Réussir l'intégration des nouveaux collaborateurs

Le processus d'intégration est une étape importante pour toute entreprise souhaitant motiver et fidéliser ses talents. S'il est défaillant, il peut conduire à un turnover coûteux.

Mais réussir un onboarding, c'est bien plus qu'organiser une simple journée d'accueil ou remplir des formalités administratives. Une claire distribution des rôles, une bonne coordination entre les RH et les managers, une vision commune de l'onboarding sont autant de facteurs contribuant à une intégration réussie. Pour les directions RH, l'intégration doit être un parcours organisé et collaboratif impliquant différents services au sein de l'entreprise.

Il convient donc d'analyser précisément ce qu'un parcours d'intégration doit impliquer. Notre checklist ci-dessous vous aide à réussir cette intégration, pour que vos nouvelles recrues puissent prendre leurs marques et être performantes rapidement.

Qu'est-ce que l'intégration du point de vue des directions RH ?

L’onboarding est le processus structuré qui vise à intégrer les nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise. Contrairement à une simple journée d’accueil ou à une séance d’orientation, l’onboarding est un parcours qui commence avant le premier jour de travail et qui se poursuit pendant les premiers mois de la prise de fonctions.

L’objectif du processus d’onboarding est de mettre les nouvelles recrues dans les meilleures conditions pour réussir. Cela signifie non seulement leur permettre d’être rapidement opérationnels dans leurs fonctions, mais aussi leur donner un sentiment d’appartenance à l’entreprise et une idée claire de leur place au sein de celle-ci. 

Le rôle des ressources humaines dans l'intégration est d'orchestrer ce processus, non de l'exécuter : concevoir et gouverner un cadre général pour le processus d'intégration afin d'en garantir l'homogénéité, et accompagner les managers sans pour autant se substituer à eux.

Pourquoi l'intégration est-elle importante ?

Les bénéfices d'une intégration réussie sont multiples, à la fois pour les collaborateurs et pour l’entreprise. Voici quatre raisons pour lesquelles les directions RH ont tout intérêt à faire du processus d’intégration une priorité.

Fidéliser les talents

Les collaborateurs sont moins susceptibles de quitter rapidement l’entreprise lorsqu’ils ont bénéficié d’un onboarding bien conçu. Selon la Society for Human Resource Management, une des plus grandes associations américaines de spécialistes RH, 69 % des salariés sont plus enclins à passer au moins trois ans au sein de leur entreprise lorsqu’ils ont bénéficié d’une intégration de qualité[1].

Accélérer la montée en compétence

Plus un collaborateur se familiarise rapidement avec son rôle, ses responsabilités et son environnement de travail, plus il peut se rendre performant rapidement. Un parcours d’intégration structuré permet ainsi d'accélérer la montée en compétence.

Renforcer l'engagement et l'adhésion

Une intégration RH bien pensée favorise l’engagement et le sentiment d’appartenance des nouveaux collaborateurs. Elle contribue aussi à les faire adhérer aux attentes, aux valeurs, à la culture et aux habitudes de travail de l'entreprise.

Assurer la conformité

L'intégration doit aussi permettre aux nouveaux collaborateurs d'assimiler les politiques internes de l’entreprise. Cela contribue à limiter les erreurs coûteuses et à maintenir l'homogénéité des pratiques opérationnelles au sein de l’organisation.

Le processus d’intégration

Malgré l'importance stratégique de l'intégration, nombreuses sont les entreprises dont l'onboarding n'est pas à la hauteur. Car il s'agit d'un processus complexe qui mobilise de multiples parties prenantes, ce qui rend son organisation et son suivi par la fonction RH difficile. En divisant ce parcours en trois phases distinctes, dotées chacune de priorités bien définies, on peut néanmoins en faciliter le pilotage.

Avant le premier jour

Avant le premier jour effectif du collaborateur, l'objectif principal de la fonction RH est de réduire le stress que peut occasionner la lourdeur des démarches administratives, de montrer à la nouvelle recrue que vous êtes prêts à l'accueillir et de lui montrer qu'elle est la bienvenue. Le préboarding doit permettre de dissiper l'appréhension que la recrue peut éprouver le premier jour et de l'aider à se sentir intégrée au sein de l'équipe. 

Priorités :

• Envoyer le contrat de travail et les formulaires à remplir. 
• Recueillir les éléments nécessaires pour la paie, créer le profil du collaborateur dans le SIRH et ouvrir les droits d'accès informatiques.
• Préparer le matériel de travail et informer sur les modalités pratiques liées à la première journée.

Premier jour et première semaine

Les premières journées sont déterminantes car les premières impressions peuvent impacter durablement l'image que se font les nouveaux collaborateurs de leur employeur. Le rôle de la fonction RH dans cette phase consiste à faire connaître son rôle au collaborateur, à le présenter à ses collègues et à mettre à sa disposition les outils dont il aura besoin. L'objectif est de permettre à la recrue de se sentir à l'aise et motivée, tout en évitant la surcharge d'informations.

Priorités :

• Accueillir la recrue et la présenter au reste de l'équipe (une tâche dont le manager direct doit assumer la responsabilité).
• Expliquer clairement à la recrue en quoi consistent ses fonctions et quelles sont les attentes de l'entreprise.
• Présenter les fondamentaux : les règles d'hygiène et de sécurité, les systèmes informatiques et les politiques internes de l'entreprise.

Trois premiers mois

Le premier trimestre correspond à la phase de montée en compétences. Durant cette période, non seulement les nouveaux collaborateurs se familiarisent avec la façon dont l'entreprise fonctionne, mais ils décident ou non de se projeter au sein de celle-ci sur le long terme. C'est pourquoi il est important d'aider les collaborateurs à se sentir bien au sein de l'organisation en planifiant des points réguliers et en leur offrant un accompagnement structuré.

Priorités :

• Définir des objectifs précis et évaluer régulièrement les progrès de la recrue, tout en recueillant ses commentaires.
• Offrir en continu à la recrue de la formation sur la manière de remplir ses fonctions et lui proposer des opportunités de formation.
• Faire participer le collaborateur à des projets, réunions et activités d'équipe.

RH et managers directs : la répartition des responsabilités

L'onboarding souffre souvent d’une confusion des rôles. Le rôle des RH n'est pas de définir les objectifs particuliers, mais d'aider les managers directs à les définir et à les poursuivre correctement.

La responsabilité des RH, c'est de proposer un cadre structuré pour que chaque nouveau collaborateur bénéficie de la même qualité d'intégration, et de fournir aux équipes les outils d'un onboarding réussi. La responsabilité du manager direct, c'est d'animer le parcours d'intégration au quotidien en accueillant, en formant et en accompagnant la recrue.

Cette division des tâches suppose un dialogue entre les RH et les managers. C'est ensemble qu'ils doivent définir les objectifs de l'onboarding, ajuster l'intégration en fonction du feedback reçu et réfléchir aux moyens d'assurer la montée en compétences.

La checklist de l'intégration

Lors de l'intégration, les responsables RH doivent suivre une multitude d’étapes pour mettre leur entreprise en conformité avec la réglementation et les lois en vigueur, mais aussi pour que les nouveaux collaborateurs se sentent bien accueillis, en confiance et prêts à prendre leurs fonctions.

Pour vous aider à piloter efficacement ce processus complexe, sans qu'aucun élément clé ne soit omis, et à garantir l’homogénéité du parcours, nous avons conçu une checklist de l’intégration réussie.

Notre checklist sous forme de tableau

Intégration : s'adapter à différentes réalités

Les directions RH doivent adapter leur pilotage aux spécificités des profils et des modes de travail.

Télétravail et travail hybride : l'éloignement physique exige de prévoir des points de contact numériques. Des échanges fréquents permettent de maintenir le lien avec le collaborateur malgré la distance.

Diversité des postes : si les formalités d'embauche restent identiques pour tous, les formations initiales doivent être modulées selon les types de postes.

Évolutivité : pour accompagner la croissance de l'entreprise, l'automatisation de certaines tâches RH permet d'intégrer un grand nombre de collaborateurs tout en appliquant rigoureusement le même parcours de référence pour chacun.

Mesurer l'efficacité de l'intégration : les indicateurs clés pour la DRH

Pour évaluer la réussite d'un parcours, les responsables RH doivent dépasser la simple application de tâches administratives et analyser la qualité du processus.

Pour mesurer l'efficacité de l'intégration, les RH peuvent s'appuyer sur des signaux qualitatifs. Elles peuvent notamment mesurer l'assimilation de la culture de l'entreprise lors des points d'étape réguliers. Ou encore recueillir les retours d'expérience initiaux des nouveaux collaborateurs. Mais les RH peuvent aussi s'appuyer sur des signaux quantitatifs comme le taux de turnover précoce.

Les RH doivent également s'assurer que la progression du collaborateur est en phase avec le calendrier prévu (fin de la première semaine, du premier mois, etc.).

Le rôle des technologies dans l'intégration

Face à des processus morcelés, de nombreuses entreprises reconnaissent le besoin d'automatiser leur gestion RH. Heureusement, dans le cadre de l'intégration, elles peuvent s'appuyer sur des logiciels RH pour réussir une intégration structurée, sans jamais remplacer la dimension humaine indispensable.

Le recours aux technologies présente de multiples avantages. En appliquant un parcours d'onboarding standardisé et identique pour chaque profil de poste, les logiciels RH garantissent l'homogénéité du processus pour toutes les intégrations.

Les logiciels RH contribuent également à une meilleure coordination des différentes parties prenantes en attribuant, en planifiant et en suivant automatiquement les tâches d'intégration des différents services impliqués (informatique, RH, managers). Cela permet à tous les acteurs d'agir de manière synchronisée dès l'arrivée du nouveau collaborateur et de savoir quel est l'état d'avancement de tel ou tel processus.

Les logiciels RH permettent enfin à l'entreprise de rester en conformité avec les lois et réglementations en vigueur, en sécurisant les données des nouveaux collaborateurs et en automatisant le suivi réglementaire, notamment pour respecter les exigences du RGPD.

ADP aide les RH à réussir l'intégration de leurs collaborateurs

Pour aider les RH à structurer leur processus d'intégration, ADP propose des logiciels de gestion des talents et des services RH qui permettent d'automatiser l'ensemble du parcours, de la signature du contrat jusqu'au suivi tout au long de la première année. Ces logiciels peuvent ainsi servir de véritable levier de gouvernance RH.

Les outils d’ADP sécurisent la conformité réglementaire (vérification des documents, configuration de la paie) et centralisent le pilotage du processus. Grâce aux flux de travaux numérisés, l'infrastructure logicielle planifie un calendrier de bout en bout et déclenche des rappels automatisés pour les managers. Cette structuration technologique offre une visibilité totale à la direction RH, tout en garantissant un parcours homogène et sans stress pour les équipes.

Parlez à un expert HR pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez concevoir un processus d'intégration structuré qui convienne à votre entreprise.

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[1] https://www.shrm.org/topics-tools/news/talent-acquisition/dont-underestimate-importance-good-onboarding