sera donc indispensable d’accompagner les managers opérationnels dans la compréhension de cet entretien particulier.
Enfin, 60% des répondants ont annoncé utiliser le contenu des entretiens professionnels comme outil de gestion stratégique notamment dans le cadre de leur revue des talents ou des évolutions de carrières et GPEC. Les informations consolidées du bilan à 6 ans pourront permettre aux RH de bénéficier d’indicateurs de suivi sur ces sujets.
Pour finir, la notion de formation obligatoire au bilan des 6 ans ancre l’employeur dans une démarche formation ouverte sur le collaborateur et sur la compétence, mise en avant par la dernière réforme de la formation professionnelle continue.
Le bilan des 6 ans n’est pas un simple bout de papier : c’est un vrai levier d’engagement pour les entreprises et leurs collaborateurs.