par Les règles de négociations collectives ont été aménagées et adaptées du fait des circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie de COVID-19.
Ces modalités ont été précisées dans les nouvelles ordonnances publiées au Journal officiel ainsi que dans le questions/réponses publié par le Ministère du travail le 29 mars 2020.
Ces nouvelles règles sont applicables aux réunions convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire (pour l’heure jusqu’au 24 mai 2020).
Procédure d’information-consultation du CSE
Le CSE a pour mission de promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail dans l’entreprise, il est donc informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise. Cela est notamment le cas concernant :
- les modifications importantes de l’organisation du travail ;
- le recours à l’activité partielle ;
- les dérogations aux règles relatives à la durée du travail et aux repos.
En outre, il joue un rôle particulièrement important dans les situations de crise et doit être associé à la démarche d’actualisation des risques.
Précision : Si l’urgence l’exige, l’employeur peut prendre des mesures conservatoires d’organisation du travail avant d’avoir effectué la consultation.
Réunions à la demande des représentants du personnel
Le CSE peut être réuni à la demande motivée de deux de ses membres, sur des sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.
Si un membre du CSE constate qu’il existe une cause de danger grave et imminent, il en avise immédiatement l’employeur ou son représentant. (Article L. 4132-2 du Code du travail)
La négociation collective en "présentiel"
Les réunions avec présence physique peuvent toujours se tenir pendant l’épidémie, sous réserve du respect de deux conditions :
- La négociation doit revêtir un caractère d’urgence (respect du calendrier législatif ou conventionnel des négociations, impératif légal ou conventionnel, nécessités liées à la réponse à la crise sanitaire) ;
- La réunion organisée doit respecter les consignes de sécurité sanitaire et les gestes barrières.
Si ces deux conditions sont respectées, les parties à la négociation bénéficient d’une autorisation de déplacement dérogatoire.
Recommandation: Le Ministère recommande toutefois de privilégier les réunions de négociation collective à distance.
La négociation à distance : recours à la visioconférence ou à l’audioconférence
Le ministère du Travail indique que les réunions peuvent se tenir par "visioconférence ou, à défaut, par audioconférence", à condition que ces techniques garantissent le principe de loyauté de la négociation collective.
Plus précisément, il convient toujours :
- de convoquer toutes les parties aux réunions, sous peine de nullité de l’accord collectif (cass. soc. 12 octobre 2006, n° 05-15.069, BC V n° 305) ;
- que les parties puissent être en mesure de s’exprimer et de débattre collectivement, en étant présentes lors des étapes essentielles de la négociation.
Précisions : L’ordonnance n° 2020-389 portant mesures d'urgence relative aux instances représentatives du personnel est venue rappeler cette possibilité en indiquant que par dérogation aux règles habituelles :
- Le recours à la visioconférence et à la conférence téléphonique est autorisé pour l’ensemble des réunions du CSE et des autres instances représentatives du personnel, après que l’employeur en ait informé les membres (et n’est plus limité à 3 réunions par année civile).
- Les réunions pourront également se tenir par messagerie instantanée dans l’hypothèse où une réunion par visioconférence ou conférence téléphonique serait rendue impossible. Sur ce point un décret viendra en préciser les conditions.
La signature à distance des accords collectifs
- La signature électronique :
Les entreprises et les branches professionnelles peuvent mettre en place un dispositif de signature électronique à condition qu’il soit conforme aux exigences de l’article 1367 du Code civil et au règlement européen n° 910-2014 du 28 septembre 2017.
En ce sens, la signature doit :
- être liée au signataire de manière univoque ;
- permettre d’identifier le signataire ;
- avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
- être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Précision : Le Ministère rappelle que cette solution est sûre juridiquement puisqu’une signature électronique délivrée par un prestataire de services de certification électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite.
- La signature manuscrite :
Le Ministère a précisé qu’il était possible « d’envoyer le projet soumis à signature à l’ensemble des parties à la négociation afin que chacune le signe manuellement en respectant certaines modalités ».
- Hypothèse où les signataires disposent de moyens d’impression : le projet d’accord peut être envoyé par mail, les négociateurs peuvent imprimer le projet, le parapher et le signer manuellement puis le numériser (ou à défaut le prendre en photo à condition que le document soit lisible) et le renvoyer par voie électronique.
- Hypothèse où les signatures ne disposent pas de moyens d’impression : un exemplaire du projet d’accord peut être envoyé par courrier ou porteur. Il pourra ensuite être signé et parapher et signer manuellement puis numérisé et renvoyé par voie électronique.
Il faudra ensuite assembler dans un même PDF toutes les pages signées par toutes les parties et déposer cet accord via la téléprocédure.
Précision : s’il n’est pas possible que les signatures de l’ensemble des parties figurent sur le même exemplaire, « l’accord ainsi signé sera constitué de l’ensemble des exemplaires signés par chaque partie ».
- Mandat :
Une organisation peut donner mandat à une autre pour signer l'accord collectif, en précisant dans son mandat la version du projet d'accord qu'elle accepte de signer et qui emporte son consentement.
Recommandation : Le Ministère recommande que le mandat soit écrit pour en faciliter la preuve. Il peut résider en un simple mail à condition que l’on puisse en identifier l’auteur.
La consultation à distance des salariés sur un projet d’accord
Certains accords d'entreprise ne doivent pas être négociés mais soumis à l'approbation des deux tiers du personnel (article L.2232-1 du Code du travail). Tel est le cas :
- dans les entreprises de moins de 11 salariés ;
- dans les entreprises de 11 à 20 salariés sans élus.
Dans ce cas, l'administration suggère de ne pas réunir l'ensemble des salariés pour recueillir leur approbation à l'occasion d'une consultation en présentiel mais de privilégier la consultation électronique.
Recommandation : Ce dispositif doit garantir la confidentialité du vote et l’émargement des personnes consultées, afin d’éviter le vote multiple. Et afin de garantir l’intégrité du vote, les entreprises sont encouragées à joindre un récapitulatif de l’opération de vote électronique émis par le prestataire lors du dépôt de l’accord.
Le dépôt en ligne des accords
- Les accords d’entreprise doivent être déposés en ligne : il faut veiller à regrouper l’ensemble des exemplaires signés en un seul fichier PDF le cas échéant.
- Le ministère invite les branches à déposer leur accord par voie électronique à l'adresse « depot.accord@travail.gouv.fr ».
- Lors du dépôt électronique d’un accord conclu en application des ordonnances du 25 mars 2020, il est conseillé à la branche de préciser dans l'objet du mail l'expression « accord ordonnances Covid-19 » afin que l'accord soit enregistré en priorité, en précisant si une extension de l'accord est demandée.
- Le dépôt doit s'accompagner, en pièce jointe, d'une version PDF de l'accord signé et des pièces habituelles (version anonymisée et justificatifs de notification de l'accord aux organisations syndicales représentatives).
Précision : Le dépôt papier de l'accord original pourra être fait ultérieurement, la transmission par voie électronique du document avec ses pièces jointes déclenchant son enregistrement.