par Ces dernières décennies, la majorité des entreprises ont repensé leur organisation et leurs processus RH pour mieux s’inscrire dans l’ère de la Digitalisation. Cette dynamique s’est accélérée récemment avec le contexte de crise sanitaire.
Comment allier bien-être du collaborateur et digitalisation des processus RH ?
Aujourd’hui, il n’est pas aisé de poursuivre une expansion pérenne sans digitaliser les principales activités de l’entreprise. Le processus de digitalisation n’est hélas pas toujours bien assimilé, il nécessite de prendre en compte différentes dimensions (stratégiques, humaines, organisationnelles...).
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à s’engager dans cette voie, certaines pratiques semblent néanmoins avoir un impact limité. Ce qui nous amène à réfléchir sur cette notion et proposer une définition limpide.
La digitalisation des processus RH dans l’entreprise, que faut-il comprendre ?
Il existe différentes définitions pour décrire ce dispositif. Nous avons retenu une description conforme aux ouvrages tels que le Petit Larousse et le Petit Robert.
Ainsi, par digitalisation des processus RH, nous pouvons comprendre « l’ensemble des procédés permettant de numériser les pratiques RH à l’aide d’outils spécialisés et numériques ». De cette manière, les entreprises ayant bien saisi ce fonctionnement, ont mis en place des systèmes, permettant d’adopter de nouveaux modes de travail, destinés aux divers acteurs de l’entreprise.
La fonction RH ne cesse donc de poursuivre sa transformation digitale : les experts RH sont en effet particulièrement concernés. Ils ont tout d’abord bénéficié de solutions numériques permettant de gérer la paie, d’exploiter et d’archiver l’ensemble des documents RH de l’entreprise. Puis, ils ont disposé d’autres outils en lien avec le pilotage stratégique et la gestion des talents (formation, entretiens, revue des talents, revue des rémunérations…).
Ensuite, la digitalisation s’est poursuivie avec les managers en leur proposant des applications dédiées au pilotage opérationnel de l’activité telles que des solutions de reporting et des tableaux de bord.
Les collaborateurs sont également intégrés à cette démarche : les demandes de congés, la préparation des entretiens et même le recueil des besoins de formations sont souvent digitalisés. Et, depuis l’adoption en 2016 de la loi Travail et sa mise en pratique, les entreprises ont accéléré leur processus de digitalisation en s’appuyant sur la dématérialisation du bulletin de paie.
Ces nouvelles approches visent bien entendu de multiples objectifs tels que : améliorer des processus, gagner en productivité, s’allier à une démarche RSE et valoriser la marque employeur. Quels avantages offrent réellement la digitalisation au collaborateur ?
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La digitalisation des processus RH : quels bénéfices pour le collaborateur ?
La digitalisation de la fonction RH au sein des entreprises a, dans un sens, facilité la vie des salariés dans leur environnement de travail. En effet, l’automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée a permis aux salariés de se recentrer sur l’essence même de leur métier.
De plus, le collaborateur peut avoir accès à des informations de manière plus simple et aussi plus rapide, en total autonomie grâce à l’optimisation des divers canaux de communication internes tels que l’intranet et la messagerie interne. Ainsi, il réduit les délais de réponse, c’est l’effet « immédiateté » : Il profite donc d’une communication plus fluide entre les différents services de l’entreprise. Ces nouveaux processus sont perceptibles par le salarié dans toutes les étapes de la vie du collaborateur. Nous pouvons prendre l’exemple du onboarding qui permet d’échanger en amont de l’embauche sur les formalités contractuelles et ainsi privilégier des échanges plus fructueux lors de l’accueil, le premier jour, par le service RH. Le salarié entame donc mieux son parcours d’intégration : il est ainsi plus impliqué au sein de l’entreprise et dans sa nouvelle mission.
Tous ces dispositifs profitent aux collaborateurs : ils vivent pleinement leur mission avec une mise en valeur de leur fonction, moins de stress et sont donc plus heureux. C’est ce qui participe à leur bien-être. Le bien-être du salarié est un véritable enjeu dans le domaine de l’amélioration de la Qualité de vie au Travail, les entreprises ont intégré ce paramètre dans leur stratégie de déploiement des outils de digitalisation au sein de leur organisation. Cet enjeu est un réel levier pour améliorer certains indicateurs comme le turnover ou encore le taux d’absentéisme. La mise en place du télétravail a permis une souplesse dans l’aménagement du temps de travail qui a contribué au bien-être du salarié. Cette digitalisation joue un rôle essentiel dans l’épanouissement du salarié mais ne laisse-t-elle pas percevoir certains points de vigilance ?
Les conditions de réussite de la digitalisation des processus RH
Cette digitalisation peut impacter différemment le travail des collaborateurs. Ainsi, le rythme de travail peut s’intensifier avec des outils induisant une forme d’immédiateté.
Cette transformation permanente peut induire un inconfort pour le collaborateur. Comment peut-il finalement améliorer son quotidien et gagner du temps dans la réalisation de ses missions ? Parmi les collaborateurs, certains sont en phase avec l’évolution des nouvelles technologies et d’autres sont moins à l’aise avec cette démarche.
Ainsi, sans un accompagnement adapté, les objectifs de la digitalisation peuvent être contre productifs et ne pas intégrer la nécessaire dimension humaine associée.
La fonction RH est au premier plan pour préserver l’équilibre entre digitalisation et bien-être au travail. Des entreprises se sont penchées sur les impacts de la digitalisation pour les collaborateurs, elles ont intégré un axe stratégique dédié au bien-être. Ainsi, elles ont développé des pratiques et programmes permettant de réguler l’usage des dispositifs numériques pour le bien-être des salariés. En 2015, AXA Banque a intégré ses collaborateurs, dès le début, dans cette réflexion du bien -être au travail pour qu’ils soient force de proposition. Le droit à la déconnexion est également un sujet récurrent qui a inspiré de nombreuses initiatives : La Direction des Ressources Humaines de Sodexo a lancé en 2013, « Adoptez l’e-mail attitude », pour encourager les salariés à faire usage du courriel de manière plus responsable. L’objectif, en posant un défi collectif de manière ludique à ses salariés, était de réduire le nombre de courriels envoyés de 20%. Price Minister, quant à lui a en 2015 mis en place une demi-journée sans courriels, un vendredi matin par mois. Ces pratiques nous amènent à penser qu’il est essentiel de s’interroger sur la maitrise de cette digitalisation.
Pour accompagner sa transformation digitale dans des conditions optimales, il est primordial d’anticiper en portant son regard au loin et dans la direction souhaitée :
La digitalisation ne doit pas viser uniquement les performances technologiques et organisationnelles.
Il est essentiel de ne pas perdre de vue la dimension humaine et particulièrement celle à accorder aux collaborateurs. Ces phases de mutation au sein de l’entreprise sont certes nécessaires et inévitables, c’est pourquoi elles requièrent une attention spécifique qui passe par le pilotage et la maitrise de la conduite du changement. Cette bienveillance relative à la mise en place d’une transformation digitale contrôlée ne fera qu’accroitre le bien-être du salarié. Le salarié doit rester au cœur de la stratégie digitale de l’entreprise afin que cette avancée au sein de l’entreprise et de notre société soit un levier d’épanouissement.
