par Dans notre premier article DRH, (re)trouvez la maîtrise de vos données ! nous avons souligné l'importance et la difficulté pour les acteurs des Ressources Humaines de rester "pro-actifs" dans la transformation face aux constantes évolutions technologiques.
Les défis liés à la complexité des architectures SIRH et aux réglementations strictes, telles que le RGPD, exigent des décideurs RH une compréhension claire de leur environnement technique pour adopter des stratégies efficaces et une déclinaison à 360 degrés de cette stratégie auprès de tous les acteurs internes.
« Mais maîtriser la data, ce n’est pas seulement investir dans la tech ou confier le sujet à quelques Data Scientists dans l’organisation. Oui, la plupart des projets data n’aboutissent pas ou ne donnent pas les résultats attendus ! »
C'est le constat d'échec que partage le cabinet Datalogy dans l'Ebook Data Culture for business: les recettes qui marchent... vraiment et qui s'appuie sur 15 retours d'expériences de professionnels de divers secteurs.
Dans ce second article, il nous semble important de revenir sur les particularités de ce que nous avons défini dans l'article précédent comme "la Data RH". Comment et pourquoi dans beaucoup de structures, c'est une vision Système d'information fragmentée qui s'est imposée, au détriment d'une vision data plus globale.
Tout d'abord, il faut revenir sur la construction particulière des SIRH qui a prévalue ces dernières années, étroitement liée aux particularités intrinsèques du domaine RH et de la nature des données qui y transitent.
Le SIRH qui fait tout pour tout le monde n'existe pas.
Bien que la plupart des processus RH soient aujourd'hui "digitalisables", cette évolution s'est faite par étapes, en fonction des besoins adressés successivement par les différentes générations de SIRH : paie, gestion des absences, recrutement, évaluations, formation, talents... les innovations dans l’offre SIRH sont constantes dans chaque domaine.
Quand la technologie a modifié les usages
Les ruptures technologiques ont profondément fait évoluer les systèmes d’information mais également nos usages et nos méthodes.
Par exemple l'introduction des logiciels en tant que service (SaaS) dans le domaine des ressources humaines a entraîné un changement significatif dans les méthodes de travail. Ces outils, moins flexibles pour s'ajuster aux exigences particulières que leurs prédécesseurs, ont amené les entreprises à revoir et souvent simplifier des processus internes vieillissants.
La technologie est ainsi devenue un vecteur de meilleures pratiques colportées par les éditeurs eux-mêmes, conduisant à une amélioration globale des processus RH.
On peut citer en particulier la tenue des entretiens individuels qui ont beaucoup évolués en 10 ans ou les politiques d’intégration guidées par les outils d’onboarding.
Malheureusement, les particularités et contraintes propres à chaque organisation rend très difficile d'adopter une solution unique, pérenne et intégrée pour gérer l'ensemble des besoins.
Autrement dit, l'offre de solutions SIRH proposées ces 20 dernières années s'est fragmentée autour de 3 axes :
- La succession des technologies employées (des progiciels robustes et très personnalisables, gérés sur site, à des Saas très rapides, ergonomiques et hébergés dans le cloud mais plus génériques)
- La succession des domaines adressés par ces outils au fil du temps
- L'évolution des besoins des clients internes et externes de la DRH de plus en plus exigeants
Il est ainsi courant de trouver pour une même organisation plusieurs systèmes très différents et dont l'intégration dans un ensemble cohérent tient souvent du casse-tête (à posteriori)
Cette évolution n'a pas favorisé une stratégie claire en matière de données : c'est une approche système qui a longtemps prévalu dans la structuration des projets et à travers elle, les équipes se sont constituées autour de spécialistes systèmes, dont les éditeurs en premier lieu.
Pire encore, les problématiques liées aux données ont souvent pu passer inaperçues, ou du moins sembler acceptables, jusqu'à ce qu'il devienne nécessaire de réunir les différentes pièces du puzzle dans un ensemble cohérent.
Le RIB fantôme
Un cas assez courant de problématique croisée concerne la gestion de la fin des évènements.
Prenons par exemple de la gestion du RIB (Relevé d'Identité Bancaire) des collaborateurs.
Un SIRH A peut conserver plusieurs occurrences de RIB et utiliser les dates de début et de fin de validité pour déterminer quel est le RIB en cours. Un SIRH B lui, peut être conçu pour ne conserver que le RIB en cours sans avoir à vérifier la date de fin puisqu'il n'y a qu'une occurrence. Les deux méthodes fonctionnent.
Lorsque ces deux systèmes se déversent dans le système C, des incohérences aléatoires apparaissent et pour certains collaborateurs, on ne sait pas trop pourquoi, c’est un ancien RIB qui ressort avec toutes les conséquences que cela implique.
Des données apparemment correctes peuvent ainsi entraîner des erreurs croisées complexes à identifier et le seul moyen d'anticiper ce type de problème est d’adopter une vision data en amont et indépendante des systèmes.
Passer d'une vision système à une vision Data
Dès qu'il faut faciliter la circulation des données d'un système à l'autre, les centraliser pour permettre leur croisement, ou tout simplement les homogénéiser en vue d'une analyse approfondie, l'adoption d'une approche centrée sur les données devient essentielle.
Elle offre une perspective unifiée de l'écosystème des SIRH dans son intégralité, englobant non seulement les systèmes informatiques, mais également les individus, leurs rôles, leurs responsabilités et les méthodes, le tout aligné sur une stratégie commune axée sur les données.
Illustration issue de l’article Data-centric project requirements?
En pratique, cela signifie évoluer d'une organisation composée de spécialistes des systèmes vers une équipe de spécialistes des données, travaillant de concert pour assurer la cohérence et l'intégration des données au sein de chaque système.
Lorsqu'une entreprise envisage d'implémenter un nouveau SIRH, la tendance est souvent de rechercher des experts spécifiques à ce système. Bien sûr, ces compétences seront nécessaires, mais il est crucial de comprendre que les défis les plus significatifs surviennent généralement en intégrant le nouveau SIRH dans l'écosystème informatique existant, un domaine souvent complexe et moins documenté. Par conséquent, il est essentiel d'avoir des professionnels qui comprennent en profondeur l'ensemble du système d'information de l'entreprise, car c'est dans ces interactions entre le nouveau SIRH et les systèmes existants que résident les problématiques les plus complexes.
Réhabiliter les initiatives locales
Les avantages d'adopter une vision data unifiée sont nombreux et se déclinent à tous les étages de l'organisation. Un exemple parlant pour bien comprendre concerne la gestion des initiatives locales.
Il arrive fréquemment que des services, filiales ou individus au sein d'une entreprise développent des solutions locales pour répondre à des besoins spécifiques, des contraintes uniques, ou simplement tirer parti de compétences disponibles. Cela peut se traduire par la création d'un service sur mesure, une macro Excel pour économiser du temps, ou un site web conçu en interne, souvent plus à jour que les outils officiels "groupe" fournis dans le cadre du SIRH global de l'entreprise.
Généralement, ces initiatives locales ne sont pas souhaitables car elles engendrent une source de données parallèle qui fait concurrence aux sources "officielles", lesquelles devraient normalement être utilisées par toutes les applications (par exemple, la structure organisationnelle de l'entreprise).
Dans une approche centrée sur les données, ces initiatives locales peuvent être intégrées de manière efficace pour peu qu'elles respectent les règles et normes générales établies par l'entreprise. Ces solutions "sur mesure" peuvent non seulement coexister harmonieusement avec les systèmes existants, mais également enrichir l'ensemble des services offerts ; Et si une telle initiative locale s'avère performante, elle pourrait même être adoptée à une plus grande échelle.
La Data de demain se prépare aujourd’hui.
Notre façon de négocier le virage Data aura des conséquences durables sur la mise en place des technologies émergentes faites d'API et de microservices.
Visualisation, analyse, apprentissage, NoCode les outils se démocratisent, il est devenu facile de développer rapidement des applications très fonctionnelles à moindre coût, embarquant des services d'intelligence artificielle puissants. Le nouvel eco-système SIRH qui se dessine sera à la fois plus riche, plus complexe mais surtout plus contraignant sur la maitrise des données.
Data-centric = Collaborateur-centric
Enfin, il faut rappeler qu'adopter une vision centrée sur les données revient à se focaliser sur le collaborateur et le management de la richesse humaine. En effet, comme nous le verrons dans notre prochain article, le cycle de vie des données RH est étroitement lié au parcours professionnel du collaborateur au sein de l'organisation, et c'est une chance à saisir !
En d'autres termes, le parcourt collaborateur et la bonne gestion des données qui lui sont attachées doivent servir de boussole pour adopter une vision Data cohérente, pertinente et efficace qui se déclinera dans toute l'organisation au sein d'une culture Data Partagée.
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Pour aller plus loin :
Data Culture for business: les recettes qui marchent... vraiment par Datalogy
Data-centric project requirements par stratégic Structure
Enhance Your Roadmap for Data and Analytics Governance par Gartner
Playbook for Upgrading HR Operational Efficiency par Gartner
https://www.visier.com/blog/10-reasons-shift-data-driven-hr-model/ par Visier