par La fonction RH, comme toutes les fonctions de l’entreprise, est en recherche permanente d’efficacité pour, notamment, répondre à la stratégie de l’entreprise et favoriser un accès et un partage des informations efficients entre les différents acteurs de l’organisation.
Ainsi, les Directions RH s’appuient, de plus en plus, sur des systèmes d’information permettant de répondre à ces enjeux multiples impactants des processus clés et collaboratifs, vecteur de valeur ajoutée pour l’efficacité organisationnelle.
La digitalisation des processus RH connait, depuis plusieurs années, un plein essor. Ceci s’explique par la recherche d’agilité permanente en termes d’organisation travail et une complexification des règles de pilotage et de conservation des documents RH de l’entreprise.
Dans ce contexte, la Gestion Electronique de Documents (GED) représente un enjeu fort pour les entreprises qui souhaitent adopter une démarche de digitalisation efficace et pérenne.
Pourquoi la GED contribue à une digitalisation réussie ?
La GED est l’un des outils pour accompagner une stratégie digitale. Elle doit donc être intégrée dans une réflexion globale pour préciser les objectifs et les résultats attendus pour l’entreprise.
Nous pouvons définir la GED comme un processus visant à dématérialiser, organiser et diffuser un ensemble de documents en fonction de leurs thématiques.
Elle a notamment pour objectif de structurer la base documentaire d’une organisation pour faciliter la recherche et l’accès aux informations en fonction d’un certain nombre de critères préalablement définis. Elle s’applique à différents domaines. Nous allons ici faire un focus sur la dimension RH.
Le contexte que nous connaissons agit comme un accélérateur dans les dynamiques de digitalisation. Depuis plusieurs années déjà, les entreprises ont initié des projets de dématérialisation. L’expérience récente a confirmé que la GED RH constitue une priorité de nombreuses organisations en 2021.
Selon l’observatoire de la dématérialisation RH, 63% des décideurs interrogés jugent l’automatisation des processus documentaires et métiers comme un enjeu majeur voire prioritaire.
Le bouleversement des organisations du travail et l’incertitude associée nécessite de repenser la façon dont les acteurs accèdent et partagent l’information et notamment sur la dimension RH.
En effet, la base documentaire RH est très riche en termes de contenus et est régie par des principes de conservation et de confidentialité souvent spécifiques.
Ainsi, dans une organisation de plus en plus décentralisée, la GED peut constituer un vrai levier structurant pour la stratégie digitale de l’entreprise.
Le cadre légal facilite par ailleurs, les démarches de digitalisation. En effet, la législation de ces dernières années, notamment les lois de 2009 et 2016 ainsi que les ordonnances Macron de 2017, permet aux entreprises de s’inscrire dans une dynamique de dématérialisation de façon plus simple.
Ce levier est précieux pour permettre à l’entreprise de proposer aux collaborateurs des processus nouveaux d’accès à l’information : dématérialisés, innovants et sécurisés.
Les partenaires sociaux pourront également être associés à cette démarche de changement pour inclure les dynamiques propres à chaque organisation.
Comme nous l’avons précisé, la GED est l’un des outils à disposition de l’entreprise pour conduire sa transformation digitale. Cependant, c’est un outil central et structurant pour tous les processus RH.
L’architecture de la base documentaire, les workflows ou encore la nature des documents stockés sont autant de sujets qui vont impacter favorablement la visibilité des documents nécessaires à la gestion administrative et RH, souvent chronophage.
Quels impacts vertueux pour l’entreprise ?
Entreprendre une démarche de gestion électronique de documents constitue un intérêt à bien des égards.
Une partie des documents RH de l’entreprise doit respecter des durées de conservation au regard notamment de la valeur probante de leur contenu. C’est là un des premiers enjeux : garantir la conformité d’archivage dans un espace sécurisé.
L’architecture doit être en lien avec les pratiques observées de l’entreprise et des systèmes de workflow quant au dépôt, à la validation ou encore à la consultation doivent être préalablement établis et partagés avec les parties prenantes.
Une GED bien pensée permet ainsi d’accroitre la productivité en réduisant les temps de recherche des documents selon leur importance, la fréquence de consultation ou encore au regard des principales demandes émanant des acteurs de l’entreprise.
Dans un environnement où l’expérience utilisateur constitue un facteur déterminant d’engagement et de fidélisation, une GED peut contribuer à améliorer la perception des collaborateurs en termes d’accès et de diffusion de l’information.
Une satisfaction globale est ainsi observée, permettant de renforcer le lien entre fonction RH, managers et collaborateurs. Cette dimension est particulièrement importante dans le cadre du travail à distance développé actuellement.
Enfin, en réduisant le temps associé au processus d’accès aux documents, les acteurs peuvent se consacrer à d’autres tâches à valeur ajoutée.
Comment mettre en place une GED efficace ?
Comme nous l’avons vu, mettre un place un processus de GED efficace nécessite concertation et anticipation. Il s’agit, dans un premier temps, de faire un état des lieux exhaustif des documents concernés par le processus.
Il convient ensuite de les cartographier en fonction de critères légaux et propres à l’entreprise afin d’initier le plan de classement et les modalités d’accès.
Des critères tels que le caractère individuel, collectif, confidentiel, stratégique, à valeur probante sont quelques-unes des clés d’entrée d’une cartographie de base documentaire.
En complément de ce travail d’analyse, une vraie réflexion sur le partage de l’information doit être mise en œuvre en mettant en place par exemple, un groupe de travail, afin de réfléchir aux acteurs habilités, à leurs rôles en termes d’utilisation de la GED. Mettre l’utilisateur final au cœur de sa réflexion constitue souvent un facteur de succès dans la démarche.
Pour conclure, il est intéressant de constater qu’un processus à priori technique et informatisé peut représenter tant d’enjeux pour la fonction RH et l’entreprise dans son ensemble.
Ce constat s’explique notamment par le caractère central et structurant de la GED et par son impact sur l’ensemble des processus internes, et notamment RH.
C’est ainsi un dispositif à part entière de la démarche RSE d’une politique RH tant pour ses aspects environnementaux, humains et sociaux.
Dans un avis adopté le 14 avril 2021, la plateforme RSE du site France Stratégie propose 22 recommandations visant à faire de la Responsabilité Numérique des Entreprises un pilier de la RSE.
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