Guide complet sur la gestion des temps et des activités

La gestion des temps et des activités (GTA) consiste à suivre et à organiser le temps de travail des salariés d'une entreprise, afin de maximiser l'efficacité et la performance. Elle constitue un levier stratégique et moderne accessible aux services RH pour améliorer les résultats de leur entreprise. Ce guide présente les principes, les avantages et les utilisations possibles de la GTA et des logiciels de gestion des temps et des activités. La GTA permet également de s’assurer de l’équilibre travail et bien être.

Définition de la gestion des temps et des activités

La gestion des temps et des activités englobe toutes les techniques et outils qui permettent de mesurer, analyser et planifier les heures de travail des employés. Elle repose principalement sur l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps et des activités. La GTA s’attache à mesurer et à planifier le travail des effectifs dans plusieurs domaines clé :

• La saisie des temps de travail ;
• la planification des heures ;
• l’affectation des activités ;
• la gestion des absences et congés ;
• le contrôle de la conformité.
• La mise en place des spécificités individuelles et des accords d’entreprise

Une gestion des temps et des activités efficace permet de s’assurer que toutes les tâches sont effectuées en temps voulu et à un coût optimal.

Les principes de la gestion des temps et des activités

L'optimisation de la gestion des temps et des activités repose sur plusieurs principes clé, sur lesquels les services RH s’appuient pour installer un cadre d’action commune :

• Précision. Chaque minute compte. Le processus de mesure des heures de travail doit être rigoureux, fiable et exhaustif.
• Transparence. Les employés doivent bénéficier d'un accès ouvert à leurs informations d'activité, afin d'assurer l'implication et la confiance des équipes.
• Normes et standards. Les pratiques, normes et protocoles doivent être définis précisément afin que les règles soient appliquées de façon cohérente.
• Sécurisation des données. L'accès aux données personnelles des temps de travail et d’activités des employés doit être sécurisé, en conformité avec le RGPD..
• Technologie. Une gestion des temps et des activités efficace repose sur l'utilisation de logiciels de GTA dédiés. Ils permettent d’analyser le temps de travail et d’optimiser les ressources.

Intégration logicielle. Le logiciel de gestion des temps et des activités sont intégrés à d’autres solutions RH, telles que le logiciel de paie et de gestion du personnel pour éviter des erreurs et favoriser la “paie juste”

• Conformité.
• La souplesse et évolutivité. La GTA doit être en capacité de répondre rapidement à des évolutions imprévues et nécessaire à l’entreprise.
• Les processus collaboratifs et application mobile: pour améliorer l’expérience collaborateur et fluidifier les relations entre le salarié et l’entreprise.

Le recours à un logiciel de GTA est essentiel à la mise en place d’une stratégie efficace d’administration du personnel. Cela représente un avantage décisif en comparaison avec des méthodes classiques et manuelles de gestion des équipes.

Aspects et fonctionnement de la GTA

Dans la pratique, la gestion des temps et des activités couvre trois domaines principaux :

• La gestion des horaires de travail ;
• la gestion des projets et des tâches ;
• le suivi des congés et des absences.

La GTA s’attache ainsi à suivre, analyser et optimiser les activités salariées dans leur globalité. La gestion des horaires de travail permet le suivi précis des temps et des jours d'activité de tous les collaborateurs, salariés ou intérimaires. La gestion des projets et des tâches consiste à évaluer et à anticiper les charges de travail à venir.

En corrélant la planification des tâches avec les horaires de travail, la GTA permet une allocation optimale des ressources dans le temps. Enfin, le suivi des congés et des absences évite les blocages en cas d’indisponibilité, et assure que les temps de travail et de repos respectent la législation du secteur et du pays.

Fonctionnement d’un logiciel de gestion des temps et des activités

Un logiciel de gestion des temps et des activités inclut généralement la saisie des temps de travail et des absences, le suivi des activités, la planification des horaires et des heures supplémentaires, et la gestion des congés. La synchronisation logicielle de l’ensemble de ces fonctions permet d’optimiser la productivité de l’entreprise sur l’ensemble des cycles d’activité.

Ainsi, le logiciel de gestion des temps et des activités apporte une solution clé en main qui optimise la productivité des équipes et décharge les services RH des tâches les plus fastidieuses, pour se concentrer sur le pilotage stratégique des activités.

Les avantages de la GTA pour les entreprises

Les entreprises qui mettent en place une stratégie efficace de gestion des temps et des activités peuvent en tirer de nombreux bénéfices :

• Optimisation des ressources. Une GTA efficace permet de mieux utiliser les ressources humaines disponibles. Les entreprises améliorent ainsi leur rentabilité et se concentrer à des missions RH à forte valeur ajoutée.
• Meilleure conformité. Une solution numérique facilite le signalement de toute pratique contraire au droit du travail. Cela crée un environnement sûr, qui minimise les risques de non-conformité.
• Bien-être des équipes. Un logiciel de gestion des temps et des activités peut contribuer à la satisfaction du personnel grâce à une gestion plus rationnelle et souple du temps de travail.
• Flexibilité internationale. Les éditeurs de logiciels de GTA offrent des solutions multi-pays. Les multinationales peuvent centraliser et standardiser certaines procédures, tout en s’adaptant aux exigences locales.

Enfin, les données du personnel relatives au temps de travail et aux activités sont aussi plus précises. En cas d'audit ou de contrôle par un organisme tel que l’Urssaf, l'entreprise dispose de données fiables, permettant de minimiser les risques d'amende.

La GTA en France et dans les pays francophones

La gestion des temps et des activités est étroitement liée aux dimensions culturelles et à la législation locale d’un pays ou d’une région. En France, la GTA nécessite des ajustements particuliers dans le domaine des heures supplémentaires, RTT et congés payés, des absences et arrêts maladies.

Le dispositif de réduction du temps de travail attribue des journées et demi-journées de repos aux employés qui travaillent plus de 35 heures par semaine. L'application des RTT est complexe à maîtriser pour les services RH, car elle est régie par différentes conventions, accords de branches ou d’entreprises. Un logiciel de gestion des temps et des activités pourra résoudre cette difficulté en appliquant automatiquement la réglementation adéquate.

 Certains secteurs d’activité ont des besoins plus complexes et spécifiques comme

• l’agriculture et viticulture: saisonnalité, horaires modulaires, instantanéité des résultats.
• Le secteur HCR (hôtel/café/restaurant): gestion spécifique des horaires et des planning.
• Le secteur du transport (intégration des données des chronotachygraphes, heures d’équivalences) . Secteur hospitalier: gestion des plannings, de la présence...

Exemples d’utilisation de la GTA

En France, ce sont surtout les grandes entreprises et les PME qui utilisent un logiciel de gestion des temps et des activités. Ces derniers sont particulièrement utiles dans les secteurs hospitaliers ou industriels, où les plannings sont particulièrement complexes. Ainsi, un producteur pourra utiliser ces outils pour minimiser les périodes d'inactivité des machines, et maximiser le rendement des équipes sur les lignes de production.

De nombreuses sociétés françaises optimisent leur gestion des temps et des activités, comme Bureau Veritas avec l’aide d’ADP. L’enjeu pour Bureau Veritas était d’harmoniser la gestion des temps des 8 500 collaborateurs de l'entreprise en France. L’implémentation du module ADP Time Connect au sein de la solution ADP Link a apporté de réaliser de nombreux progrès :

• Unification et modernisation du système de gestion des temps et des activités ;
• intégration de la solution GTA au SIRH pour simplifier le suivi des temps de travail ;
• suivi des événements de présence comme la formation ou le télétravail ;
• gain de productivité des services RH grâce au recueil des informations auprès des salariés.

Au delà d’un logiciel, la solution ADP Time Connect est un module de la solution complète de gestion du capital humain ADP Link. Cette plateforme, adaptée aux besoins des entreprise de + de 200 salaries permet de digitaliser l’ensemble des processus RH, tels que la paie, l‘administration, la gestion des données et la gestion des temps et des activités.

La GTA dans les pays francophones

Les pratiques en matière de gestion des temps et des activités varient également dans d'autres pays francophones. Les méthodes et outils utilisés partagent certaines similitudes avec la France, tout en présentant des distinctions notables.

• Belgique. La législation du travail impose des règles spécifiques en matière de temps de travail et de pauses, notamment en ce qui concerne la durée journalière du temps de travail. Les logiciels de gestion des temps et des activités doivent en tenir compte.
• Canada francophone. Les services RH des entreprises des provinces canadiennes francophones investissent dans les logiciels de GTA. La gestion des heures nécessite une approche particulière, le Canada s'étendant sur six fuseaux horaires.
• Pays africains francophones. En Afrique subsaharienne, les entreprises adoptent de plus en plus les solutions de GTA. En Côte d'Ivoire ou au Sénégal, les entreprises des secteurs de la pêche et de l'agriculture peuvent ainsi mieux suivre les heures et répartir les tâches pendant les périodes critiques.

Dans un contexte international, les logiciels de GTA permettent ainsi de s'adapter à la législation, aux coutumes et aux pratiques professionnelles de chaque pays.

Comment implémenter la gestion des temps et des activités ?

Malgré ses nombreux avantages, la gestion des temps et des activités présente également certains défis. Introduire de nouvelles technologies ou méthodes de gestion peut entraîner des difficultés d'adaptation. Les services RH doivent sensibiliser les équipes sur les bénéfices de la gestion des temps et des activités, et former adéquatement le personnel sur l'utilisation correcte du nouveau système.

Le logiciel de gestion des temps et des activités devra en outre être intégré avec les autres solutions, notamment de gestion de la paie. Une mauvaise intégration peut compliquer le suivi des horaires, ce qui compromet l’efficacité de la gestion des temps. Votre solution de GTA doit donc réunir les avantages suivants :

• Facilité d’utilisation, avec une interface intuitive pour les managers d’équipe ;
• compatibilité technique avec vos systèmes de paie, de comptabilité, et d’ERP ;
• coût initial, coût de fonctionnement et de maintenance ;
• réputation, fiabilité et avis des utilisateurs du fournisseur de logiciel de GTA.

Si votre société est active dans plusieurs pays, la dimension internationale du fournisseur de logiciel de gestion des temps et des activités est un critère important de sélection. Avec une présence dans plus de 140 pays, ADP est le leader mondial et votre partenaire de référence pour utiliser un logiciel de gestion des temps et des activités en France et dans le monde.

Les tendances en gestion des temps et des activités.

La gestion des temps et des activités est un champ dynamique. Parmi les tendances de la GTA, l’utilisation de l'intelligence artificielle devient de plus en plus courante. L’IA permet de traiter des volumes massifs d'informations, pour prévoir les besoins futurs, détecter les anomalies, et discerner les modèles de gestion les plus productifs.

Le big data est une autre tendance forte en gestion des temps et des activités. Avec le développement des solutions RH disponibles en SaaS (Software as a Service) et hébergées sur le cloud, les entreprises disposent d'une capacité accrue pour collecter de grandes quantités de données. Un logiciel de gestion des temps et des activités peut analyser ces données pour optimiser encore davantage les temps de présence.

Les investissements technologiques majeurs et constants réalisés par ADP permettent de fournir aux services RH un logiciel de GTA de pointe, à la fois fiable et innovant, et qui renforce la conformité. Pour augmenter la productivité de votre personnel, découvrez nos solutions en logiciel de gestion des temps et des activités.