par L’emploi du temps d’un étudiant est organisé en fonction de ses cours de la semaine, pour un collaborateur, c’est la même chose s’il active le mode time blocking. A partir de blocs de temps définis, cette méthode permet une meilleure organisation et un gain d’efficacité. Explications.
De quoi parlons-nous exactement ?
Répondre à un mail dès sa réception, réaliser une tâche tout en consultant les réseaux sociaux ou en répondant au téléphone, participer à une réunion à n’importe quel moment de la journée ou encore multiplier les pauses, pour bon nombre de collaborateurs, l’organisation du travail demeure parfois hachée et peu structurée.
Avec des distractions nombreuses, la perte de concentration est importante et l’efficacité pour le travail accompli souvent imparfaite. Dès lors, il existe une méthode pour inverser la tendance et mieux gérer ce temps au travail. Celle-ci s’appelle le time blocking.
Le principe : gérer son temps par « blocs »
Son principe consiste à créer des blocs de temps structurant une liste de missions à réaliser pendant une journée ou pour une semaine de travail.
Des blocs qui ressemblent au fameux emploi du temps d’un collégien sur lequel il est indiqué par exemple que de 9h à 10h, il a cours de mathématiques, de 10h à 11h, de français, etc. Avec le time blocking, c’est la même chose. L’idée est qu’un collaborateur travaille sans interruption sur une tâche durant un temps défini.
Comment l’appliquer ?
Mettre en place une organisation en mode blocs de temps demande d’abord de réfléchir à ses priorités en fonction des objectifs que l’entreprise a fixés. Ensuite, il suffit simplement de noter le temps nécessaire à leur exclusion et le créneau horaire le plus adapté pour les réaliser. Certains seront ainsi plus productifs le matin qu’en fin de journée. Il faut donc tenir compte du niveau de concentration le plus efficient au cours d’une journée.
Une fois ces premiers blocs établis, d’autres, dits secondaires, viendront compléter l’agenda. Il s’agit de moments au cours desquels l’individu prendra le temps de répondre à ses mails, réalisera des tâches administratives, prospectera, etc. Tout ce qu’il juge non prioritaire. A cela s’ajoutent des périodes de pauses régulières et d’imprévus à noter. Un bilan journalier complète la méthode afin d’ajuster et de modifier le calendrier en fonction.
Les avantages : plus de productivité et une organisation optimisée
En appliquant l’organisation en mode time blocking, un collaborateur viendra booster sa productivité en optimisant son temps grâce à une meilleure organisation. Il évite ainsi de multiplier les actions sans jamais se concentrer finalement sur une en particulier.
En s’investissant dans cette logique, les avantages sont multiples : un meilleur contrôle du temps, une simplification du quotidien, une limitation de la procrastination, un gain d’efficacité et une concentration optimale sur la mission ou le projet à réaliser.
Cette méthode représente alors une vraie option pour prendre conscience que le temps au travail est précieux et que tous les moments de perte de temps et de divagation peuvent être mieux contrôlés.