par Flex Office : le changement, c’est maintenant ?
Le flex office, voilà le nouveau phénomène à la mode au sein des entreprises. Ce terme définit une nouvelle forme d’organisation spatiale des bureaux et le flex office vient bouleverser les habitudes des collaborateurs, mais aussi celles des managers. Et plusieurs questions se posent à ce sujet. Est-ce nécessaire ? Efficace ? Peut-on l’imposer aux employés ? Dans quel contexte ? Autant de questions qui demandent une réelle réflexion sur les conditions de mise en place de cette nouvelle organisation.
Tout d’abord, clarifions la situation et laissons les clichés de côté. Non, les nouvelles formes d’organisation du travail ne sont pas réservées qu’aux start-ups. De nombreuses grandes entreprises se sont déjà adaptées telles que Danone ou Sanofi. Autre cliché qu’il faut éviter, l’envie des salariés à vouloir travailler dans des open spaces ou dans des bureaux dits « espaces dynamiques ». D’ailleurs, selon le baromètre OpinionWay pour CD&B, 68 % des français résistent à l’idée d’abandonner leur bureau.
Confort ou inconfort ?
Si le phénomène s’amplifie, l’envie de bouleverser les organisations n’est pas partagée par tous comme le prouvent le chiffre cité ci-dessus. Pour aller vers ce genre de nouvelles organisations, il faut pour cela communiquer et connaître les réelles envies et besoins de chaque employé. Décloisonner les services, travailler en open space, tout cela n’est pas anodin dans la vie quotidienne d’une entreprise. Dès la phase de recrutement, il est important de connaître les attentes des collaborateurs. Certains aiment travailler en équipe, là où d’autres préfèrent être dans un bureau à part. Il faut donc communiquer et discuter en amont avec le salarié et prendre en compte ce qui le met en zone de confort ou d’inconfort. Il est primordial de savoir aussi comment il interagit avec les autres, son mode de fonctionnement aussi, comment il évolue dans son environnement de travail. Cela va donner des indications sur comment organiser les bureaux ou, tout simplement, savoir si le candidat est fait pour vous et votre organisation.
Satisfaire les employés
Changer l’organisation de l’espace en entreprise peut déstabiliser les collaborateurs. Si les managers souhaitent faire évoluer l’espace de travail, il faut comme nous l’avons vu précédemment, en discuter pour savoir quelles sont les attentes des collaborateurs. Cela demande donc encore et toujours de la communication entre managers et salariés. Si 48% des non-pratiquants ont une opinion défavorable de ce genre de système, il ne faut pas non plus croire que le changement n’est pas bien accueilli lorsqu’il est mis en place. En effet, 84% des pratiquants se déclarent satisfaits de leur nouvel environnement selon un sondage de JLL France. Alors, bien évidemment, il ne suffit pas de changer pour que tout se passe bien. Il faut aussi accompagner chaque acteur dans sa tâche au quotidien. Si les services sont décloisonnés, il faut donc être au plus près des collaborateurs, leur permettre également de communiquer entre eux plus facilement en développant une communication en interne par exemple. Le but étant de satisfaire les attentes et les envies des salariés.
Aussi, et si l’espace est redéfini, les employés sans bureau fixe, cela permet de mettre en place des espaces communs : salle de repos, salle de loisir, cuisine, … En se sentant écouté, le collaborateur, en situation également de bien-être, voudra rendre la confiance accordée. Et un employé heureux est un employé investi, performant.
Les nouvelles organisations spatiales ne doivent pas être un effet de mode, mais une réelle volonté de vouloir coller au plus près des envies des collaborateurs. Il ne faut pas changer pour changer en croyant faire plaisir à l’ensemble des employés. Et surtout ne pas aller à l’encontre de ce que veulent les collaborateurs. En n’écoutant pas les envies des salariés, cela peut amener de l’inconfort, du stress et un environnement de travail où personne ne se sent réellement à l’aise. Ce qui aurait un effet inverse à celui escompté.