par La révolution du digital passera aussi par la paie !
Signal de l’arrivée prochaine de la paie pour le salarié ; outil de contrôle pour le gestionnaire paie... le bulletin de paie remplit des missions très différentes selon ses usagers.
Un peu d’histoire
Initialement, le bulletin était clairement destiné au salarié : apparu au XIXème siècle en pleine révolution industrielle, il permettait de remettre au salarié un décompte de sa paie afin qu'il vérifie les éléments et conserve la preuve des retenues.
AU XXème siècle, le document s'enrichit au fur et à mesure des nouvelles lois : premières cotisations, nom et qualification du salarié, montants bruts et nets, nom et adresse de l'employeur... Le document se complexifie et devient un outil incontournable pour contrôler la bonne application de la loi.
Mais depuis une trentaine d'année, on assiste à une tendance inverse visant à plus de simplification : charges patronales non obligatoires, regroupement des cotisations ... et récemment bulletin clarifié ou en janvier 2019 l’impôt à la source !
Lorsqu'on interroge les salariés sur leur bulletin, ils attendent avant tout un document simple et lisible, là où le gestionnaire de paie préfère résolument un bulletin détaillé et exhaustif.
Alors, est-il possible de réconcilier le bulletin simple attendu par le salarié avec le bulletin exhaustif du gestionnaire de paie ?
Du point de vue du salarié...
Selon une enquête réalisée par ADP auprès de 232 salariés de juillet à novembre 2017, 4 salariés sur 5 ne regardent que les informations clés sur leur bulletin de paie. Le résultat est sans surprise : la quasi-totalité des travailleurs regardent leur net à payer et plus rares sont ceux qui regardent le détail de leurs cotisations. Sans aller jusqu'à les supprimer, et si c'était le moment de les rendre moins visibles ?
D'ailleurs, c'est ce que propose naturellement les interviewés. A la question « Quelles sont les évolutions attendues ? », les répondants évoquent une priorisation des informations affichées. Mais aussi moins de lignes, de la couleur et un bulletin avant tout plus lisible !
... vers un bulletin résolument moderne
La réforme du bulletin clarifié qui regroupe les cotisations, uniformise les libellés, limite le nombre de lignes... fait une partie du chemin, il faut bien l'admettre.
Néanmoins à l'heure du digital, de la "user expérience", les salariés seraient en droit d'attendre un bulletin beaucoup plus moderne. C'est à dire un document dans lequel ils trouveraient tout de suite l'information qu'ils recherchent : le net à payer, leurs compteurs et pourquoi pas l'explication immédiate de ce qui a changé par rapport au mois précédent : leur prime a-t-elle été versée ? Ont-ils touché des heures supplémentaires ? etc.
En matière de forme, là aussi, il y aurait beaucoup à faire. C'est évident, lorsque le bulletin était papier, il était difficile et coûteux de multiplier les couleurs, les graphiques, le nombre de page. L'enjeu était de communiquer un maximum d'information sur une feuille papier au format A4. Mais avec la révolution du numérique, le paysage s'est profondément transformé. Il est désormais possible d'innover sur la forme : couleurs, images, espace et interactivité sont les nouveaux standards.
Bref, le moment est venu de proposer un nouveau bulletin centré sur les besoins du collaborateur et alignés avec ses nouveaux usages.
Oui, mais l'expert ?
Sauf que l'expert, de son côté, utilise encore très souvent le bulletin comme outil de contrôle. C'est sur le bulletin de paie qu'il vérifie que les données variables sont bien prises en compte, que les différentes bases sont correctes ou que les calculs sont justes.
Plus le bulletin est exhaustif, plus il dispose d'informations à portée de main pour le contrôler.
La réforme du bulletin clarifié lui complique donc la tâche : en réduisant le nombre d'informations affichées sur le bulletin, l'expert doit aller chercher l'information ailleurs et se lance dans des manipulations complexes. Pas étonnant donc que nombreux soient les experts qui réclament un retour au bulletin détaillé.
Pourtant le bulletin clarifié est une occasion de revisiter des pratiques de contrôle qui n'ont pas bougés depuis plusieurs dizaines d'années. En effet les derniers progrès technologiques (digital, BIG DATA) ferment définitivement la porte aux liasses de papier et aux matrices Excel. De nouvelles technologies permettent de réinventer ces nouvelles pratiques, notamment en mettant en place de nouveaux outils de contrôle.
Il s’agit maintenant de piloter et de contrôler les données de paie, déclaratives et comptables depuis une application centrale qui incluse les alertes et les événements, des comparaisons et des rapprochements automatiques et des fonctionnalités de traçabilité.
Conclusion
Que ce soit pour l'expert ou pour le salarié, EXIT donc le vieux bulletin papier traditionnel. La révolution du digital passera aussi par la paie !