par La dématérialisation : une étape décisive
Du recrutement à la gestion des départs, en passant par la gestion des entretiens, des évaluations, de la formation, du développement des carrières, des attestations, des déclarations, ou encore tout simplement du bulletin de paie… chacune des missions de la fonction RH génère une foule de documents qu’il faut renseigner, vérifier, trier, classer, archiver… puis rechercher !
Le traitement physique de l’ensemble de ces opérations s’est historiquement soldé par une surconsommation de papiers dont les impacts se sont révélés désastreux, tant sur le plan écologique que financier, sans compter les contraintes de locaux, de sécurisation, et de la main d’œuvre correspondante. Les progrès de la technologie ont heureusement permis d’assumer ces tâches – ou au moins la plupart d’entre elles – de façon dématérialisées. Bien que toutes les entreprises ne soient pas au même niveau d’avancement dans leur gestion documentaire, il apparaît néanmoins clair que la dématérialisation généralisée représente l’avenir.
De la dématérialisation des documents à la digitalisation des processus
L’enjeu est de permettre à la Direction des Ressources Humaines d'homogénéiser et de fluidifier les échanges de données, pour améliorer l’efficacité et la qualité du service rendu en interne. La digitalisation est ainsi en train de devenir un nouveau moteur de la productivité RH :
- Plus de maniabilité, moins d’erreurs, plus de sécurité, plus de simplicité : c’est du temps gagné pour ce qui est vraiment stratégique dans la fonction RH et répondre aux ambitions réelles d’une politique RH aujourd’hui !
- Une grande facilité d’accès et de traitement des demandes et des processus RH impacte l’expérience collaborateur de manière positive et constructive. Sécurité, fiabilité et conformité sont aujourd’hui des vecteurs d’attrait et de fidélisation des talents.
- Moins de consommation de papier, plus de rapidité de traitement : c’est intégrer les nouveaux modes de consommation en faveur de l’environnement et montrer que la DRH participe pleinement à la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise.
Une généralisation de la digitalisation RH
La digitalisation des processus RH s’est accélérée depuis la crise sanitaire. Auparavant seules les grandes entreprises et majoritairement les entreprises du secteur tertiaire se lançaient dans cette démarche. Aujourd’hui, ce sont toutes les entreprises qui sautent le pas.
Il faut dire que 58 % des personnes utilisent désormais une tablette ; 84 % possèdent un smartphone et 77 % en font un usage quotidien, selon le « Baromètre du numérique » . L’attente est forte en matière de souplesse numérique, et la crise des talents incite clairement les entreprises à évoluer en la matière.
Comment mettre en place un projet de SIRH performant
Il s’agit, quelle que soit la taille et la forme de l’entreprise, d’élaborer et mettre en place un Système d’Information RH qui permette de répondre aux attentes des salariés.
Rappelons que la réussite d’un tel projet passe par des étapes bien définies. Il faut en effet :
· Réaliser un audit de l’existant pour évaluer l’impact du projet, dresser un état des lieux des pratiques et faire l’inventaire des besoins.
· Créer un groupe projet dédié et motivé pour favoriser l’adhésion des autres collaborateurs : la direction doit soutenir et porter le projet afin qu’il soit accompagné par l’ensemble de l’entreprise. En effet, la mise en place d’un Système d’Information RH concerne tous les acteurs de l’entreprise.
· Elaborer un planning de mise en place du projet et définir des jalons : imposer des deadlines et des objectifs permettra de se projeter sur la durée pour ainsi permettre de faire des points d’étapes avec l’équipe projet sur l’état d’avancement.
· Miser sur la communication : rappelons qu’elle est la clé de réussite du projet ! Dès le début, il s’agit d’impliquer les collaborateurs en adaptant les supports de communication à son public, et d’informer tous les acteurs de l’entreprise tout au long du projet, jusqu’à l’utilisation du nouveau Système d’information RH, en proposant des ateliers pour favoriser la prise en main des outils.
· Choisir judicieusement son prestataire SIRH : le choix de son partenaire n’est pas un choix anodin ; on ne change pas de système d’information RH chaque année. En plus de s’assurer des fonctionnalités techniques du nouvel outil, il est important d’examiner à la sécurisation des données RH.
· Mettre en œuvre des indicateurs : le suivi dans le temps des indicateurs permet de mesurer l'efficacité des actions et de mettre en œuvre des ajustements, si nécessaire.
Jusqu’à présent, les systèmes d’informations RH étaient plutôt réservés aux grandes entreprises. En effet, changer de SIRH rimait souvent avec projet fastidieux, énergivore, et couteux. C’est désormais du passé : le marché du SIRH est en plein essor, avec des produits toujours plus innovants adaptés à toutes les entreprises et à tous les secteurs d’activités. Selon Markess, le marché des services et des logiciels RH connaîtra d’ici 2024 une croissance annuelle de 8%.
Encore de beaux projets à venir !