Simplification des processus, digitalisation des déclarations, optimisation des coûts... Nos voisins européens ont développé des solutions innovantes en matière de gestion de la paie. Tour d’horizon des pratiques internationales pour tenter gagner en efficacité.
Complexité administrative, incertitudes diverses, évolutions réglementaires constantes, les entreprises françaises sont à la recherche de solutions pour optimiser leurs processus internes, notamment dans le domaine de la gestion de la paie. À cet égard, l’expérience de leurs voisins européens peut s’avérer riche d’enseignements. Simplification des processus, digitalisation des déclarations, optimisation des coûts… Tour d’horizon des pratiques internationales pour gagner en efficacité.
La simplification des processus : l’exemple allemand
L’Allemagne est reconnue pour son approche méthodique et efficace de la gestion de la paie. Les entreprises allemandes ont mis l’accent sur la simplification des processus administratifs. Le recours à des systèmes de paie intégrés, qui automatisent les tâches répétitives telles que le calcul des salaires, les retenues à la source et les déclarations sociales, est très répandu. Les entreprises françaises gagneraient à s’inspirer de ce modèle pour réduire les erreurs, diminuer les coûts et alléger la charge de travail des équipes RH. Par exemple, en Allemagne, l’utilisation de normes de codification claires pour les données de paie facilite l’échange d’informations entre les entreprises et les administrations. Ces normes, appliquées aux différents éléments de la paie comme les types de salaires, les cotisations sociales et les impôts, permettent une automatisation accrue des calculs et des déclarations. Grâce à cette standardisation, les logiciels de paie peuvent facilement traiter et échanger des informations, réduisant ainsi les erreurs et les tâches manuelles. Cela profite à tous les acteurs : les entreprises gagnent en efficacité et en fiabilité, les salariés bénéficient de bulletins de paie plus transparents et l'administration fiscale traite les déclarations plus rapidement.
La digitalisation des déclarations : le modèle scandinave
Les pays scandinaves sont pionniers dans la digitalisation des services publics, y compris dans le domaine de la paie. Les déclarations sociales et fiscales sont entièrement dématérialisées, ce qui simplifie considérablement les démarches pour les entreprises. La France a entamé sa transition numérique, mais pourrait accélérer le mouvement en s’inspirant des modèles scandinaves. La suppression des formalités administratives papier permettrait de gagner du temps et d’améliorer la traçabilité des données. Certains pays scandinaves ont même mis en place un registre national des salaires, ce qui permet un meilleur contrôle et une réduction des fraudes. Le Registre National des Salaires (RNS), en place en Islande et dans d'autres pays scandinaves, vise à promouvoir la transparence et l'équité salariales. Il centralise les données sur les salaires, les heures travaillées et les qualifications des employés, permettant des analyses comparatives et l'identification d'écarts de rémunération injustifiés. Accessible aux employeurs, employés et syndicats, le RNS facilite les négociations salariales et la mise en place de politiques de rémunération équitables. Il contribue à réduire les inégalités salariales liées au genre, à l'origine ethnique ou à d'autres facteurs discriminatoires, favorisant ainsi une société plus juste et inclusive.
L’optimisation des coûts : l’approche britannique
Le Royaume-Uni se distingue par une approche pragmatique de la gestion de la paie, axée sur l’optimisation des coûts. L’externalisation de la paie est une pratique courante, qui permet aux entreprises de déléguer les tâches complexes à des prestataires spécialisés. Cette solution peut être particulièrement intéressante pour les PME et les ETI françaises, qui ne disposent pas toujours des ressources internes nécessaires pour gérer efficacement la paie. Au Royaume-Uni, l’utilisation de logiciels de paie en ligne est très répandue, offrant une solution flexible et accessible aux entreprises. De plus, la simplification du format des bulletins de paie permet de réduire les coûts liés à leur production et à leur envoi. Bien que les systèmes juridiques et financiers de renommée mondiale du Royaume-Uni soient stables, les réglementations sur la paie sont complexes et sujettes au changement. Pour tout comprendre, écoutez notre podcast !
Si les entreprises françaises ont beaucoup à apprendre de leurs homologues européennes, il est essentiel de garder à l’esprit que chaque pays a ses spécificités, liées à son économie, à son histoire. Au-delà des volontés politiques, la transposition des bonnes pratiques internationales repose sur une formation adéquate des équipes chargées de gérer la paie.
