Comme de nombreux dirigeants, vous cherchez sûrement à réduire les coûts d'exploitation de votre organisation. Aujourd’hui, les entreprises ne peuvent plus se permettre d'ignorer la paie, surtout si elles ambitionnent de se développer à l'échelle internationale, une démarche qui implique de maîtriser au maximum les différents coûts engendrés.
« Suite à la pandémie de COVID-19, 66 % des décideurs ont choisi de privilégier l'optimisation des coûts, tandis que 34 % d'entre eux ont priorisé l'efficacité opérationnelle ».¹
En moyenne, la paie représente 50 à 60 % des dépenses d'une entreprise.² Ces coûts sont inévitables mais à l’échelle internationale, vous pouvez assurément prendre des mesures pour les maîtriser et les optimiser.
Suivre et mesurer précisément les coûts
Les coûts liés à votre paie dépendent de plusieurs facteurs, tels que la taille de votre entreprise, votre modèle de gestion de la paie, ou encore les pays dans lesquels vos salariés sont présents.
Si vous traitez encore votre paie en interne, ces coûts incluent les éléments suivants :
- L’achat de licences logicielles
- L’installation de matériel et de logiciels
- Des ressources continues pour maintenir et mettre à niveau l'infrastructure de paie sur site
Si vous avez opté pour un système basé sur le cloud (ou en mode SaaS – Software as a Service), ces coûts incluent généralement les éléments suivants :
- Les frais de mise en œuvre du nouveau logiciel de paie : vous devez payer en amont des frais fixes en fonction du nombre de salariés, des régions dans lesquelles ils se trouvent, et de la complexité de votre environnement de paie existant. Vous devez également prendre en compte les efforts internes des équipes de paie, de gestion de projet, RH et informatiques pour mettre en œuvre la solution.
- Les frais annuels et continus à régler à votre prestataire de paie, généralement basés sur le nombre de salariés et le niveau de service choisi.
Malgré l'investissement initial nécessaire, le passage d'une solution logicielle gérée en interne (dite « On-Premise ») à une solution de paie basée sur le cloud ou en mode SaaS, externalisée partiellement ou intégralement auprès d'ADP, permet aux entreprises de réaliser en moyenne entre 15 et 35 % d'économies.³
Quantifier les frais liés à la paie
L'étude « Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll », menée par Forrester et commandée par ADP, identifie les économies mesurables pouvant être réalisées en investissant dans la solution ADP Global Payroll :
1) Coûts de conformité évités
Les lois locales sur le travail, de plus en plus contraignantes, sont aussi de plus en plus coûteuses à respecter, tout comme le montant des amendes en cas de non-conformité. Chaque région possède ses propres exigences et procédures en matière de fiscalité, d'assurance et de retraite, ainsi que ses propres procédures bancaires. Si vous dispose en interne de collaborateurs dédiés au suivi et à l’analyse des évolutions légales, assurez-vous que vos dossiers sont bien tenus à jour et que vos systèmes de gestion RH et paie sont bien conformes. En effet, les coûts associés à une non-conformité peuvent vite devenir insoutenables.
En confiant le suivi de la conformité à un prestataire unique de paie internationale, c’est-à-dire en charge de la paie dans l’ensemble des pays dans lesquels vous exercez votre activité, vous pouvez réaliser des économies importantes en évitant les sanctions liées aux non-conformités.
2) Coûts directs évités
Comme le souligne Forrester, les entreprises qui abandonnent leurs systèmes de paie existants pour investir dans une solution de paie internationale évitent les multiples frais de licence et de maintenance de leurs solutions traditionnelles.
En adoptant une plateforme de paie internationale, vous évitez également d'autres coûts directs, comme ceux liés au temps nécessaire à votre équipe pour saisir manuellement les données des salariés et répondre aux demandes de ces derniers (61 % des personnes interrogées lors de l'étude d'ADP « Le potentiel de la paie : enquête mondiale sur la gestion de la paie en 2021 » ont indiqué que leur équipe paie recevait trop de demandes à gérer). Cela vous permet également d'éviter les frais d'impression des bulletins de paie.
3) Suppression des erreurs de paie
Les erreurs de paie ou les paiements en retard ont un impact important sur le moral des collaborateurs. En empêchant certains salariés de payer leurs factures à temps, elles peuvent même inciter ces derniers à rechercher un nouvel employeur.
Malheureusement, les entreprises ne semblent pas prêtes à attaquer ce problème de front. Selon l'enquête « People at Work 2022: l'étude Workforce View » du centre de recherches ADP Research Institute, le nombre de salariés qui affirment « être toujours ou souvent sous-payés » ou « être toujours ou souvent payés en retard » a augmenté depuis 2021.⁴
Le coût du turnover peut s'avérer considérable en termes de recrutement et d'intégration. Même une faible amélioration du taux de rétention des salariés peut engendrer une réduction significative des frais de recrutement et de formation du nouveau personnel. L'adoption d'un système de paie internationale unifié qui élimine les erreurs dans les bulletins de salaire vous permet ainsi d'éviter de consacrer du temps à les rectifier, tout en réduisant le turnover.
4) Amélioration de l'efficacité des processus de paie
Si votre système de paie n'est pas intégré à votre plateforme de gestion RH ou si vous utilisez plusieurs systèmes et services de paie cloisonnés dans différents pays, vos équipes paie et RH perdent du temps à obtenir et valider des données auprès de plusieurs sources. Tout ce temps nécessaire pour gérer des processus fastidieux et saisir manuellement des données entraîne des surcoûts dont votre fonction de paie pourrait se passer.
Posez-vous la question suivante : combien de temps perdez-vous à corriger les erreurs générées lors du dernier cycle de paie ? Une plateforme de paie internationale offre plusieurs avantages financiers, d'une part en automatisant les tâches liées à la paie et d'autre part en permettant aux salariés de se concentrer sur des activités à plus haute valeur ajoutée.
5) Efficacité du reporting de paie
Bon nombre des entreprises disposant d'un modèle de paie fragmenté passent beaucoup de temps à rechercher les informations de paie précises et cohérentes, nécessaires pour répondre aux questions de base (par exemple, « dans quels pays notre masse salariale est-elle la plus importante ? »). Pour contourner ce problème, la solution consiste à consolider le reporting et de permettre un accès simplifié à des données fiables sur la paie dans l’ensemble des pays. Cela permet d’obtenir une meilleure visibilité sur les coûts et ainsi d’identifier les leviers de productivité et gagner en efficacité. De plus, la réduction du temps nécessaire pour créer des rapports permettra à vos salariés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Enfin, l'accès à des données disponibles en temps réel vous aidera à gagner en flexibilité, permettant ainsi aux dirigeants de prendre des décisions plus rapidement à l'aide d'informations fiables et actualisées.
97 % des personnes interrogées voient les données de paie comme un élément majeur des stratégies d’optimisation des coûts, et 87 % les voient comme un élément fondamental des stratégies de croissance.
Coûts cachés : plus difficiles à quantifier, mais à ne pas négliger
S'ils sont moins visibles, ils n'en restent pas moins importants : les « coûts cachés » de la paie sont d'ailleurs souvent plus élevés que les coûts visibles.
Les entreprises ont tendance à sous-estimer les gains de productivité qu'elles pourraient réaliser en analysant et en évitant les coûts cachés. Et pour cause. Les processus de paie impliquent généralement de nombreux services (RH, finances, informatique, etc.) et incluent les éléments suivants :
- L’intégration, formation, renouvellement des équipes paie.
- Les frais liés à la maintenance des systèmes, à la fiabilité et aux interfaces (création d'intégrations API avec les logiciels RH et autres).
- La collecte manuelle des informations pour la paie ou l’importation manuelle de calculs en amont nécessaires pour la gestion de la paie.
- la fluctuations des devises et des frais de conversion. Selon Forrester Consulting, les entreprises peuvent gagner en rentabilité en évitant les conversions de devises. Une personne interrogée nous a confié : « nous sommes en mesure de réaliser des économies sur les transferts de fonds, en évitant les frais de 10 % exigés par notre ancien prestataire de paie. »⁶
Enfin, prenez en compte le coût d'opportunité lorsque votre entreprise se développe sur un nouveau marché alors que votre solution de paie n'est pas suffisamment flexible pour l'intégrer rapidement. Ce coût est particulièrement difficile à chiffrer, mais ne doit pas être oublié lorsque vous vous préparez à un développement international.5
Une solution simple pour réduire les coûts liés à la paie
La meilleure solution pour réduire vos coûts liés à la paie consiste sans aucun doute à externaliser la gestion de la paie. Pour la plupart des entreprises, la paie n'est pas une activité centrale ou stratégique. Il est donc logique de confier cette tâche à des professionnels dotés de l'expertise et de l'infrastructure nécessaires pour la gérer.
L'externalisation de la paie permet de passer d’une structure de coûts fixe à une structure variable, adaptée à votre organisation et son évolution, basée sur le nombre de salariés et les régions dans lesquelles l'entreprise est implantée. Dans le cas où votre entreprise se développe dans de nouveaux pays, vous n'avez pas à recruter de nouvelles ressources RH qui disposent de ces compétences.
En cas d'opposition interne (par exemple de la part des responsables financiers ou RH régionaux ou locaux), encouragez votre comité de direction à tester l'externalisation de la paie lorsque vous vous implantez dans un nouveau pays ou une nouvelle région. Vous pourrez ainsi analyser facilement les avantages de cette démarche, ce qui vous aidera à convaincre les parties prenantes à l'échelle de l'entreprise.
Finalement, la question clé n'est peut-être pas de savoir combien vous coûte la paie, mais plutôt combien elle pourrait vous faire économiser. Pour aller plus loin sur le sujet et connaître les gains qu'une solution de paie multi-pays peut vous procurer selon la taille de votre entreprise, découvrez notre guide « La paie multi-pays, une solution accessible pour toutes les entreprises ? ».
1. CIO Dive: The business technology priorities of 2020 (Copyright © Industry Dive ou ses concédants)
2. Deloitte, Labor spending or overspending? 2017
3. ADP, Payroll Unplugged, 2019
4. ADP Research Institute, People at Work 2022: l’étude Workforce View
5. ADP, Le potentiel de la paie : enquête mondiale sur la gestion de la paie en 2021
6. Étude « The Total Economic Impact™ of ADP Global Payroll », menée par Forrester et commandée par ADP
