Tirez-vous pleinement parti de vos partenariats avec les prestataires de paie multi-pays ?

Depuis 2020, beaucoup d'entreprises ont multiplié leurs initiatives de transformation numérique et de dématérialisation. Cette accentuation soudaine de la courbe d'adoption de la technologie ébranle les modes de travail établis et incite les dirigeants d'entreprises à reconsidérer la valeur générée par l'externalisation de solutions technologiques et les partenariats complexes associés.

Un écosystème croissant de collaborateurs internes et externes

L'externalisation, sous différentes formes, existe depuis la révolution industrielle, bien qu'elle ne soit devenue une stratégie courante au sens moderne que dans les années 1980. Depuis lors, de nombreuses entreprises ont misé sur les avantages de la collaboration avec des partenaires externes pour :

• optimiser la productivité et les coûts ;
• accéder aux nouvelles technologies et aux viviers de talents ;
• et les aider à se repositionner en fonction des cycles économiques et des tendances émergentes.

Notre façon de travailler n'est plus la même désormais. Les dirigeants des entreprises en pleine expansion internationale accordent une plus grande attention à leurs réseaux de valeur d'externalisation, car ils cherchent des moyens de s'adapter aux attentes et aux dynamiques de la « nouvelle normalité ».

Dans le même temps, de nombreuses entreprises voient s'estomper les frontières entre les catégories de collaborateurs internes. Le personnel permanent à temps plein et à temps partiel, les travailleurs occasionnels et les tiers tels que les indépendants et les consultants occupent tous une place essentielle au sein de l'écosystème de la main-d'œuvre, qu'ils relèvent directement ou non de la paie.

Pourquoi les entreprises externalisent-elles la paie ?

Voici un exemple très représentatif : il y a plusieurs dizaines d'années, le service de la paie figurait parmi les premières fonctions non essentielles que les entreprises décidaient de sous-traiter. (Fondée en 1949, ADP s'est positionnée à l'avant-garde de ce nouveau secteur en tant que prestataire de traitement manuel de la paie.)

Les raisons pour lesquelles les entreprises externalisent leurs opérations de paie ont peu changé au fil des ans. Il est fréquent que la décision soit due à une goutte d'eau qui fait déborder le vase, comme des sanctions en cas de non-conformité, une atteinte à la sécurité des données ou une rotation du personnel liée à des erreurs dans le calcul des salaires des employés. Sur une note plus terre à terre, les responsables des RH et des finances externalisent la paie lorsque le personnel ou les technologies disponibles en interne sont limités.

Ces motivations prévalent aujourd'hui, et d'autres d'objectifs commerciaux plus stratégiques apparaissent en haut des priorités des entreprises en quête de croissance, à savoir :

72% des entreprises sont prêtes à envisager l'externalisation de la totalité ou d'une partie de leurs processus de paie¹

S'adapter à un contexte en pleine mutation

Le marché mondial des services d'externalisation de la paie devrait connaître un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 5 % entre 2024 et 2029². Comment s'explique une telle croissance ?

Depuis 2020, les entreprises ont commencé à étendre leur écosystème de prestataires et de fournisseurs et à coopérer avec un plus large éventail de partenaires en réponse à plusieurs changements socio-économiques majeurs. Parmi ces changements, citons l'intérêt accru des consommateurs et des salariés pour les avantages de la coopération mondiale, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement et la transition vers des effectifs plus dispersés du point de vue géographique.

Aujourd'hui, la paie est plus que jamais sollicitée par les entreprises. Remettre une paie exacte et à temps ne suffit plus désormais, car la gestion de la paie devient plus stratégique. Les entreprises découvrent que la paie contribue à fidéliser davantage les salariés en plus de favoriser l'acquisition de nouveaux talents. Elle renforce également l'efficacité et améliore la rentabilité tout en se servant de données intelligentes pour améliorer la prise de décision. Concrètement, la paie n'est plus qu'une simple dépense, elle contribue désormais à générer de la valeur. Mais pour y parvenir, les entreprises reconnaissent le besoin d'une réelle expertise, ce qui explique pourquoi elles sont de plus en plus nombreuses à externaliser la paie.

Voici quelques-uns des principaux facteurs de transformation de la paie internationale et les avantages que l'externalisation de la paie peut offrir aux entreprises afin d'atteindre cet objectif :

• Intégrer l'intelligence artificielle dans le processus de paie. L'injonction à faire plus avec moins est de plus en plus forte, et la pénurie de personnel n'est pas sans conséquences. De plus en plus d'entreprises comptent sur la technologie pour rationaliser les processus, accélérer les tâches répétitives et faciliter les missions les plus délicates comme l'analyse de données.
• Améliorer l'expérience collaborateur. Les entreprises veulent utiliser des services et méthodes de paiement innovants pour offrir plus de flexibilité à leurs salariés, et ainsi préserver la satisfaction et la fidélité du personnel.
• Renforcer la sécurité des données. Compte tenu de la multiplication des cyberattaques, préserver l'intégrité des données n'a jamais été aussi essentiel.
• Fournir une intégration fluide. Les entreprises cherchent de plus en plus à intégrer les données relatives à la paie avec d'autres systèmes de gestion afin de réduire le temps consacré à la gestion des informations.
• Sécuriser les compétences et fidéliser les talents en matière de paie. La croissance des attentes entraîne un besoin de compétences davantage spécialisées pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Concernant votre fonction de paie internationale, comment trouver le juste équilibre entre les ressources internes et l'expertise externalisée, et quels sont les principaux aspects à prendre en compte ?

Organiser un écosystème de partenaires de paie

1. Parvenir à un consensus en interne sur le nombre optimal de partenaires de gestion de la paie pour votre entreprise

   Voici quoi répondre à toutes les entreprises qui vous diront qu'un seul prestataire de paie internationale ne peut pas gérer tous les besoins de paie multi-pays : certains clients d'ADP ont des stratégies de paie externalisée et vous diraient volontiers le contraire.

   Le fait de s'associer à un plus grand nombre de prestataires de paie dégrade-t-il intrinsèquement la qualité de la relation entre le fournisseur et le client ? Il est vrai que la multiplication des partenariats interentreprises a forcément des conséquences :

   • plus de responsabilités en matière de gestion des prestataires et de communication ;
   • moins de contrôle interne ;
   • implications financières ;
   • sans oublier la nécessité de mettre en place une approche technologique délibérément intégrée afin de gérer un vaste écosystème de prestataires.
   
   

   Le degré de renforcement dépendra de votre vision de la fonction de paie de votre entreprise à l'avenir et de la manière dont vous comptez l'élever au rang d'atout stratégique de la société. Êtes-vous en quête de partenaires externes afin de compléter les compétences de votre équipe paie en interne, ou afin d'assumer l'essentiel du travail par le biais d'un accord d'externalisation complète ?

   C'est l'aspect le plus logique pour votre entreprise qui doit être le facteur déterminant concernant le nombre optimal de partenaires au sein de l'écosystème de votre société, et non pas la taille ou la localisation de vos effectifs. Un véritable partenaire aura à cœur de défendre les intérêts de votre entreprise, quelle que soit l'incidence sur la configuration du réseau de valeur de votre prestataire de paie internationale.




2. Atténuer le risque d'interdépendances

   Nous avons déjà vu quelques risques, mais nous devons en examiner d'autres, notamment dans le domaine des licences technologiques.

   • Comment les technologies individuelles des prestataires interagissent-elles entre elles, et cela peut-il à un moment ou à un autre désavantager votre entreprise ?
   • Avez-vous identifié et examiné tous les types de risques que présente le partage de données entre prestataires ?
   • Si vous avez collaboré avec un partenaire afin de créer une application, devez-vous protéger votre entreprise grâce à la propriété intellectuelle (PI) commune ?
   • Avez-vous réalisé une étude de rentabilité pour déterminer si l'ensemble des prestataires externes contribuent actuellement davantage que les ressources internes à votre réseau de valeur ?



3. Élaborer une stratégie afin de coordonner ces relations interconnectées et d'en tirer parti

   La gouvernance des fournisseurs ne revient pas seulement à disposer d'une équipe dédiée chargée de contrôler les coûts et d'atténuer les risques. Comment savoir avec certitude si votre réseau de prestataires de paie externalisée collabore le plus efficacement possible ? Commencez par cartographier les interactions et les processus de bout en bout de l'écosystème. Identifiez les points faibles et les mesures à prendre pour suivre non seulement les performances individuelles, mais aussi l'efficacité d'ensemble du réseau.

Qu'est-ce qui rend un partenariat d'externalisation de la paie internationale rentable ?

L'externalisation n'est pas seulement un moyen de parvenir à une fin : de nos jours, les entreprises attendent et ont besoin d'un véritable partenaire. Mais quels critères faut-il absolument avoir à l'esprit lors du choix d'un tel partenaire de gestion de la paie, et quels sont les risques inhérents ? Comment pouvez-vous établir une relation mutuellement avantageuse et vous assurer qu'elle est assez solide pour résister à d'éventuelles restructurations, scissions et expansions ?

Nous avons rédigé un guide synthétique pour vous aider à évaluer un partenaire de paie potentiel et vous assurer qu'il dispose de l'expérience et de l'habileté nécessaires pour devenir un membre clé de votre réseau de valeur. Téléchargez-le ici

¹ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
² Technavio, ‘Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2025-2029’