Comme de nombreux directeurs RH ou financiers, vous cherchez sûrement à réduire les coûts d'exploitation des différents services de votre entreprise, peut-être en réduisant la masse salariale et la fonction de paie internationale. Certaines inefficacités coûteuses qui menacent la continuité des opérations à long terme dans toute l'organisation, ont mis en évidence la nécessité d'optimiser les coûts en urgence. Pour faire simple, les entreprises ne peuvent plus se permettre d'ignorer la paie, surtout si elles ambitionnent de se développer à l'échelle internationale, une démarche qui implique de maîtriser au maximum ses coûts d'exploitation.
On estime que la paie à elle seule représente le plus grand coût pour une entreprise. Les coûts liés au personnel sont inévitables, mais plusieurs solutions existent pour les réduire. Passer à la semaine de 20 heures, embaucher des intérimaires, réduire la fréquence de paie… Voici quelques exemples seulement des idées mises en œuvre par les entreprises pour y parvenir. Mais lorsqu'il s'agit de la fonction de paie internationale, vous pouvez assurément prendre des mesures pour garantir sa rentabilité.
Suivre les coûts
Les coûts liés à votre paie dépendent de plusieurs facteurs, tels que la taille de votre entreprise, votre modèle de gestion de la paie, ou encore les pays dans lesquels vos salariés sont présents.
Si vous traitez encore votre paie en interne, ces coûts incluent les éléments suivants :
- Achat de licences logicielles
- Installation de matériel et de logiciels
- Ressources continues pour maintenir et mettre à niveau l'infrastructure de paie sur site
Si vous avez opté pour un système sur le cloud (Software as a Service — SaaS), ces coûts incluent généralement les éléments suivants :
- Frais de mise en œuvre du nouveau logiciel de paie : vous devez payer en amont des frais fixes variables selon le nombre de salariés, les régions dans lesquelles ils se trouvent, et la complexité de votre environnement de paie existant. Vous devez également prendre en compte les efforts internes des équipes de paie, de gestion de projet, RH et informatiques pour mettre en œuvre la solution.
- Frais annuels et continus à régler à votre prestataire de paie, généralement basés sur le nombre de salariés et le niveau de service choisi.
Malgré l'investissement initial nécessaire, le passage d'une solution sur site à des services de paie basés sur le cloud et externalisés partiellement ou intégralement permet aux entreprises de réaliser des économies d'argent, de temps et de ressources.
D'après une étude récente, la rentabilité constitue l'élément principal qui motive les entreprises à opérer la transformation de leur paie internationale1.
Quantifier les frais liés à la paie
L'étude « Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll », menée par Forrester et commandée par ADP2, identifie les économies mesurables pouvant être réalisées en investissant dans la solution ADP Global Payroll :
- Coûts de conformité évités
Les lois locales sur le travail, de plus en plus contraignantes, sont aussi de plus en plus coûteuses à respecter, tout comme le montant des amendes en cas de non-conformité. Chaque région possède ses propres exigences et procédures en matière de fiscalité, d'assurance et de retraite, ainsi que ses propres procédures bancaires. Si vous employez encore du personnel pour suivre et analyser l'évolution des lois, assurez vous que vos dossiers sont bien tenus à jour et que vos systèmes RH et de paie sont bien conformes. En effet, les coûts associés peuvent vite devenir insoutenables.
En confiant le suivi de la conformité à un prestataire de paie internationale, vous pouvez réaliser des économies importantes en allégeant vos effectifs juridiques, mais surtout en évitant les sanctions liées aux non-conformités. - Coûts directs évités
Comme le souligne Forrester, les entreprises qui abandonnent leurs systèmes de paie existants pour investir dans une solution de paie internationale évitent les frais de licence et de maintenance de leurs solutions traditionnelles.
En utilisant une plateforme de paie internationale, vous évitez également d'autres coûts directs, comme ceux liés au temps généralement nécessaire à votre équipe pour saisir manuellement les données des salariés et répondre à leurs demandes. Cela vous permet également d'éviter les frais d'impression des bulletins de paie ainsi que les frais liés aux virements des salaires vers les comptes bancaires de vos salariés. - Suppression des erreurs de paie
Les erreurs de paie telles que les sous-paiements et les paiements en retard ont un impact important sur le moral du personnel. En empêchant certains salariés de payer leurs factures à temps, elles peuvent même inciter ces derniers à rechercher un nouvel employeur.
De manière inquiétante, l'étude People at Work 2024: l'étude Workforce View d'ADP Research Institute a révélé qu'à la question « À quelle fréquence avez-vous des problèmes de paiement ?», 40 % des salariés dans le monde entier ont répondu : « parfois, souvent ou tout le temps »3 .
Le coût du renouvellement du personnel peut s'avérer considérable en termes de recrutement et d'intégration. Même une faible amélioration du taux de rétention des salariés peut engendrer des avantages significatifs en termes de réduction des frais de recrutement et de formation du nouveau personnel. L'adoption d'un système de paie internationale unifié qui élimine les erreurs dans les bulletins de salaire vous permet ainsi d'éviter de consacrer du temps à les rectifier, tout en réduisant le turnover. - Amélioration de l'efficacité des processus de paie
Si votre système de paie n'est pas intégré à votre plateforme de gestion RH ou si vous utilisez plusieurs systèmes et services de paie cloisonnés dans différents pays, votre personnel perd certainement du temps à obtenir et valider des données auprès de plusieurs sources. Tout ce temps nécessaire pour gérer des processus fastidieux et saisir manuellement des données entraîne des surcoûts dont votre fonction de paie pourrait se passer.
Posez-vous la question suivante : combien de temps perdezvous à corriger les erreurs générées lors du dernier cycle de paie ? Une plateforme de paie internationale offre plusieurs avantages financiers, d'une part en automatisant les tâches liées à la paie et d'autre part en permettant aux salariés de se concentrer sur des activités à plus haute valeur ajoutée. - Efficacité du reporting de paie
De nombreuses entreprises disposant d'un modèle de paie fragmenté passent beaucoup de temps à rechercher les informations de paie précises et cohérentes dont elles ont besoin pour répondre aux questions de base sur le personnel (par exemple, « dans quels pays notre masse salariale estelle la plus importante ? »). Pour contourner ce problème, la solution consiste à consolider le reporting et les analyses afin de permettre un accès simplifié à des données fiables sur la paie internationale. Cela permet de mettre en lumière les dépenses et ainsi de gagner en efficacité. De plus, la réduction du temps nécessaire pour créer des rapports permettra à vos salariés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Enfin, l'accès à des données disponibles vous aidera à gagner en flexibilité, permettant ainsi aux dirigeants de prendre des décisions plus rapidement à l'aide d'informations à jour et de qualité.
45% des dirigeants d'entreprise souhaiteraient que leur équipe paie consacre plus de temps aux activités de reporting1.
Coûts cachés : plus difficiles à quantifier, mais à ne pas négliger
S'ils sont moins visibles, ils n'en restent pas moins importants : les « coûts cachés » de la paie sont d'ailleurs souvent plus élevés que les coûts visibles.
Les entreprises ont tendance à sous-estimer les gains de productivité qu'elles pourraient réaliser en analysant et en évitant les coûts cachés. Et pour cause. Les processus de paie impliquent généralement de nombreux services (RH, finances, informatique, etc.) et incluent les éléments suivants :
- Intégration, formation, renouvellement des équipes paie
- Frais liés à la maintenance des systèmes, à la fiabilité et aux interfaces (création d'intégrations API avec les logiciels RH et autres)
- Collecte manuelle des informations sur les salariés pour la paie ou importation manuelle de calculs en amont nécessaires pour la gestion de la paie
- Fluctuations des devises et frais de conversion
Enfin, prenez en compte le coût d'opportunité lorsque votre entreprise se développe sur un nouveau marché alors que votre solution de paie n'est pas suffisamment flexible pour l'intégrer rapidement. Ce coût est particulièrement difficile à chiffrer, mais ne doit pas être oublié lorsque vous vous préparez à un développement international.
Une solution simple pour réduire les coûts liés à la paie
La meilleure solution pour réduire vos coûts liés à la paie consiste sans aucun doute à externaliser la gestion de la paie. Pour la plupart des entreprises, la gestion de la paie n'est pas une activité centrale ou lucrative. Il est donc logique de confier cette tâche à des professionnels dotés de l'expertise et de l'infrastructure nécessaires pour la gérer.
L'externalisation permet de faire passer les coûts de gestion de la paie d'un montant fixe à un montant variable, basé sur le nombre de salariés et les régions dans lesquelles l'entreprise est implantée. Grâce à elle, vous disposez déjà d'une infrastructure de paie internationale capable de s'adapter à votre croissance lorsque vous employez de nouveaux salariés dans de nouvelles régions. Vous n'avez pas à recruter de nouvelles ressources RH qui disposent de ces compétences.
En cas d'opposition interne (par exemple de la part des responsables financiers ou RH régionaux ou locaux), encouragez votre conseil d'administration à tester l'externalisation de la paie lorsque vous vous implantez dans un nouveau pays ou une nouvelle région. Vous pourrez ainsi analyser facilement les avantages de cette démarche, ce qui vous aidera à convaincre les parties prenantes à l'échelle de l'entreprise.
Finalement, la question clé n'est peut-être pas de savoir combien vous coûte la paie, mais plutôt combien elle pourrait vous faire économiser. Pour aller plus loin sur le sujet de la rentabilité de la paie, téléchargez notre document « Non, la paie internationale n'est pas trop chère pour les petits marchés ».
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 The Total Economic Impact™ Of ADP Global Payroll Study 2023, conducted by Forrester, commissioned by ADP
3 ADP Research Institute’s People at Work 2024: A Global Workforce View
