Avec l’adoption du travail hybride, la gestion de la paie devient plus complexe (temps de travail, frais professionnels, équipements...). Décryptage des défis et solutions pour adapter la paie aux nouvelles formes d'organisation et assurer la conformité légale.
Selon la dernière étude intitulée « People at Work 2024 : l’étude Workforce View » menée par l’ADP Research Institute auprès de plus de 34 000 actifs dans 18 pays, dont près de 2 000 en France, la part des travailleurs exclusivement sur site a augmenté en France, grimpant de 65 % à 69 % en un an, ainsi qu’au niveau international où elle est passée de 52 % à près de 55 %.
La part des collaborateurs hybrides en France a, quant à elle, diminué de 6 points, atteignant seulement 20 % (contre 34 % au niveau mondial), alors que celle des salariés en 100 % télétravail a progressé de 9 % à 11 % (contre 12 % au niveau mondial).
Le travail hybride, qui combine le travail à distance et le travail au bureau, est devenu la norme pour de nombreuses entreprises. Parmi ses atouts : la flexibilité ! Une flexibilité des horaires de travail est importante pour 26 % des salariés français. Si le travail hydride est en recul en 2024, il demeure un enjeu organisationnel majeur pour les PME et les ETI.
Quels sont les principaux défis de la gestion de la paie « hybride » ?
- Assurer le suivi exact du temps de travail
Le suivi du temps de travail des salariés qui exercent tantôt en télétravail tantôt en présentiel peut s'avérer complexe, surtout s'ils travaillent à des heures différentes ou sur plusieurs sites. Il est alors essentiel de mettre en place des outils de suivi précis et fiables pour garantir le respect de la législation et éviter les erreurs de paie. Il existe de nombreux logiciels de suivi du temps de travail qui permettent aux salariés de saisir leurs heures travaillées, que ce soit au bureau ou à domicile. Ces logiciels peuvent générer des rapports détaillés sur le temps de travail, par employé, par équipe ou par projet. Ils peuvent également être intégrés aux systèmes de paie pour automatiser le calcul des salaires. Des applications mobiles permettent aux équipes de badger leurs heures de début et de fin de journée, ainsi que leurs pauses, directement depuis leur smartphone. Certaines applications utilisent la géolocalisation pour vérifier le lieu de travail.
- Fiabiliser la gestion des frais professionnels
Les collaborateurs hybrides peuvent engager des frais professionnels pour leur domicile (internet, électricité, fournitures de bureau) ou leurs déplacements. La gestion des frais professionnels de vos salariés en mode hybride s'inscrit dans un cadre réglementaire qu'il est important de maîtriser. Vous êtes tenu de rembourser tous les frais professionnels justifiés et raisonnables engagés par vos salariés pour les besoins de leur activité, qu'ils travaillent au bureau ou à domicile. Cependant, la loi ne vous impose pas de prise en charge spécifique des frais liés au télétravail, comme les frais d'internet ou d'électricité. Ces frais peuvent être pris en charge par accord collectif, accord individuel ou par le versement d'un forfait. Vos salariés doivent justifier de la réalité et du montant de leurs frais professionnels par des justificatifs, et vous devez leur fournir une attestation de frais professionnels pour l'année fiscale. Il est recommandé de mettre en place une politique de frais professionnels claire et d'utiliser des outils de suivi efficaces pour faciliter la gestion des frais. Enfin, il est crucial de vous tenir informé des évolutions de la réglementation en matière de télétravail et de frais professionnels.
- Équiper les collaborateurs
En tant que dirigeant de PME ou d'ETI, vous devez fournir à vos salariés hybrides les équipements nécessaires pour un travail efficace à distance (ordinateur portable, téléphone, imprimante). L'attribution d'équipements à vos collaborateurs hybrides soulève des questions comptables importantes. En effet, ces équipements sont des immobilisations pour votre entreprise. Ils doivent être inscrits à l'actif du bilan et amortis sur leur durée d'utilisation. Vous pouvez déduire la TVA sur l'achat de ces équipements, sous certaines conditions, mais il est important de bien documenter leur utilisation professionnelle pour justifier cette déduction en cas de contrôle fiscal. La mise à disposition de ces équipements peut constituer un avantage en nature pour vos salariés, notamment s'ils les utilisent à des fins personnelles. Cet avantage doit être évalué et intégré à leur revenu imposable. La clé ? Mettre en place une politique d'équipement claire, en définissant les types d'équipements mis à disposition, les conditions d'utilisation, les modalités de maintenance et de renouvellement, ainsi que les responsabilités de chacun.
Externaliser la gestion de la paie « hybride » ?
Suivi du temps de travail, gestion des frais professionnels, attribution et comptabilisation des équipements... Autant de défis qui nécessitent des outils performants, une veille réglementaire constante et une expertise pointue. Face à cette complexité, l'externalisation de la paie apparaît comme une solution idéale pour les PME et ETI.
En confiant votre paie à un prestataire spécialisé comme ADP, vous vous libérez des contraintes administratives et vous vous assurez de la conformité de vos pratiques. Vous gagnez ainsi du temps et de la sérénité, tout en bénéficiant de l'expertise de professionnels de la paie. Externaliser votre paie vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et de piloter plus sereinement la croissance de votre entreprise.
Besoin d'aide pour gérer votre paie hybride ?
ADP propose des solutions de paie et d'externalisation spécifiquement conçues pour répondre aux défis du travail flexible.
