par La digitalisation de la fonction RH est l'un des sujets que les entreprises doivent traiter rapidement. Selon le baromètre RH&M et Willis Towers Watson 2021 , la digitalisation de la fonction RH est la deuxième priorité des DRH.
Cela est peut-être lié au fait qu'une partie des processus RH traditionnels n'a pas suivi le rythme de l'évolution technologique rapide.
Il n'y a jamais eu de moment plus important pour agir la digitalisation des RH que maintenant. Le paysage économique évolue rapidement et les entreprises doivent suivre le mouvement, sous peine d'être distancées par leurs concurrents ou de nouveaux acteurs.
Pour rester en tête de la concurrence et prospérer à l'ère des technologies perturbatrices, il est essentiel que vous disposiez d'une stratégie claire pour la digitalisation de votre fonction RH. Dans cet article, nous allons présenter six étapes clés que vous devriez suivre pour garantir la capacité de votre entreprise à tirer parti des opportunités offertes par les “RH digitales”.
Les enjeux de la digitalisation de la fonction RH
Avant de faire le saut vers la digitalisation de la fonction RH, il est utile de comprendre les enjeux de la digitalisation des RH .
La productivité de l'équipe RH
De plus en plus, les équipes RH sont composées de professionnels qui doivent gérer de multiples rôles et responsabilités, ce qui rend difficile de se concentrer sur des tâches spécifiques. L'introduction d'outils digitaux peut aider à rationaliser les processus et à libérer les membres de l'équipe pour qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Le contact accru avec les collaborateurs
Les outils digitaux peuvent aider à réduire le fossé qui peut exister entre les collaborateurs et les RH, permettant une meilleure communication et un retour d'information plus efficace. L'amélioration de l'engagement des employés est la clé de la réussite d'une stratégie RH digitale.
La vue à 360° des process RH
Les outils digitaux peuvent aider les équipes RH à acquérir une compréhension globale des différents processus RH. Il s'agit notamment d'avoir accès à des données en temps réel et à des informations sur le recrutement, la gestion des performances, la formation et le développement, ainsi que sur d'autres domaines clés de responsabilité.
S'adapter aux nouvelles technologies
La technologie évoluant et se développant à un rythme rapide, il est essentiel que les équipes RH puissent s'adapter rapidement aux nouveaux outils et logiciels. Cela implique de disposer d'une feuille de route claire pour sélectionner et mettre en œuvre des outils digitaux qui correspondent à la culture et aux objectifs de l'entreprise.
La sécurisation des échanges d'informations
Étant donné la nature sensible de nombreuses activités RH, il est important de s'assurer que tous les outils et solutions digitaux sont sécurisés. Il faut notamment tenir compte de la confidentialité des données et des protocoles de cybersécurité pour protéger les informations confidentielles.
Le respect de la réglementation
Enfin, toute solution RH numérique doit être conforme aux diverses réglementations et normes régissant la protection des données dans différents endroits. Selon l'endroit où votre entreprise opère, vous devrez peut-être tenir compte des lois nationales ou régionales dans votre stratégie de RH numérique
La Responsabilité Sociale et Environnementale
Les outils digitaux peuvent permettre aux entreprises d'évaluer et de gérer leur impact environnemental et de suivre leurs contributions sociales. En intégrant ces éléments dans les stratégies de RH numériques, les entreprises peuvent démontrer leur engagement en faveur de la durabilité tout en améliorant le moral et l'engagement des employés.
Etape #1 : faire l'état des lieux de l'existant
Il est rare qu'une entreprise n'ait aucun outil digital en place.
Faire le point sur les processus RH et les outils digitaux déjà en place est une étape importante pour améliorer la situation.
S'il peut être facile de tomber dans le piège qui consiste à penser qu'un nouvel outil ou processus est ce qu'il faut, le fait d'examiner fréquemment de plus près ce qui existe déjà peut donner des résultats surprenants.
La clé pour comprendre chaque processus RH est de le cartographier et de comprendre comment il s'interface avec d'autres process. En investissant du temps dans la cartographie de ces connexions, on s'assure qu'il n'y a pas de lacunes entre les processus et que toute mise en œuvre éventuelle de nouveaux outils digitaux se déroule sans heurts.
Il est d'ailleurs intéressant de rajouter sur ces cartographies les outils utilisés et les personnes ressources.
La recherche de gains d'efficacité et la rationalisation des processus existants grâce à l'utilisation des données peuvent également offrir des solutions inattendues, en libérant du temps et des ressources supplémentaires pour une planification plus stratégique.
En fin de compte, il est essentiel de faire le point - non seulement pour s'assurer que les systèmes existants fonctionnent bien ensemble, mais aussi pour mieux évaluer les domaines qui doivent être améliorés.
Etape #2 : modéliser les processus de gestion/production.
Les processus de gestion des ressources humaines peuvent être complexes et lourds à gérer. Le moyen le plus efficace de les traiter est de développer un modèle qui vous permette de systématiser le flux de travail.
Ce modèle doit fournir des lignes directrices pour les membres de l'équipe RH, comme des objectifs de performance, des tâches et des jalons pour mesurer les progrès.
En outre, il doit comprendre des dispositions relatives aux avantages et aux récompenses pour les membres du personnel afin d'encourager l'excellence sur le lieu de travail.
L'élaboration de ce type de cadre structuré contribuera en fin de compte à rationaliser les principaux processus RH, ce qui permettra de les gérer avec plus d'efficacité et d'efficience.
Etape #3 : établir une stratégie.
L'établissement d'une stratégie efficace de digitalisation des RH peut avoir un immense potentiel dans le taux de réussite de toute organisation. L'accent doit être mis sur une analyse approfondie de la technologie pour mieux comprendre son potentiel et identifier les processus améliorés qui peuvent être mis en œuvre. Il est important de créer des objectifs, de planifier un calendrier, de déterminer le budget et les ressources, de développer des protocoles et de mettre en place des mesures de performance.
Cette approche fournit un plan qui décrit les risques ainsi que les récompenses. Avec la bonne stratégie en place, les entreprises peuvent développer des solutions qui répondent aux besoins actuels mais qui tiennent également compte des objectifs futurs de l'organisation. Sachant que personne n'est en mesure de prédire ce que sera la digitalisation dans quelques années.
Etape #4: choisir les meilleurs outils
Pour choisir les meilleurs outils vous devez savoir précisément quels sont vos besoins et combien de temps chaque outil ou processus exige. Vous ne voulez pas investir dans un nouveau système RH trop complexe ou trop long pour vous rendre compte par la suite qu'il ne contribue pas à l'efficacité de l'équipe RH.
Vous devez également prendre en compte le niveau de frais généraux dont vous aurez besoin avec le système.
Par exemple, si vous envisagez de mettre en place des logiciels e learning , il est nécessaire de faire une analyse poussée des différentes solutions existantes sur le marché. Et c'est peu dire qu'il en existe une grande quantité.
En matière de choix d'outils digitaux il n'est pas rare de devoir changer plusieurs fois d'outils. Un outil peut parfaitement répondre à votre besoin à un instant T et ne plus y répondre un ou deux ans plus tard, parce que l'outil n'a pas évolué ou bien parce que votre besoin a changé.
Etape #5 : former et accompagner
Une étape essentielle pour digitaliser votre fonction RH consiste à former et à soutenir vos collaborateurs. Et c'est malheureusement une étape qui est souvent "délaissée" dans les projets de transformation digitale - les cordonniers seraient ils les plus mal chaussés ?
Sans compter que les professionnels RH ne sont pas toujours les plus à l'aise avec les outils digitaux et ont rarement une passion pour ces technologies - il existe bien sûr des contre-exemples.
La formation initiale des équipes RH sur les nouveaux outils doit être planifiée et suivie pour éviter que les personnes se retrouvent seules et démunies face aux outils.
Soyons honnêtes les outils digitaux sont parfois simples en apparence et compliqués en réalité - surtout si vous n'avez pas été formé.
L'autoformation et le bouche à oreille en matière d'outils digitaux ont des limites qui peuvent rapidement être atteintes et qui risquent de réduire les bénéfices attendus de la digitalisation.
Il est également essentiel de se tenir au courant des tendances émergentes et de comprendre comment utiliser les données de manière appropriée.
Enfin, reconnaître l'importance du travail d'équipe est essentiel car les tâches deviennent plus complexes au cours des projets de digitalisation, ce qui permet à l'équipe RH de progresser efficacement vers la réussite du projet.
Etape #6 : mesurer et améliorer
Lors de la première étape, vous avez évalué vos capacités techniques actuelles et vous avez déterminé votre performance. Lors des étapes suivantes vous avez entrepris des actions, modifié les process, ajouté des outils digitaux et accompagné vos équipes RH pour améliorer cette performance.
Un projet de digitalisation sérieux des RH doit clairement mesurer les résultats obtenus, mais aussi adapter ses opérations en fonction des nouveaux défis ou des obstacles supprimés. L'élaboration de rapports d'avancement basés sur des mesures permet de s'assurer que tous les efforts sont clairement perçus dans leur capacité à créer de la valeur pour les parties prenantes tout au long de la transition.
Conclusion
La digitalisation de la fonction RH n'est plus une option. Si vous voulez fidéliser vos collaborateurs, créer un cadre propice à la performance et garder une longueur d'avance sur vos concurrents, il est temps de mettre de côté les méthodes traditionnelles et de mettre à jour les systèmes.
A défaut le chantier risque d'être pris en charge par nos amis de l'informatique et du marketing, qui ont de réelles compétences sur le sujet, mais à qui il manque la connaissance fine des ressources humaines - à chacun son rôle dans l'entreprise.