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Organisation du travail

Les clés d’une organisation du travail agile en période d’incertitude

17/11/2020

 

L’année 2020 a amené la plupart des entreprises à revoir leur organisation du travail afin de tenir compte des impacts de la crise sanitaire. Ce contexte particulier a été l’occasion d’éprouver la résilience des organisations pour assurer une continuité des activités.

Les entreprises se sont relativement bien adaptées à la crise

Conformément aux directives gouvernementales, le travail à domicile a été institué à chaque fois que cela était possible. ADP a interrogé un échantillon représentatif de ses clients[1] afin de mesurer plus précisément les impacts RH de la crise sanitaire. 94% des entreprises interrogées ont utilisé le télétravail comme dispositif de continuité d’activité et il a concerné 61% de leurs collaborateurs.

Ces chiffres confirment l’ampleur du dispositif. Les entreprises ont tenté d’assurer des conditions de mise en œuvre les plus satisfaisantes possibles. Compte tenu du court délai imposé par le contexte et des différentes modalités préexistantes dans chaque entreprise sur la question, l’exercice n’était pas aisé. En effet, pour 45 % des structures interrogées, le télétravail n’était pas une pratique habituelle.

Malgré ce constat, l’adaptation de l’organisation du travail au contexte a été « simple » pour 58 % des entreprises et mise en œuvre de façon immédiate pour 73 %.

Ces chiffres illustrent l’agilité des entreprises au regard d’événements extérieurs s’imposant à elles.

Les services RH ont, entre autres, été au premier plan pour accompagner les acteurs de l’entreprise dans ce dispositif d’adaptation. Ils ont contribué à la cohérence de la démarche en favorisant les mécanismes d’une collaboration à distance efficace.

De nombreux projets RH ont dû être repriosés compte tenu de l’urgence des nouveaux chantiers à piloter : l’intégration des mesures gouvernementales dans la gestion de la paie, le respect des obligations légales, l’accompagnement des managers, le renforcement de la communication interne...

Un contexte qui sollicite les compétences clés du manager

Les managers ont également joué un rôle majeur dans la réussite du travail à distance en assurant un dispositif de communication permanent et inscrivant leurs actions en cohérence avec ce contexte particulier.

Selon notre étude, 39 % des managers se sont adaptés partiellement ou pas du tout à la situation. La majorité d’entre eux ont néanmoins mis en œuvre de nouveaux mécanismes de collaboration en adaptant le rythme et la forme des réunions et temps de partage. Un des enjeux était notamment de permettre les temps d’échanges informels et de maintenir une dynamique d’équipe avec des collaborateurs plus isolés. L’écoute, la communication, l’accompagnement ont été ainsi de précieux atouts pour garder le cap et répondre aux enjeux humains, organisationnels et économiques.

La communication, un enjeu fort 

55 % des entreprises interrogées ont mis en place de nouveaux processus de communication.

Ces processus sont variés et liés à la finalité visée : système de visio-conférence, journal de bord du DG, E-coffee, groupes de messageries instantanés, information hebdomadaire sur la situation actuelle, risques, indicateurs financiers, plan de déconfinement…

La période que nous vivons collectivement est ainsi l’occasion de repenser nos modes de fonctionnement afin de gagner en agilité dans un contexte incertain. La digitalisation des processus impliquant différents acteurs internes de l’entreprise est aujourd’hui, plus que jamais, un préalable essentiel à la collaboration, au partage de l’information et à la sécurisation des processus clés.

La fonction RH n’échappe naturellement pas à cet impératif et est acteur de l’intégration du digital dans la politique RH. Quelque soit l’étape du cycle RH, cette dimension parait être une des clés d’une agilité durable.

Pour conclure et selon les enseignements de notre étude, les priorités des entreprises pour garantir une organisation du travail agile pourrait se traduire en 3 axes non exhaustifs.

Faire évoluer les pratiques de télétravail : de nombreuses entreprises ont, à ce titre, initié des négociations avec leurs partenaires sociaux et ont mis en place des outils et des démarches de réflexion inclusives sur le sujet. Le but est de trouver le juste équilibre entre maintien du lien social, flexibilité apportée par l’expérience que nous vivons et contraintes associées aux métiers de l’entreprise.

Digitaliser les processus RH : l’ensemble des processus sont concernés. Au premier plan les documents contractuels et ceux liés à la paie mais, plus largement, l’ensemble des supports RH. Cette démarche était certes, initiée depuis plusieurs années mais va vraisemblablement prendre de l’ampleur au regard de notre expérience récente.

Renforcer la posture managériale : comme nous l’avons vu, les managers sont au premier plan pour créer une dynamique de travail la plus vertueuse possible et intégrant la diversité des perceptions des collaborateurs sur le contexte actuel. Un état des lieux objectif semble, dans ce cadre, déterminant pour répondre aux attentes des collaborateurs et accompagner les managers dans le renforcement des dimensions particulièrement utiles en période de changement et d’incertitude.


[1] ADP a mené une analyse qualitative auprès de 35 entreprises du 18 mai au 5 juin 2020. 19 % des entreprises du secteur de l’automobile, 46 % ayant un effectif compris entre 150 et 500 collaborateurs et 55 % localisés en Ile de France.

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