Que votre entreprise se développe naturellement ou par le biais de fusions et d'acquisitions, vous devez être en mesure de rémunérer vos nouveaux collaborateurs en toute conformité réglementaire avec le pays concerné, dès le départ.
Toutefois, trouver et recruter des personnes qualifiées pour votre équipe paie peut s'avérer compliqué. 61 % des entreprises indiquent que la pénurie de personnel a affecté leur traitement de la paie1 .
Alors que votre entreprise prévoit de se développer, mesurez-vous vraiment la valeur et l'importance d'une équipe paie compétente pour l'implantation de votre entreprise à l'étranger ?
La paie : un métier par hasard ou une vocation ?
Dans de rares pays, comme la France et l'Italie, la gestion de paie est considérée comme une profession pluridisciplinaire. Les établissements d'enseignement supérieur proposent des licences et des masters en gestion des RH et en comptabilité, avec des spécialisations dans la paie. Les organisations exigent de telles qualifications pour les postes de gestionnaires de paie, certains candidats choisissant de se spécialiser dans la fiscalité ou la gestion des cotisations.
Malgré la complexité inhérente à la gestion de la paie, dans de nombreux autres pays, les gens ont tendance à la considérer comme une carrière « accidentelle ». Un collaborateur peut se retrouver dans l'équipe paie après avoir remplacé un collègue en congé prolongé, par exemple, ou après avoir été muté d'un autre service.
La perception de la gestion de la paie comme un cheminement de carrière fortuit découle en partie de l'approche non essentielle adoptée par les entreprises vis-à-vis de cette fonction dans le passé. « Il est encore courant pour les entreprises d'embaucher des gestionnaires de paie et de procéder ensuite à une série de licenciements, pour ensuite réembaucher du personnel à un stade ultérieur du cycle économique », déclare Melanie Pizzey, PDG de la Global Payroll Association.
Dans les structures d'entreprise classiques, les équipes de gestion de la paie sont rattachées aux départements des ressources humaines ou des finances (ou, de plus en plus, à des centres de services partagés, qui dépendent à leur tour des ressources humaines ou des finances). Reléguée au rang de satellite de fonctions commerciales plus importantes, la gestion de la paie a eu du mal à s'imposer comme une discipline à part entière.
71%
La forte proportion d'entreprises qui déclarent former le personnel non affecté à la gestion de la paie pour couvrir les tâches de cette discipline (71 %1 ) montre que dans nombre d'entre elles, la gestion de la paie est considérée comme une activité de l'entreprise que tout le monde peut prendre en charge avec efficacité.
Les professionnels de la paie se sentent-ils valorisés ?
La bonne nouvelle : la manière dont les dirigeants d'entreprise perçoivent l'équipe paie a commencé à changer en 2020.
Quasiment du jour au lendemain, les membres de l'équipe paie sont devenus des collaborateurs essentiels (surtout dans les entreprises qui traitent encore la paie du personnel sur site). Alors qu'ils se débattaient dans des circonstances extrêmes pour s'assurer que les collaborateurs étaient bien payés en conformité avec une vague de nouvelles réglementations telles que les lois sur l'activité partielle, les dirigeants ont pris conscience de la difficulté de gérer la paie avec succès. Ils se sont alors mis à considérer la gestion de la paie de moins en moins comme une nécessité ennuyeuse et de back-office, mais à saisir son potentiel stratégique de première ligne.
Le manque d'expertise impacte la paie
Les entreprises peinent à recruter du personnel dans le domaine de la paie, à tous les niveaux. Il s'agit d'une préoccupation constante : les responsables des RH et des finances se demandent d'où viendra la prochaine génération de gestionnaires de paie.
Les tensions actuelles sur le marché du travail ont un effet encore plus marqué sur la fonction de gestionnaire de paie. 8 entreprises sur 10 (83 %) indiquent essayer de développer leur équipe paie dans toute l'entreprise, tandis que remplacer les départs pour maintenir un effectif stable est également important pour plus de trois quarts des entreprises (76 %)1.
Si la pénurie de personnel affecte votre traitement de la paie, vous risquez des répercussions réglementaires majeures en plus de mettre en péril la source de revenus de vos collaborateurs.
Pourquoi les gestionnaires de la paie démissionnent-ils ?
Les raisons démographiques. Historiquement, les équipes de gestion de la paie ont toujours compté un nombre disproportionné de travailleurs âgés. L'évolution du monde du travail en 2020 a incité de nombreuses personnes à précipiter leur départ à la retraite, ce qui a rendu la fonction de gestionnaire de paie particulièrement vulnérable à l'attrition.
Les femmes sont également surreprésentées dans la population des professionnels de la paie. Selon Melanie Pizzey, « la nature "permanente" des emplois dans le domaine de la gestion de la paie ne se prête pas forcément au travail à temps partiel, ce qui désavantage le nombre plus élevé de femmes qui souhaitent adopter ce rythme de travail. Les pratiques organisationnelles actuelles ne facilitent pas les accords de partage d'emploi, que les femmes peuvent préférer par rapport aux hommes ».
Faut-il déserter une fonction défaillante ? L'ancienneté moyenne dans la fonction paie pourrait être en baisse, mais le personnel reste généralement dans le milieu de la gestion de la paie, selon Melanie Pizzey. « En tant que professionnels, les gestionnaires de la paie ne veulent pas échouer, ils savent qu'il est important de bien faire les choses », dit-elle. La question est de savoir si les entreprises font suffisamment d'efforts pour les soutenir dans cet engagement. Alors que deux tiers des entreprises dans le monde rapportant un taux d'exactitude de la paie inférieur à 89 %1, les entreprises investissent-elles suffisamment dans cette fonction essentielle ?
Comment les entreprises abordentelles le manque de compétences en gestion de la paie ?1
- 81% font monter en compétences l'équipe actuelle en charge de la paie et changent leur façon de travailler.
- 76% remplacent les départs de gestionnaires de la paie.
- 71% forment du personnel salarié non dédié à la paie en vue de le faire travailler dans ce domaine.
- 65% cherchent le moyen de s'atteler à la gestion de la paie avec un effectif plus réduit.
Assurez-vous que le manque de compétences dans la gestion de la paie ne freine pas la croissance de votre entreprise
Le nouveau visage de la gestion de la paie
Les gestionnaires de la paie ne sont pas les seuls à devoir fournir plus d'efforts pour recruter et préserver les talents adéquats pour remplir des tâches essentielles, comme la rémunération exacte et ponctuelle des salariés. De nos jours, alors que les entreprises exigent toujours davantage de leurs services de paie, les responsabilités des équipes paie traditionnelles ont évolué.
Cela se traduit par une nécessité croissante de recruter des profils techniques ou spécialisés, pouvant comprendre l'analyse des données et la sécurité des données en passant par l'amélioration des processus métier, la conformité et l'expertise informatique. Ce changement est principalement porté par la Direction Générale, qui recherche des analyses basées sur les données afin d'éclairer à la fois les décisions opérationnelles quotidiennes et la stratégie à plus long terme.
L'utilité de ces ressources dédiées dans la gestion de la paie
D'ailleurs, environ deux tiers des opérations de paie ont renforcé leurs capacités pour intégrer des spécialistes dédiés avec les ensembles de compétences suivants1 :
- 69% Professionnels du traitement de la paie
- 69% Ressources informatiques (techniques)
- 67% Sécurité des données
- 65% Amélioration des processus métier
- 64% Ressources de reporting/ d'analyse
- 62% Experts de la conformité
En outre, un quart supplémentaire aimerait avoir de telles ressources, sans encore en disposer.
Tandis que votre entreprise se prépare à s'implanter à l'international, elle pourrait très bien faire partie des 83 % qui, en réponse à notre enquête, ont indiqué étendre leur équipe paie dans l'ensemble de leurs activités internationales, ou des mêmes 83 % qui la développe dans un pays ou deux. Vous pourriez retrouver les mêmes difficultés que vous rencontrez pour recruter des talents dans le domaine de la paie parmi les 53 % d'entreprises qui indiquent avoir du mal à trouver des compétences de paie extérieures à l'entreprise1.
La liste de souhaits des entreprises en termes de compétences en gestion de la paie s'allonge de plus en plus. Avez-vous une vision claire des profils de compétences nécessaires pour soutenir l'expansion de votre entreprise ? Comment pouvez-vous structurer votre organisation de paie interne afin d'optimiser les compétences de votre personnel et celles des partenaires d'externalisation de la paie internationale ?
Téléchargez notre guide des compétences de paie pour les entreprises en expansion internationale.
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
