par Pratique qui s’est considérablement développée et enrichie au fil des années, le onboarding s’est progressivement imposé comme un processus central de gestion des talents au sein des entreprises.
Le onboarding constitue ainsi une étape clé de la vie du collaborateur permettant de favoriser une « socialisation organisationnelle ».
Ce thème a notamment été développé par plusieurs experts comme vecteur de transmission de culture d’entreprise[1] et moyen de donner « une grille d’interprétation des événements qui guide la construction de sens[2] »
Processus vivant qui permet de créer un lien singulier et durable entre un nouveau collaborateur et une entreprise, le onboarding revêt de nombreux enjeux humains, organisationnels et économiques.
De la signature du contrat de travail à la finalisation de la période d’essai, différentes « marches » vont ainsi faciliter l’émergence du talent détecté au cours du processus de recrutement.
Le recrutement des talents d’une entreprise contribue à sa performance en permettant notamment de répondre à des besoins de compétences, à priori non disponibles dans l’organisation. Il mobilise les acteurs RH et les managers et constitue un réel investissement qu’il convient de sécuriser à long terme.
En effet, les coûts directs et indirects de ce processus impliquent pour l’entreprise une recherche permanente d’efficience.
Les dernières tendances de l’INSEE publiées en juillet 2020 confirment l’évolution, depuis plusieurs années, des taux de démission (8.2 %) et de fin de période d’essai (3.7 %).[3] Afin de limiter le turn over, les entreprises ont ainsi investi dans des démarches de onboarding de plus en plus élaborées afin de :
- Renforcer le sentiment d’appartenance du nouvel embauché
- Fidéliser les talents en créant une expérience collaborateur personnalisée
- Permettre au collaborateur de disposer des moyens pour se développer et grandir.
En période d’incertitude, les recrutements sont souvent plus contraints. Le processus d’intégration est ainsi particulièrement important pour sécuriser les recrutements réalisés par l’entreprise.
Onboarder et intégrer en 2021…
Dans une société où l’information est accessible à tout moment et en temps réel, donner les informations utiles au « bon moment » peut s’avérer différenciant. Cela permet notamment de pallier le biais d’une transmission d’informations trop importante qui peut altérer l’impact de son contenu. L’information doit être ainsi transmise de manière progressive et pertinente au regard des étapes de l’intégration afin d’éviter amalgames et confusion.
L’implication de l’ensemble des acteurs de l’entreprise constitue également un critère central de la réussite de l’intégration.
La fonction RH construit et pilote la démarche en cohérence avec la stratégie de l’entreprise, sa culture et ses valeurs. L’ensemble des outils associés répond ainsi à cette cohérence afin de faire passer les « bons messages ».
Le manager a également un rôle déterminant dans la réussite de l’intégration en favorisant une démarche de proximité et d’écoute propice à d’éventuels ajustements. Cette posture permettra au nouveau collaborateur d’être accompagné dans son intégration de façon personnalisée et de forger sa propre expérience de l’organisation.
Les membres de l’équipe sont également partie prenante puisqu’ils vont permettre au nouvel embauché de comprendre les mécanismes de collaboration en œuvre au sein de l’équipe et, en ce sens, de trouver sa place au sein du collectif.
Les pratiques observées mettent en avant l’utilité d’une démarche basée sur :
- Une personnalisation de la démarche (par rapport au poste, à la période, à la personnalité…) En effet, même si le cadre défini est garant des objectifs généraux de l’intégration, l’approche individualisée est l’occasion de créer un lien unique et durable avec le nouveau collaborateur. Le tuteur a ainsi un rôle central dans cette démarche.
- Un ensemble d’outils cohérent :
- Un parcours basé sur des temps d’apports théoriques, d’observation et de mise en situation encadrée permet de valider la montée en compétences du collaborateur et d’ajuster les phases de l’intégration en temps réel.
- Des temps et des outils permettant de prendre du recul et de partager du feedback positif et constructif sur les phases de l’intégration (rapport d’étonnement, points de situation réguliers…).
- Un processus de suivi et d’évaluation de la démarche basé sur un entretien en début de période d’intégration avec des objectifs partagés et réalisables.
Les apports de la digitalisation
Au regard de la diversité des modes de travail et d’organisation, la digitalisation du processus de onboarding est essentielle.
La mise à disposition des contenus du passeport d’intégration sur un espace en ligne dédié et user friendly constitue une réelle valeur ajoutée.
Gain de temps, adaptation des canaux (documents, vidéos, chat…) par rapport à la finalité des communications, identification des acteurs impliqués permettront au nouvel embauché de trouver ses marques rapidement et de privilégier autonomie et souplesse dans son parcours.
La digitalisation d’un processus de onboarding a également une vertu structurante capitalisant sur les bonnes pratiques et permettant une plus grande traçabilité du parcours et des étapes associées.
L’approche digitale ne remet pas en cause la dimension humaine de la démarche dans la mesure où les acteurs peuvent se concentrer sur les interactions à plus forte valeur ajoutée, dans une logique de responsabilisation réciproque.
Un contexte renforçant l’intérêt du onboarding
Le contexte dans lequel l’intégration va se dérouler est un facteur non négligeable. En effet, il apparait essentiel de pouvoir adapter le processus d’intégration à la singularité de la situation de l’entreprise (croissance, changements organisationnels, types de collaboration…).
En 2021, il est ainsi primordial de veiller à la proximité des acteurs en période d’intégration notamment si les moments informels sont moins fréquents. Nous faisons notamment référence ici à la situation de télétravail plus marquée. Ainsi, les grands principes évoqués précédemment doivent être adaptés (rythme, format, temporalité…) afin de répondre aux spécificités liées à l’isolement et au manque de spontanéité des échanges habituellement observée.
En conclusion, nous pouvons donc rappeler que le onboarding est un processus clé de chaque politique RH qui mérite une attention particulière actuellement afin, notamment, de préserver ses impacts vertueux sur la rétention des talents et la performance de l’entreprise.
