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Management

Le collectif à distance comme outil de management

5/10/2020

 
 

Quelles Formations Collectives à Distance pour Servir le Management à Distance ?


Quelle époque épique ! Ceux qui se souviennent de l’émission de Yolaine de la Bigne sur France Info – il y a trop longtemps hélas – souriront en se remémorant cette voix si particulière, ce timbre si clair et bienveillant en même temps, et surtout ce regard toujours clairvoyant, pertinent, optimiste, et souriant sur notre société et son avenir. J’aimerais entendre sa chronique sur ce que nous vivons aujourd’hui…

Télétravail : le déconfinement a fait apparaître des attentes nouvelles chez les salariés

Nous traversons une période incroyable, simplement parce que nous savons que nous ne savons rien. Ou si peu. Nous connaissons tous une très longue liste d’incertitudes, dont certains éléments vont jusqu’à l’inquiétude. Et pourtant il existe déjà un certain nombre de certitudes qui devraient nous aider à trouver une certaine quiétude.

Une première évidence, c’est que le télétravail est devenu une composante incontournable dans nos organisations. Les changements dans l’accompagnement de nos équipes sont un enjeu majeur pour nous tous. Quelles sont les pistes pour réussir cette mutation ?

Le télétravail, rendu obligatoire dans un nombre massif d’organisations pendant le confinement, a créé de l’attente chez les salariés, tous postes confondus. Certes le contexte a favorisé l’implication : difficile de faire autre chose quand on est emprisonné chez soi. Il restera à démontrer que cette implication sera la même dans la durée, au-delà de la pandémie. Il n’en reste pas moins que les salariés attendent des propositions.

Il appartient aux organisations de faire des enquêtes puis d’accompagner ce changement. Chaque organisation est particulière et il ne convient pas ici de donner des règles. Cependant, nous sommes depuis un certain temps déjà dans un esprit de relations sociales qui ne permet plus de faire abstraction des souhaits de nos collaborateurs. L’écoute du management, les réponses que nous donnons aux aspirations qu’ils formulent, sont des leviers de motivation bien plus importants que la simple rémunération.

De très nombreuses organisations, de toutes tailles et tous domaines d’activité, ont intégré une part de télétravail. Pas pour le temps du confinement. Non : de façon pérenne. Un nombre impressionnant d’entreprises « frileuses » ont découvert tout son intérêt et l’ont intégré définitivement. Cette tendance va se renforcer dans les mois et les années à venir.

 

Des outils pour servir le management à distance : la technologie

Et donc voici venir des challenges inédits pour beaucoup, comme par exemple… le management à distance (ou au moins en partie).

En deux mois, nous avons tous réalisé des progrès fantastiques avec la technologie. « Avant-COVID », lorsque nous avions une réunion par visio-conférence, il fallait tester les connexions la veille, et ça ne nous enlevait pas les sueurs froides quelques minutes avant. « Après-COVID » nous avons tous participé activement à tant de réunions à distance que nous nous connectons maintenant tout juste une seconde avant. Notre appréhension de ces outils, au niveau macro s’entend, a gagné dix ans en sérénité. Presque tous les actifs ont dû s’y mettre, surtout dans les services. Bien sûr ces outils peuvent encore progresser, et nous en avons tous des exemples rocambolesques, mais nous devons bien admettre que globalement la qualité est satisfaisante.

Ces outils sont en première ligne pour aider l’encadrement. Toutes les formules ont été testées durant le printemps : de la réunion quotidienne obligatoire à la réunion mensuelle facultative, en petit groupe ou en méta-réunion. Les plus grands succès combinent une dose de réunions collectives avec un accompagnement individuel, tous deux mixant coaching et feedback. La meilleure recette consiste en un ordre du jour portant sur deux ou trois points, et laissant la place à l’interaction entre les collaborateurs. Le grand danger est le manager omniprésent, au centre de tous les échanges. Dans certaines organisations, ces réunions vont jusqu’à remplacer la pause devant la machine à café. Il n’est pas rare d’assister aujourd’hui à des confcalls où le manager se met en retrait, voire fait exprès de rejoindre la session plus tard.

Cette absence du manager, contrôlée et voulue, permet de transférer la responsabilité à l’équipe et renforcer les liens et l’implication.

Des outils pour servir le management à distance : la formation collective à distance

La délégation peut aller encore plus loin. Les responsables RH peuvent aider les managers en insérant des formations à distance.

Le Développement des Compétences est un levier indispensable pour renforcer les liens et communiquer les valeurs de l’entreprise.

Quelle que soit la formation, elle présente avant tout l’avantage d’être un point de relief régulier dans l’agenda du collaborateur. Une aspérité positive, récurrente, qui vient rythmer les journées de « solitude » ou de routine. Il vaut mieux en ce sens privilégier des formations plus extensives, étalées dans le temps et « homéopathiques ».

La formation collective à distance, par visio-conférence, est un moyen formidable pour réunir des collaborateurs autour de thèmes fédérateurs qui sont en-dehors du champ des réunions habituelles. Mais il faut être très vigilant sur le choix du formateur : en anglais, par exemple, il faut un expert facilitateur de communication, qui saura s’effacer pour laisser les participants interagir sur des activités surprenantes et dynamiques – surtout pas un professeur qui corrige la grammaire en s’appuyant sur une conversation autour des sujets d’actualité… Nous ne voulons plus vivre ces moments ennuyeux et non-impliquants. Surtout, ils n’auraient pas l’effet escompté, à savoir créer de la synergie et de la dynamique.

La formation collective à distance : des critères à respecter

La formation collective à distance est possible dans de nombreux domaines, surtout ceux qui ciblent le savoir-être, et dans une certaine mesure le savoir-faire. Si l’acquisition du savoir reste le domaine d’excellence du e-learning, le savoir-être ne peut se développer qu’en présence d’un miroir humain, accueillant les tentatives pour les transformer en expérience. Le rythme de l’échange doit être soutenu, pour permettre à chaque participant d’intervenir fréquemment tout en bénéficiant de l’expérience des tentatives des autres. La taille du groupe est critique : six participants maximum. Le bon formateur-facilitateur ne doit pas s’exprimer plus de 40% du temps. A six personnes, cela ne laisse plus que 10% à chacun.

Si le rythme régulier est le point de départ qui donne du relief aux journées, un autre point critique est la durée des séances. Nous avons tous vécu ces journées de confcalls successifs d’où nous sortons épuisés, les yeux « carrés » à force d’écran. La durée des séances collectives à distance ne doit pas excéder deux heures. Et encore, c’est déjà bien long. Le format idéal est d’une heure, avec un contenu intense, attrayant, et participatif. Au-delà, la concentration se dilue, l’implication devient irrégulière. A terme, cela peut générer un épuisement de la formation.

La question de la durée dans le temps est pareillement importante. Qui a envie d’intégrer une formation de douze mois, à raison d’une ou deux séances par semaine, par webcam ? On croirait entrer dans un tunnel sans fin, dont on ne verra jamais le bout. Chaque séance doit donner envie au stagiaire de revenir en courant à la prochaine. A l’évidence, un nombre raisonnable de séances permet de donner plus de valeur à chaque séance.

Les séances collectives intra-entreprise permettent de renforcer et maintenir le lien entre collègues, dans les entreprises à site unique et celles multi-sites. Mais pour les organisations qui veulent aller encore plus loin et ouvrir des fenêtres dans le télétravail de leurs collaborateurs, il existe aussi des formations collectives inter-entreprises à distance avec des résultats surprenants : échanges avec l’extérieur, montée en compétences dans sa capacité à écouter et à échanger, benchmarking, etc.

Toutes ces formations doivent toutefois répondre à quelques critères minimum : flexibilité pédagogique et de calendrier, adaptation à chaque groupe et à chaque individu, hyper-fiabilité dans l’organisation et la technologie, formateurs-facilitateurs experts dans la gestion dynamique de groupes à distance, suivi administratif juste et en temps réel.

Une telle offre existe déjà, il n’appartient pas à cet article d’en dresser la liste. Le temps nous dira combien d’organismes de formation qui ont découvert le distanciel avec le confinement ont su appréhender la portée fantastique de ces actions dans le nouveau paysage des relations sociales et du management.

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